Co to jest KPiR – Księga Przychodów i Rozchodów?

Decydując się na prowadzenie działalności gospodarczej, konieczne jest nie tylko dopełnienie wielu formalności, lecz także wybór właściwej formy opodatkowania. Polskie przepisy prawa dopuszczają możliwość wyboru: zasad ogólnych, podatku liniowego, ryczałtu lub podatku liniowego. Wybór ten powinien być podyktowany nie tylko kwestiami ekonomicznymi, lecz także rodzajem planowanej działalności gospodarczej.

Dokonany przy rejestracji działalności w CEIDG wybór metody rachunkowości wpływać będzie na zakres obowiązków spoczywających na przedsiębiorcy. W dużej mierze będzie również definiował, czy przedsiębiorca będzie zobowiązany prowadzić Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR).

Czym jest KPiR? Mówiąc najprościej, ewidencją księgową służącą do chronologicznego ujmowania wszelkich operacji gospodarczych w formie uproszczonej – tj. przychodów, zakupów czy wydatków. Celem jej prowadzenia jest ustalenie podstawy opodatkowania – wypracowanego dochodu lub ewentualnie straty.

Co ujmuje się w Księdze Przychodów i Rozchodów?

Podstawą dokonania zapisu w KPiR jest dowód księgowy. Co do zasady, są to:

● faktury VAT,
● faktury RR (faktury dokumentujące zakup płodów rolnych lub usług od rolników ryczałtowych),
● dokumenty celne,
● rachunki,
● inne dokumenty potwierdzające rzeczywiste operacje gospodarcze (noty księgowe, dowody przesunięć, dowody opłat, raporty fiskalne itp.).

Niezwykle istotne jest również to, by wszystkie wymienione powyżej dowody księgowe zawierały wszystkie kluczowe informacje: wskazywały na strony transakcji, były opatrzone stosownymi datami, zawierały opis przedmiotu operacji oraz jej wartość, były prawidłowo podpisane i oznaczone w taki sposób, by istniała możliwość powiązania dowodu z zapisem w KPiR dokonanym na jego podstawie.

Co do zasady, w KPiR ujmuje się tylko te zdarzenia gospodarcze, które powodują konsekwencje na gruncie podatku dochodowego – tj. przychody podlegające opodatkowaniu oraz koszty, które zakwalifikować można jako koszty uzyskania przychodu. Jakich zdarzeń nie powinno się ujmować w KPiR? Są to m.in.:

● wszelkiego rodzaju dotacje, m.in. pomoc de minimis
● otrzymane i uiszczone zaliczki,
● obrót opakowaniami zwrotnymi,
● nakłady ponoszone na inwestycje będące w trakcie realizacji.

Budowa Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów

Obowiązujący aktualnie wzór KPiR zakłada istnienie 17 kolumn, które uzupełnić należy w następujący sposób:

1. Liczba porządkowa – numer kolejnego wpisu do księgi.

2. Data zdarzenia gospodarczego – data poniesienia wydatku / otrzymania towaru / uzyskania przychodu / zestawienia sprzedaży.

3. Nr dowodu księgowego – numer faktury lub innego dowodu.

4. Kontrahent: imię i nazwisko (firma) – imiona i nazwiska (nazwy firm) kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarte zostały transakcje udokumentowane fakturami lub paragonami.

5. Kontrahent: adres – adresy kontrahentów wymienionych w poprzedzającej kolumnie.

6. Opis zdarzenia gospodarczego – rodzaje przychodów lub wydatków.

7. Przychód: wartość sprzedanych towarów i usług – przychody ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i usług.

Zobacz, czym się różni przychód od dochodu.

8. Przychód: pozostałe przychody – pozostałe przychody (np. odpłatne zbycie składników majątku, otrzymane kary umowne itp.)

9. Przychód: razem przychód (7+8) – łączna kwota przychodów zaewidencjonowanych w dwóch poprzedzających kolumnach.

10. Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu – zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.

11. Koszty uboczne zakupu – koszty uboczne związane z zakupem (np. kosztów transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze itp.).

12. Wydatki (koszty): wynagrodzenia w gotówce i w naturze – koszty wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom.

13. Wydatki (koszty): pozostałe wydatki – pozostałe koszty (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów (np. czynsze, opłaty za media, zakup paliw, amortyzacja środków trwałych itp.).

14. Wydatki (koszty): razem wydatki (12+13) – łączna kwota wydatków wskazanych w dwóch poprzedzających kolumnach.

15. Wolna kolumna – można w niej wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1–13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).

16. Koszty działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym: opis i wartość kosztu – wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania.

17. Uwagi – ewentualne uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2–16.

Kto może prowadzić KPiR?

Jak zostało zaznaczone we wstępie, prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów nie jest możliwe w każdej sytuacji. Jej prowadzenie możliwe jest jedynie w sytuacji, gdy spełnione są trzy warunki:

● podatek rozliczany jest na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 17% i 32%) lub liniowo (stawka 19%),
● podatnik prowadzi działalność indywidualnie lub w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej,
● przychody netto ze sprzedaży towarów, operacji oraz dokonanych operacji finansowych za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły równowartości 2 mln euro.

O ile warunki te zostały spełnione, przedsiębiorca może rozpocząć prowadzenie KPiR z dniem 1 stycznia każdego roku podatkowego lub w przypadku nowych działalności – w dniu rozpoczęcia prowadzenia biznesu.

Księga Przychodów i Rozchodów – kto może zostać zwolniony z jej prowadzenia?

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów przewiduje dla przedsiębiorców pewne możliwości zwolnienia z obowiązku prowadzenia KPiR. Musi być to jednak uzasadnione szczególnymi okolicznościami:

● rodzajem prowadzonej działalności,
● rozmiarem wykonywanej działalności,
● wiekiem podatnika,
● stanem zdrowia podatnika.

Uzyskanie takiego zwolnienia wymaga jednak złożenia stosownego wniosku do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika. Wniosek taki powinien zostać złożony co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby obowiązywać, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia KPiR w ciągu roku podatkowego – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania tego obowiązku.