Dowód a dokument księgowy

Dowód księgowy to specyficzny rodzaj dokumentu, który stanowi podstawę do zapisu w księgach rachunkowych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości dowody księgowe potwierdzają dokonanie operacji gospodarczej i muszą spełniać określone wymagania formalne i merytoryczne. Dokument księgowy jest z kolei pojęciem znacznie szerszym – obejmuje wszystkie dokumenty, które mogą być używane w procesie księgowania, w tym zarówno dowody księgowe, jak i inne dokumenty, które nie podlegają ewidencji.

Cechy dowodu księgowego

Dowód księgowy, jako kluczowy element w rachunkowości, musi spełniać określone wymagania. Jakie konkretnie?

1) Dowód księgowy musi być zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. Powinien odzwierciedlać faktyczne zdarzenia oraz być wolny od błędów.

2) Dowód księgowy powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy – m.in.: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, nazwy i adresy stron dokonujących operacji, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu, o ile jest inna, a także podpisy osób odpowiedzialnych za wystawienie i przyjęcie dowodu.

3) Dowód księgowy powinien być również wolny od jakichkolwiek przeróbek, wymazywania czy innych błędów, które mogłyby podważyć jego wiarygodność.

4) Dowód księgowy musi być sporządzony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz standardami rachunkowości, co zapewnia jego uznawalność w przypadku kontroli.

Rodzaje dowodów księgowych

Dowody księgowe można klasyfikować na wiele różnych sposobów i przy wykorzystaniu wielu różnych kryteriów podziałowych. Najczęściej stosowane klasyfikacje dowodów księgowych dzielą je na:

● dowody zewnętrzne obce – dokumenty pochodzące od kontrahentów (np. faktura zakupu czy nota księgowa),

● dowody zewnętrzne własne – dokumenty wystawiane przez firmę (np. faktura sprzedaży),

● dowody wewnętrzne – dokumenty dotyczące wewnętrznych operacji jednostki (np. lista płac czy dokumenty magazynowe),

● dowody zbiorcze – służące do dokonywania łącznych zapisów dowodów źródłowych, które muszą być jednostkowo wymienione w dowodzie zbiorczym,

● dowody korygujące – używane do poprawiania wcześniejszych zapisów księgowych,

● dowody zastępcze – wystawiane tymczasowo do czasu otrzymania odpowiednich dowodów źródłowych,

● dowody rozliczeniowe – ujawniają dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacji.

Dokumenty księgowe – zasady ich przechowywania

Dokumenty księgowe są kluczowym elementem w prowadzeniu działalności gospodarczej, a ich przechowywanie jest regulowane przez przepisy prawa. W Polsce, zgodnie z ustawą o rachunkowości, księgi rachunkowe należy przechowywać przez 5 lat od końca roku obrotowego, w którym zostały sporządzone. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe również muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone. Warto również zauważyć, że dokumenty dotyczące emerytur i rent z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych powinny być przechowywane przez 50 lat od zakończenia pracy przez ubezpieczonego.

Przechowywanie dokumentów może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym w przypadku formy elektronicznej ważne jest zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak regularne kopie zapasowe. Dokumentacja księgowa powinna być uporządkowana i łatwo dostępna, co ułatwi jej odnalezienie podczas ewentualnych kontroli skarbowych. Należy również właściwie chronić ją przed ewentualnym uszkodzeniem i nieuprawnionym dostępem.

Przechowywanie dokumentów w odpowiednich warunkach jest tym samym niezbędne dla zapewnienia zgodności z przepisami, a także dla ochrony interesów samego przedsiębiorstwa.