Czym jest spis z natury?

Spis z natury, znany również jako remanent lub inwentaryzacja, to obowiązkowe przeliczenie i wycena towarów oraz surowców posiadanych przez przedsiębiorstwo. Ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu zapasów i jest kluczowym elementem prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) w Polsce. Wymaga ręcznego przeliczenia wszystkich towarów, co pozwala na weryfikację poprawności raportowania stanów magazynowych oraz identyfikację ewentualnych nieprawidłowości, takich jak kradzieże czy błędy.

Dokumentem, który nakłada na przedsiębiorców obowiązek przygotowywania remanentu, jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Traktuje na ten temat paragraf 24 ust. 1:

„Podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej «spisem z natury», na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 43, 1495, 1649 i 2200), zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności”.

Kto ma obowiązek sporządzenia spisu z natury?

Obowiązek przeprowadzenia spisu z natury dotyczy właścicieli firm prowadzących Księgę Przychodów i Rozchodów, rozliczających się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.
Przed laty obowiązek taki ciążył również na ryczałtowcach, jednak w 2018 roku przepisy zostały znowelizowane i obowiązek ten nie dotyczy już ryczałtu.

Remanent sporządza się na koniec roku podatkowego, na dzień 1 stycznia, a także w przypadku rozpoczęcia działalności lub jej likwidacji. Taki obowiązek istnieje również w przypadku zmiany wspólników lub proporcji ich udziałów. W paragrafie 24 ust. 2 ustawodawca precyzuje, że:

„Obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. W tym przypadku zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego”.

Co w sytuacji tzw. zerowego remanentu? Tego typu przypadek nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku przygotowania spisu z natury.

Jakie są konsekwencje niesporządzenia remanentu?

Spis z natury jest kluczowy dla prawidłowego ustalenia dochodu firmy. Niesporządzenie go prawdopodobnie doprowadzi do błędnego raportowania przychodów i kosztów, co w konsekwencji może skutkować niewłaściwym obliczeniem podatku dochodowego.

Przedsiębiorcy, którzy nie wykonają obowiązkowego spisu z natury w wymaganych terminach, mogą być narażeni na poważne konsekwencje. Niedopełnienie obowiązku traktowane jest jak wykroczenie skarbowe, za co grozi mandat. Jego wysokość mieści się w przedziale od 1/10 do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia.

Jakie są różnice między spisem z natury a inwentaryzacją?

Z remanentem wiąże się pojęcie inwentaryzacji. Jaka zachodzi między nimi relacja? Spis z natury jest specyficzną metodą inwentaryzacji skoncentrowaną na określonym dniu i dotyczącą głównie zapasów towarowych, podczas gdy inwentaryzacja jest ogólnym terminem odnoszącym się do wszelkich działań związanych z ustalaniem stanu majątku przedsiębiorstwa.

Inwentaryzacja stanowi tym samym znacznie szersze pojęcie, które odnosi się do wszelkich działań mających na celu ustalenie stanu posiadanych składników majątku. Obejmuje różne metody, w tym spis z natury, jak również inne formy, takie jak inwentaryzacja ciągła (regularne sprawdzanie stanów) czy okresowa (np. raz w roku). Ponadto może obejmować nie tylko towary i surowce, lecz także środki trwałe (np. maszyny, nieruchomości), które są inwentaryzowane w sposób bardziej formalny i zgodny z innymi przepisami prawnymi.