Co to jest inwentaryzacja?

Przez inwentaryzację rozumieć należy spis faktyczny wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych podmiotu. Proces ten obejmuje także wyjaśnienie ewentualnych różnic pomiędzy stanem rzeczywistym, wynikającym z przeprowadzonego spisu, a stanem księgowym, wynikającym z prowadzonej ewidencji. I choć inwentaryzacja wymagana jest z punktu widzenia obowiązujących przepisów prawa, niesie za sobą korzyści również dla zarządzających przedsiębiorstwem. Pozwala bowiem materialnie rozliczyć osoby odpowiedzialne za zidentyfikowane niedobory, a przy okazji doskonalić procesy biznesowe, weryfikować aktualny skład i strukturę majątku podmiotu i na tej podstawie podejmować stosowne decyzje biznesowe. Inwentaryzacja może być niezbędna również w przypadku planowanej sprzedaży działalności.

Ustawa o rachunkowości wspomina ponadto o obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień rozpoczęcia działalności, o ile przypada on w trakcie roku podatkowego, w przypadku zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów czy utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opodatkowania przychodu na zasadach ryczałtu.

Jak przeprowadza się spis z natury?

Przeprowadzenie inwentaryzacji w firmie wymaga dopełnienia szeregu formalności, które wprost wynikają z treści ustawy o rachunkowości. Do regularnego przeprowadzania spisu z natury zobowiązani są przedsiębiorcy prowadzący Księgi Przychodów i Rozchodów oraz te podmioty, które w  bilansie po stronie aktywów wykazują towary handlowe, a także materiały podstawowe i pomocnicze.

Firmy zobowiązane do przeprowadzania corocznej inwentaryzacji muszą również pamiętać o obowiązujących terminach. Ustawa o rachunkowości wskazuje, że inwentaryzacji rocznej nie można rozpocząć wcześniej niż na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć nie później niż 15. dnia kolejnego roku.

Inwentaryzację przeprowadzić można na trzy różne sposoby – „drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych”, a także w przypadku środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych lub wątpliwych „drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników”.

Finalny protokół inwentaryzacyjny podpisują osoby, odpowiedzialne za jego sporządzenie, a także właściciel firmy lub wspólnicy. Dokument ten stanowi podstawę aktualizacji KPiR.

Remanent a inwentaryzacja

Remanent i inwentaryzacja to pojęcia niemal tożsame i bardzo często używane zamiennie, jednak trzeba być świadomym tego, że występują pomiędzy nimi subtelne różnice, których warto być świadomym. Inwentaryzacja to termin wynikający wprost z przepisów prawa – obejmuje proces ustalenia faktycznego stanu majątku i finansów podmiotu, który przeprowadzić należy w ustawowo określonych terminach i zgodnie z ustalonymi zasadami. Remanent, zwany też spisem z natury, może z kolei być przeprowadzony przez przedsiębiorcę z jego własnej woli i obejmować tylko część przedsiębiorstwa – np. kontrolę stanów magazynowych. Stanowi on tym samym formę kontroli wewnętrznej – pozwala identyfikować wszelkie nieprawidłowości, wyciągać konsekwencje od osób odpowiedzialnych za zidentyfikowane niedobory i wdrażać rozwiązania, które pozwolą przeciwdziałać takim zjawiskom w przyszłości.