Miejsce wykonywania działalności a siedziba firmy

Miejsce wykonywania działalności to adres, pod którym faktycznie prowadzona jest działalność gospodarcza. Może to być np. sklep, biuro, warsztat, magazyn, a nawet pojazd, z którego świadczone są usługi.

Siedziba firmy to z kolei adres zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). To właśnie tam kierowana jest wszelka korespondencja urzędowa do firmy, a także zawiadomienia i wezwania.

W niektórych przypadkach miejsce wykonywania działalności i siedziba firmy mogą się pokrywać, ale nie jest to zasadą. Możliwe jest np. prowadzenie sklepu pod jednym adresem, a posiadanie siedziby firmy zupełnie gdzie indziej (może to być nawet prywatne mieszkanie właściciela przedsiębiorstwa).

W przypadku rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG konieczne jest wskazanie tzw. adresu do doręczeń, czyli miejsca, gdzie kierowana będzie wszelka korespondencja związana z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli przedsiębiorca jest w stanie wskazać adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, również powinien zgłosić go w CEIDG. Nie jest to jednak konieczne. Jeżeli działalność ma charakter mobilny, przedsiębiorca może wybrać opcję „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Wciąż jednak konieczne będzie wskazanie wspomnianego już adresu do doręczeń.

Czy można prowadzić działalność pod adresem zamieszkania?

Przepisy dopuszczają taką możliwość – przedsiębiorca może na ten cel przeznaczyć całe mieszkanie lub jego część.

Co więcej, przepisy podatkowe dopuszczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z utrzymaniem i eksploatacją mieszkania. Jeśli na cele działalności gospodarczej wykorzystywana jest tylko część nieruchomości, odlicza się koszty o proporcjonalnej wysokości.

Dlaczego rozróżnienie jest ważne?

Prawidłowe rozróżnienie między adresem siedziby firmy a miejscem wykonywania działalności gospodarczej jest niezbędne do zapewnienia transparentności, zgodności z prawem i skutecznej komunikacji z klientami, kontrahentami oraz organami administracji publicznej.

Rozróżnienie między adresem siedziby firmy a miejscem wykonywania działalności gospodarczej jest istotne z kilku powodów:

● Prawo – rozróżnienie między siedzibą a miejscem wykonywania działalności ma znaczenie chociażby w kontekście prawa lokalnego, np. w przypadku lokalnych przepisów o ochronie środowiska lub o prowadzeniu działalności gospodarczej w określonych strefach. Miejsce wykonywania działalności gospodarczej może być związane z przetwarzaniem danych osobowych, np. w przypadku prowadzenia sklepu stacjonarnego. W tym kontekście ważne jest, aby prawidłowo zdefiniować miejsce wykonywania działalności, by zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.

● Komunikacja – klienci i kontrahenci muszą wiedzieć, gdzie mogą znaleźć przedsiębiorstwo, by np. odebrać towary, złożyć reklamację lub skorzystać z usług. Podanie jedynie siedziby firmy nie zawsze wystarczy, jeśli faktyczna działalność jest prowadzona w innym miejscu.

● Wizerunek – siedziba przedsiębiorstwa bywa również ważnym elementem wizerunkowym. Jej adres może świadczyć o prestiżu firmy i wpływać na jej wiarygodność w oczach klientów.

Przeniesienie siedziby firmy – jak tego dokonać?

Przeniesienie siedziby przedsiębiorstwa wymaga formalności i należy dokonać tego w sposób zgodny z obowiązującym prawem. Procedura różni się w zależności od tego, czy firma jest zarejestrowana w KRS, czy w CEIDG:

● W przypadku KRS należy złożyć drogą elektroniczną wniosek o zmianę danych, dołączając do niego niezbędne dokumenty, np. uchwałę wspólników w sprawie zmiany siedziby spółki.

● W przypadku CEIDG należy złożyć wniosek o zmianę danych w CEIDG. Dokonać tego można online, drogą pocztową lub osobiście w urzędzie gminy właściwym dla dotychczasowej siedziby firmy.