Czym jest wydatek?

Wydatek to, najprościej mówiąc, fakt wydania pieniędzy. Inaczej można określić go jako każde ujemne saldo pieniężne, które pojawia się w wyniku dokonania jakiejś transakcji. Wydatek może być zarówno prywatny, jak i biznesowy (a także publiczny).

Wydatek odnosi się do wszelkich gotówkowych i bezgotówkowych transakcji zakupu towarów i usług. Za wydatek można uznać m.in. zakup artykułów spożywczych, nabycie biletu na pociąg, wykupienie wycieczki w biurze podróży czy przekazanie środków na rachunek spółdzielni mieszkaniowej. Wydatek jest niezwykle szerokim pojęciem, obejmującym wszystkie przepływy pieniężne, niezależnie od ich celu i charakteru.

Koszt a wydatek – czym się różnią?

Choć koszt i wydatek mają ze sobą wiele wspólnego, trzeba być świadomym zachodzących między nimi zależności. Każdy koszt jest wydatkiem, ale już nie każdy wydatek jest kosztem. Różnica dotyczy celu wydatkowania środków, czyli innymi słowy jego związku z działalnością gospodarczą.

Wydatek to bardzo ogólne pojęcie, obejmujące wszelkie przepływy pieniężne, niezależnie od tego, czy są związane z działalnością gospodarczą czy nie. Oznacza to, że zakup biletu na koncert będzie wydatkiem, ale nie kosztem. Pojęcie kosztu odnosi się bowiem wyłącznie do wydatków ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W art. 3 ustawy o rachunkowości ustawodawca objaśnia pojęcia i w jednym z punktów przytacza definicję kosztu i straty. Zgodnie z treścią ustawy przez koszt i stratę rozumie się „uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli”.

Żeby można było ująć jakikolwiek koszt w księgach, musi on nie tylko spełniać wymagania powyższej definicji, czyli prowadzić do uszczuplenia stanu posiadania firmy lub zwiększenia wartości zobowiązań (zadłużenia), ale również być prawidłowo udokumentowany. Na podstawie dokumentów księgowych dokonuje się prawidłowej ewidencji i klasyfikacji kosztów, dzieli je na koszty stałe i zmienne, co ułatwia późniejszą analizę wyników finansowych podmiotu i wspiera proces decyzyjny w firmie.

● Przeczytaj też: Jakie koszty wiążą się z prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej?

Kiedy wydatek staje się kosztem?

Wydatek staje się kosztem w momencie, gdy można go powiązać z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podmiot. Innymi słowy, wydatek może zostać uznany za koszt wtedy, gdy w jakikolwiek sposób przyczynia się do generowania przez firmę przychodów. Kosztem nie będzie tym samym jakikolwiek wydatek o charakterze osobistym. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zakup nowego sprzętu komputerowego wyłączne do domowego użytku, nie będzie mógł go zakwalifikować do kosztów prowadzonej działalności.

Jeśli jednak wydatek nie ma charakteru osobistego i nie zaspokaja wyłącznie prywatnych potrzeb, może zostać uwzględniony w kosztach firmowych i tym samym przyczynić się do obniżenia wysokości podatku dochodowego. Za koszt można tym samym uznać wszelkiego rodzaju inwestycje w sprzęt firmowy, montaż nowej linii produkcyjnej, wydatki poniesione na działania promujące nowy produkt itd.

Co w sytuacji, gdy przedsiębiorca zaliczy w koszty wydatki, które nie spełniają definicji kosztu?
Działanie takie niesie za sobą duże ryzyko. Naciąganie faktów i sztuczne obniżanie podatku dochodowego może zostać zidentyfikowane podczas kontroli podatkowej i będzie się wiązać z dotkliwymi konsekwencjami.