Udostępnij:
02-11-2024

Co to jest nota kredytowa? Jaką pełni funkcję i kiedy się ją stosuje?

W obrocie handlowym nota kredytowa pełni funkcję istotnego narzędzia do korekty wartości transakcji. Wystawiana przez sprzedawcę, informuje nabywcę o zmianach w wysokości należności, co może być wynikiem zwrotów, reklamacji lub błędów na fakturze. Zrozumienie jej znaczenia i zastosowania jest kluczowe dla efektywnego zarządzania finansami firmy. Czym nota kredytowa różni się od faktury korygującej? Jak przebiega księgowanie noty kredytowej?

Czym jest nota kredytowa?


Nota kredytowa (ang. credit note), znana również jako nota uznaniowa, to dokument handlowy wystawiany przez dostawcę (wierzyciela) dla nabywcy (dłużnika). Informuje o zmianach w wysokości należności, na przykład w przypadku udzielenia rabatu, zwrotu towarów lub korekt błędów w fakturze. Nota kredytowa jest istotnym narzędziem w obrocie handlowym, pozwalającym na formalne potwierdzenie dokonanych korekt oraz zabezpieczenie prawnych interesów obu stron transakcji.

Wystawienie noty kredytowej ma miejsce w różnych sytuacjach, takich jak zwroty uszkodzonych lub niekompletnych towarów, udzielanie rabatów z tytułu wcześniejszej zapłaty czy korygowanie błędów w cenie. Dokument ten powinien zawierać kluczowe informacje, m.in. dane obu stron transakcji, wartość noty oraz daty związane z dostawą towarów.

Nota kredytowa odgrywa również ważną rolę w kontekście rozliczeń podatkowych. Umożliwia korektę VAT oraz stanowi dowód na to, że wszelkie nieprawidłowości zostały naprawione. Właściwe wystawienie i zaksięgowanie noty uznaniowej jest kluczowe dla utrzymania porządku w dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa oraz uniknięcia problemów podczas kontroli skarbowych


Nota kredytowa a nota uznaniowa


Nota kredytowa i nota uznaniowa to terminy, które często są używane zamiennie, ponieważ oba odnoszą się do dokumentów wystawianych przez wierzyciela w celu poinformowania dłużnika o umorzeniu części lub całości należności. Jednak w praktyce mogą występować różnice w kontekście ich zastosowania.

Nota kredytowa jest dokumentem, który informuje nabywcę o korekcie wartości transakcji, np. w przypadku zwrotu towaru lub udzielenia rabatu. Stanowi formalny sposób na skorygowanie błędów w fakturze oraz na potwierdzenie zmiany w wysokości należności.

Nota uznaniowa może być używana w szerszym kontekście, obejmując różne sytuacje, które niekoniecznie są związane z fakturami. Dotyczy np. umorzenia odsetek, kar umownych czy innych rozliczeń, które nie podlegają opodatkowaniu VAT.


Nota kredytowa a faktura korygująca


Nota kredytowa i faktura korygująca to dwa różne dokumenty, które służą do korygowania błędów w transakcjach handlowych, ale mają różne zastosowania i zasady wystawiania. Pierwsza z nich służy do umorzenia należności bez wpływu na VAT i nie wymaga akceptacji nabywcy, podczas gdy faktura korygująca jest bardziej formalnym dokumentem do korygowania poważniejszych błędów, wpływających na wartości widoczne na fakturze (zmiana ceny lub ilości towarów). Między innymi z tego względu wymaga zgody obu stron.

Faktura korygująca jest bardziej formalna i szczegółowa, ponieważ musi zawierać określone informacje dotyczące pierwotnej faktury oraz przyczyny jej korekty.


nota-kredytowa-(1).jpg


Księgowanie noty kredytowej – o czym pamiętać?


Księgowanie noty kredytowej wymaga uwzględnienia kilku istotnych aspektów, aby zapewnić prawidłowe rozliczenie i zgodność z przepisami podatkowymi. Przede wszystkim nota kredytowa powinna zawierać wszystkie niezbędne dane, takie jak oznaczenie „Nota kredytowa”, numer dokumentu, dane dostawcy i nabywcy, data dostawy oraz wartość noty. Trzeba również pamiętać, by dokument był wystawiony w odpowiednim terminie – w ciągu 15 dni od wykrycia błędu lub zwrotu towaru.

Podczas księgowania noty kredytowej można zastosować dwa podejścia: pierwsze polega na zaksięgowaniu jej na tych samych kontach, co pierwotna faktura, ale z kwotą ujemną. Pozwala to na bezpośrednie skorygowanie wartości sprzedaży. Drugie podejście to zaksięgowanie noty po przeciwnej stronie faktury z kwotą dodatnią, co może być przydatne w wielu sytuacjach. Metoda ta pozwala na jasne odzwierciedlenie kwoty korekty w księgach i lepsze śledzenie wpływu korekt na przychody i wydatki, co jest szczególnie istotne w przypadku dużych firm z wieloma transakcjami, a także ułatwienie audytorom i kontrolerom skarbowym zrozumienie zmian w księgach.