Koszty uzyskania przychodów – co to takiego?

Wrzucanie w koszty działalności to pomniejszanie wygenerowanych przychodów o sumy związane z ich uzyskaniem. Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione przez przedsiębiorstwo w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej, które mogą być uznane za koszty firmy i odliczone od przychodów w celu obniżenia podstawy opodatkowania. Kluczem do sukcesu jest zachowanie równowagi pomiędzy przychodami i kosztami – wszystko po to, by generować satysfakcjonujący zysk, a jednocześnie dbać o rozwój przedsiębiorstwa i zabezpieczyć jego przyszłość.

Jak koszty uzyskania przychodów definiuje ustawodawca? Odpowiedzi najlepiej szukać w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią przez koszty uzyskania przychodów rozumieć należy: „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”.

Co można wrzucać w koszty firmy?

Wydatki, jakie przedsiębiorcy mogą wrzucać w koszty prowadzonego biznesu, są bardzo różne. Zalicza się do nich przede wszystkim podstawowe wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, takie jak wynagrodzenia pracowników, koszty materiałów, usług, opłaty za energię elektryczną, czynsz, amortyzację środków trwałych, wydatki związane z promocją i reklamą, opłaty za ubezpieczenia czy też koszty podróży służbowych.

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności liczba unikalnych pozycji kosztowych, ich wielkość oraz udział mogą się istotnie różnić. Zupełnie inaczej wyglądają koszty rodzinnego zakładu produkcyjnego, a inaczej dużej fabryki działającej na wielką skalę.

Czego w koszty wrzucić nie można?

W koszty działalności wrzucać można wydatki, które są niezbędne do tego, by firma mogła generować przychody. Oznacza to, że przedsiębiorcy powinni zachować rozsądek i w koszty biznesu wrzucać rzeczywiście tylko te koszty, które można bezpośrednio powiązać z realizowaniem firmowych zadań. Pokusa związana z obniżeniem podstawy opodatkowania niestety często popycha przedsiębiorców do tego, by w koszty wrzucić wydatki, które nie powinny się tam znaleźć, czym często ściągają na siebie niepotrzebne problemy.

Czego konkretnie nie powinno się wrzucać w koszty prowadzonego biznesu? Do wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów firmy, zalicza się m.in. wydatki prywatne właściciela firmy, kary finansowe, grzywny, sumy związane z zakupem okularów korekcyjnych, garnituru, walizki i innych dóbr osobistych właściciela. Także wydatki na leczenie czy inne koszty niezwiązane bezpośrednio z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Kontrola skarbowa – potencjalne konsekwencje

Mając na uwadze potencjalne konsekwencje zbyt agresywnej optymalizacji podatkowej, warto zachować ostrożność i ujmować w księgach koszty zgodnie z przepisami podatkowymi oraz zaleceniami ustawodawcy. Dokładne prowadzenie dokumentacji finansowej oraz świadome zarządzanie kosztami mogą pomóc nie tylko w optymalizacji podatkowej przedsiębiorstwa i zwiększeniu jego efektywności finansowej, lecz również w uniknięciu niepotrzebnych nerwów i kosztów związanych z grzywnami nakładanymi przez urząd skarbowy.

Grzywna za wykroczenia skarbowe może być naprawdę dotkliwa. Jej minimalna wysokości to 1/10 minimalnego wynagrodzenia, a więc w 2024 roku wyniosła nieco ponad 400 zł. Maksymalna kwota z kolei to aż 10-krotność sumy, co przekłada się na ponad 80 tys. złotych.