Czym jest nota kredytowa?

Nota kredytowa (ang. credit note), znana również jako nota uznaniowa, to dokument handlowy wystawiany przez dostawcę (wierzyciela) dla nabywcy (dłużnika). Informuje o zmianach w wysokości należności, na przykład w przypadku udzielenia rabatu, zwrotu towarów lub korekt błędów w fakturze. Nota kredytowa jest istotnym narzędziem w obrocie handlowym, pozwalającym na formalne potwierdzenie dokonanych korekt oraz zabezpieczenie prawnych interesów obu stron transakcji.

Wystawienie noty kredytowej ma miejsce w różnych sytuacjach, takich jak zwroty uszkodzonych lub niekompletnych towarów, udzielanie rabatów z tytułu wcześniejszej zapłaty czy korygowanie błędów w cenie. Dokument ten powinien zawierać kluczowe informacje, m.in. dane obu stron transakcji, wartość noty oraz daty związane z dostawą towarów.

Nota kredytowa odgrywa również ważną rolę w kontekście rozliczeń podatkowych. Umożliwia korektę VAT oraz stanowi dowód na to, że wszelkie nieprawidłowości zostały naprawione. Właściwe wystawienie i zaksięgowanie noty uznaniowej jest kluczowe dla utrzymania porządku w dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa oraz uniknięcia problemów podczas kontroli skarbowych. 

Nota kredytowa a nota uznaniowa

Nota kredytowa i nota uznaniowa to terminy, które często są używane zamiennie, ponieważ oba odnoszą się do dokumentów wystawianych przez wierzyciela w celu poinformowania dłużnika o umorzeniu części lub całości należności. Jednak w praktyce mogą występować różnice w kontekście ich zastosowania.

Nota kredytowa jest dokumentem, który informuje nabywcę o korekcie wartości transakcji, np. w przypadku zwrotu towaru lub udzielenia rabatu. Stanowi formalny sposób na skorygowanie błędów w fakturze oraz na potwierdzenie zmiany w wysokości należności.

Nota uznaniowa może być używana w szerszym kontekście, obejmując różne sytuacje, które niekoniecznie są związane z fakturami. Dotyczy np. umorzenia odsetek, kar umownych czy innych rozliczeń, które nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Nota kredytowa a faktura korygująca

Nota kredytowa i faktura korygująca to dwa różne dokumenty, które służą do korygowania błędów w transakcjach handlowych, ale mają różne zastosowania i zasady wystawiania. Pierwsza z nich służy do umorzenia należności bez wpływu na VAT i nie wymaga akceptacji nabywcy, podczas gdy faktura korygująca jest bardziej formalnym dokumentem do korygowania poważniejszych błędów, wpływających na wartości widoczne na fakturze (zmiana ceny lub ilości towarów). Między innymi z tego względu wymaga zgody obu stron.

Faktura korygująca jest bardziej formalna i szczegółowa, ponieważ musi zawierać określone informacje dotyczące pierwotnej faktury oraz przyczyny jej korekty.

Księgowanie noty kredytowej – o czym pamiętać?

Księgowanie noty kredytowej wymaga uwzględnienia kilku istotnych aspektów, aby zapewnić prawidłowe rozliczenie i zgodność z przepisami podatkowymi. Przede wszystkim nota kredytowa powinna zawierać wszystkie niezbędne dane, takie jak oznaczenie „Nota kredytowa”, numer dokumentu, dane dostawcy i nabywcy, data dostawy oraz wartość noty. Trzeba również pamiętać, by dokument był wystawiony w odpowiednim terminie – w ciągu 15 dni od wykrycia błędu lub zwrotu towaru.

Podczas księgowania noty kredytowej można zastosować dwa podejścia: pierwsze polega na zaksięgowaniu jej na tych samych kontach, co pierwotna faktura, ale z kwotą ujemną. Pozwala to na bezpośrednie skorygowanie wartości sprzedaży. Drugie podejście to zaksięgowanie noty po przeciwnej stronie faktury z kwotą dodatnią, co może być przydatne w wielu sytuacjach. Metoda ta pozwala na jasne odzwierciedlenie kwoty korekty w księgach i lepsze śledzenie wpływu korekt na przychody i wydatki, co jest szczególnie istotne w przypadku dużych firm z wieloma transakcjami, a także ułatwienie audytorom i kontrolerom skarbowym zrozumienie zmian w księgach.