Udostępnij:
03-01-2025

Dowody księgowe – cechy, rodzaje i zasady przechowywania

W obrocie gospodarczym dowody księgowe przyjmują różne formy i spełniają różnorodne funkcje, od potwierdzenia zakupu po dokumentację usług świadczonych przez firmę. Każdy przedsiębiorca powinien znać rodzaje dowodów księgowych oraz zasady ich przechowywania, aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowych. Jakie rodzaje dokumentów księgowych wyróżniamy? Czym dokument księgowy różni się od dowodu księgowego?

Dowód a dokument księgowy


Dowód księgowy to specyficzny rodzaj dokumentu, który stanowi podstawę do zapisu w księgach rachunkowych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości dowody księgowe potwierdzają dokonanie operacji gospodarczej i muszą spełniać określone wymagania formalne i merytoryczne. Dokument księgowy jest z kolei pojęciem znacznie szerszym – obejmuje wszystkie dokumenty, które mogą być używane w procesie księgowania, w tym zarówno dowody księgowe, jak i inne dokumenty, które nie podlegają ewidencji.


Cechy dowodu księgowego


Dowód księgowy, jako kluczowy element w rachunkowości, musi spełniać określone wymagania. Jakie konkretnie?

1) Dowód księgowy musi być zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. Powinien odzwierciedlać faktyczne zdarzenia oraz być wolny od błędów.

2) Dowód księgowy powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy – m.in.: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, nazwy i adresy stron dokonujących operacji, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu, o ile jest inna, a także podpisy osób odpowiedzialnych za wystawienie i przyjęcie dowodu.

3) Dowód księgowy powinien być również wolny od jakichkolwiek przeróbek, wymazywania czy innych błędów, które mogłyby podważyć jego wiarygodność.

4) Dowód księgowy musi być sporządzony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz standardami rachunkowości, co zapewnia jego uznawalność w przypadku kontroli.


Rodzaje dowodów księgowych


Dowody księgowe można klasyfikować na wiele różnych sposobów i przy wykorzystaniu wielu różnych kryteriów podziałowych. Najczęściej stosowane klasyfikacje dowodów księgowych dzielą je na:

dowody zewnętrzne obce – dokumenty pochodzące od kontrahentów (np. faktura zakupu czy nota księgowa),

dowody zewnętrzne własne – dokumenty wystawiane przez firmę (np. faktura sprzedaży),

dowody wewnętrzne – dokumenty dotyczące wewnętrznych operacji jednostki (np. lista płac czy dokumenty magazynowe),

dowody zbiorcze – służące do dokonywania łącznych zapisów dowodów źródłowych, które muszą być jednostkowo wymienione w dowodzie zbiorczym,

dowody korygujące – używane do poprawiania wcześniejszych zapisów księgowych,

dowody zastępcze – wystawiane tymczasowo do czasu otrzymania odpowiednich dowodów źródłowych,

dowody rozliczeniowe – ujawniają dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacji.

dowod-ksiegowy.jpg


Dokumenty księgowe – zasady ich przechowywania


Dokumenty księgowe są kluczowym elementem w prowadzeniu działalności gospodarczej, a ich przechowywanie jest regulowane przez przepisy prawa. W Polsce, zgodnie z ustawą o rachunkowości, księgi rachunkowe należy przechowywać przez 5 lat od końca roku obrotowego, w którym zostały sporządzone. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe również muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone. Warto również zauważyć, że dokumenty dotyczące emerytur i rent z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych powinny być przechowywane przez 50 lat od zakończenia pracy przez ubezpieczonego.

Przechowywanie dokumentów może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym w przypadku formy elektronicznej ważne jest zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak regularne kopie zapasowe. Dokumentacja księgowa powinna być uporządkowana i łatwo dostępna, co ułatwi jej odnalezienie podczas ewentualnych kontroli skarbowych. Należy również właściwie chronić ją przed ewentualnym uszkodzeniem i nieuprawnionym dostępem.

Przechowywanie dokumentów w odpowiednich warunkach jest tym samym niezbędne dla zapewnienia zgodności z przepisami, a także dla ochrony interesów samego przedsiębiorstwa.