Dlaczego warto weryfikować kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy?

Współpraca z innymi firmami jest nieodłącznym elementem działalności każdego przedsiębiorcy. Nawet jeśli przedsiębiorstwo świadczy usługi lub sprzedaje swoje produkty wyłącznie klientom indywidualnym, samo musi współpracować z dostawcami czy usługodawcami reprezentującymi najróżniejsze branże. I to właśnie z tego względu niezwykle istotne jest dokładne sprawdzenie potencjalnych kontrahentów przed podjęciem jakichkolwiek działań biznesowych. Weryfikacja kontrahenta pozwala zminimalizować ryzyko niewypłacalności, oszustw czy też współpracy z firmą, która nie przestrzega obowiązujących przepisów prawa. Wbrew pozorom takie przypadki nie są wcale rzadkością. Poświęcając nieco czasu na weryfikację, przedsiębiorca może uniknąć potencjalnych strat finansowych i wizerunkowych.

Czym jest NIP?

NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej, to unikalny 10-cyfrowy numer nadawany każdej firmie działającej na terenie Polski. Stanowi unikalny identyfikator podatkowy, który umożliwia identyfikację podatnika w kontaktach z organami podatkowymi oraz innymi instytucjami publicznymi. NIP jest niezbędny, chociażby do wystawiania faktur czy kierowania firmowych rozliczeń podatkowych do urzędu skarbowego.

Jako unikalny numer identyfikujący podatnika, NIP pozwala szybko zweryfikować, czy rzeczywiście należy do firmy, która się nim posługuje, sprawdzić w najróżniejszych rejestrach, czy podmiot jest aktywny, a nawet zorientować się w jego sytuacji finansowej.

Jak sprawdzić firmę po NIP?

Kiedy firma otrzymuje ofertę współpracy od kontrahenta, z którym nie miała dotychczas okazji współpracować, warto sprawdzić kilka rzeczy, by zminimalizować ryzyko niepotrzebnych problemów i strat finansowych. Przede wszystkim należy zweryfikować, czy firma jest zarejestrowana i tym samym, czy działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Sprawdzenie po NIP-ie warto rozpocząć od dostępnych online rejestrów, takich jak Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) czy Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Po przejściu na strony internetowe wspomnianych rejestrów wystarczy tylko wpisać numer NIP poszukiwanej firmy w odpowiednim okienku wyszukiwarki i poczekać chwilę na wyświetlenie dotyczących jej informacji. Metoda ta pozwala uzyskać podstawowe informacje na temat działalności podmiotu – m.in. zweryfikować jego nazwę, adres, datę rejestracji oraz aktualny status działalności.

Jakie inne rejestry warto sprawdzić?

Innym rejestrem, który warto sprawdzić, jest niewątpliwie wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy podatku VAT (tzw. biała lista podatników VAT). Zasada postępowania w przypadku białej listy jest dokładnie taka sama, jak w przypadku CEIDG czy KRS – wystarczy we właściwe okienko wprowadzić NIP kontrahenta i upewnić się, czy jest aktywnym podatnikiem VAT.

Dobrym pomysłem będzie również sprawdzenie rejestru zadłużonych. W ten sposób w kilka chwil upewnisz się, że przyszły kontrahent nie zmaga się obecnie z poważnymi problemami finansowymi. Dzięki temu można założyć, że z dużym prawdopodobieństwem wywiąże się ze swoich zobowiązań względem firmy.

Na koniec weryfikacji można również sprawdzić firmę w internecie. Wpisując jej NIP lub nazwę w okienku wyszukiwarki internetowej, w kilka chwil sprawdzisz, czy przedsiębiorstwo ma stronę internetową, jest aktywne w mediach społecznościowych, a przy odrobinie szczęścia poznasz też opinię na jej temat wśród obecnych klientów. Jeśli firma w przeszłości uwikłana była w dużą aferę lub źle traktowała swoich pracowników, z pewnością również się o tym dowiemy.

Opisane powyżej sprawdzenie kontrahenta nie zabierze dużo czasu, a niewątpliwie pozwoli uniknąć wielu potencjalnych ryzyk i problemów w przyszłości.