Czym są koszty eksploatacyjne samochodu?

Koszty eksploatacyjne samochodu to wydatki związane z jego codziennym użytkowaniem, które przedsiębiorcy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku samochodów używanych zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych, przedsiębiorcy mogą odliczyć do 75% tych wydatków od podstawy opodatkowania, natomiast dla pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej możliwe jest odliczenie 100% kosztów.

Główne kategorie wydatków, które można uwzględnić jako koszty eksploatacyjne, to:

● paliwo – regularne wydatki na zakup paliwa,

● serwis i naprawy – wszelkie wydatki związane z przeglądami technicznymi, naprawami oraz wymianą części (np. opon, filtrów),

● ubezpieczenie – obowiązkowe ubezpieczenie OC oraz inne związane z użytkowaniem pojazdu (np. AC, NNW) mogą być częściowo lub w całości uznawane za koszty, w zależności od sytuacji podatkowej przedsiębiorcy,

● płyny eksploatacyjne – koszty zakupu płynów (np. oleju silnikowego, płynu chłodniczego),

● myjnie i kosmetyka pojazdu – wydatki na mycie i konserwację samochodu,

● badania techniczne – coroczne badania techniczne pojazdu.

Co nie jest zaliczane do kosztów eksploatacyjnych?

Naciąganie przepisów i wrzucanie w koszty pozycji, które trudno zakwalifikować jako koszty eksploatacyjne pojazdu, może pociągać za sobą negatywne konsekwencje w przypadku kontroli podatkowej. Czego nie należy wrzucać w koszty eksploatacji samochodu? M.in.:

● zakupów niezwiązanych z eksploatacją – wydatków na akcesoria (np. foteliki dziecięce, systemy audio) czy tuning pojazdu,

● podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) – czyli podatku płaconego przy zakupie samochodu.

Jeśli samochód jest używany także do celów prywatnych, tylko część wydatków może być uznana za koszty uzyskania przychodu (do 75% w przypadku samochodów osobowych).

Podsumowując, koszty eksploatacyjne samochodu obejmują przede wszystkim wydatki na paliwo, serwisowanie oraz ubezpieczenie, natomiast nie obejmują zakupów niezwiązanych bezpośrednio z użytkowaniem pojazdu w celach służbowych.

Zasady rozliczenia kosztów eksploatacyjnych

Aby móc odliczyć 100% kosztów eksploatacyjnych, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Brak ewidencji oznacza, że można odliczyć jedynie 75% kosztów. Jeśli samochód jest wykorzystywany zarówno w celach firmowych, jak i prywatnych, należy stosować odpowiednie limity przy odliczeniach.

Czynni podatnicy VAT mogą odliczyć 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych, gdy pojazd jest używany do celów mieszanych. W przypadku pełnego wykorzystania samochodu do działalności gospodarczej możliwe jest odliczenie 100% VAT, ale wymaga to prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Aby móc odliczać pełne koszty eksploatacyjne i VAT, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu oraz zgłosić go do urzędu skarbowego na odpowiednim formularzu (VAT-26). Wydatki muszą być udokumentowane fakturami lub rachunkami. Przedsiębiorca powinien również spisać regulamin użytkowania pojazdu w firmie.

Jakie koszty eksploatacyjne są najczęściej pomijane przez kierowców?

Kierowcy często pomijają pewne koszty eksploatacyjne związane z użytkowaniem samochodu, co może prowadzić do niepełnego rozliczenia wydatków w działalności gospodarczej. Są to zwykle koszty ubezpieczenia, koszty przeglądów i badań technicznych pojazdu, wymiany opon, drobnych napraw, a także opłat parkingowych i drogowych.