Co można wrzucać w koszty firmy?

Zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt, musi spełniać następujące warunki:

● poniesiony przez podatnika – wydatek musi być rzeczywiście zapłacony przez przedsiębiorcę;

● definitywny – koszt powinien być bezzwrotny;

● związek z działalnością – musi istnieć bezpośredni związek między wydatkiem a prowadzoną działalnością gospodarczą;

● cel uzyskania przychodów – koszt musi być poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła;

● właściwa dokumentacja – wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane, np. fakturami lub rachunkami.

Wszystkie rodzaje amortyzacji mają na celu rozłożenie kosztu środka trwałego na lata jego eksploatacji, co pozwala na uzyskanie bardziej precyzyjnego obrazu majątku posiadanego w danym momencie przez firmę.

W art. 23 ustawy o PIT ustawodawca wspomina o wydatkach, których nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów. Ich lista jest naprawdę długa, a znaleźć na niej można m.in.:

● koszty reprezentacji;

● koszty kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów;

● koszty związane z nabyciem gruntów;

● wydatki pracodawcy na działalność socjalną;

● wydatki związane z nabyciem pochodnych instrumentów finansowych;

● składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i inne fundusze celowe.

Czego nie powinieneś wrzucać w koszty?

Nietypowe koszty w firmie to wydatki, które mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, mimo że na pierwszy rzut oka często wydają się osobiste lub niezwiązane z działalnością gospodarczą. O jakich konkretnie kosztach mowa?

1) Wydatki na zwierzęta – zakup psa może być uznany za koszt uzyskania przychodów, jeśli zwierzę ma za zadanie zabezpieczać teren należący do firmy. Koszty związane z utrzymaniem psa, takie jak karma czy wizyty u weterynarza, również mogą być odliczane.

2) Pokoje relaksu – koszty związane z urządzeniem chill-out roomów (pokoi do relaksu) w firmie, w tym zakup sprzętu rozrywkowego (np. telewizorów lub konsol do gier), mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodów, jeśli mają na celu zwiększenie wydajności pracowników.

3) Zakładowe żłobki i przedszkola – wydatki na zakładowe żłobki lub przedszkola dla dzieci pracowników mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów przez pracodawców.

4) Elementy dekoracyjne biura – zakup obrazów, roślin doniczkowych czy innych dekoracji biurowych również może być uznawany za koszt, jeżeli nie przekracza to norm rynkowych i jest uzasadnione w kontekście prowadzonej działalności.

5) Zakup odzieży roboczej – choć ogólnie wydatki na odzież osobistą nie są uznawane za koszty, to odzież robocza (np. uniformy) może być zaliczana do kosztów, jeśli jest niezbędna do wykonywania obowiązków służbowych.

6) Napoje i przekąski dla pracowników – wydatki na napoje (np. kawa, herbata) oraz przekąski w biurze mogą być uznawane za koszty, jeśli mają na celu poprawę komfortu pracy i zwiększenie efektywności pracowników.