Faktura zagraniczna – najważniejsze informacje

Wystawienie faktury na rzecz zagranicznego kontrahenta wbrew pozorom nie jest trudnym zadaniem, jednak wymaga uprzedniego zweryfikowania kilku istotnych kwestii. Działanie takie może uchronić przed koniecznością późniejszego korygowania wystawionych faktur. Niezwykle istotną kwestią jest chociażby ustalenie miejsca świadczenia usług. Co do zasady przyjmuje się, że miejscem świadczenia usługi jest siedziba działalności usługobiorcy, ale nie zawsze jest to takie oczywiste.

Art. 28b ustawy o VAT wskazuje, że „w przypadku gdy usługi są świadczone dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, które znajduje się w innym miejscu niż jego siedziba działalności gospodarczej, miejscem świadczenia tych usług jest to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej”. Dalej wyjaśnia również, że „w przypadku gdy podatnik będący usługobiorcą nie posiada siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (…), miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym posiada on stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu”. Oczywiście od przedstawionych powyżej zasad istnieje wiele wyjątków, które precyzyjnie określono w ustawie.

Dlaczego tak istotne jest ustalenie miejsca świadczenia usługi? Z bardzo prostego powodu – by prawidłowo rozliczyć podatek VAT. Jeśli polski przedsiębiorca realizuje konkretną usługę dla partnera biznesowego w jednym z krajów UE, zostanie ona rozliczona właśnie w tym kraju, co oznacza, że usługodawca nie oblicza kwoty podatku, a jedynie w deklaracji VAT-7 dowodzi, że świadczy usługi, które opodatkowane są poza granicami kraju.

Jak wystawić fakturę na zagraniczną firmę?

Wystawienie faktury dla zagranicznego kontrahenta tak naprawdę nie różni się niczym od faktury, która wystawiana jest polskiemu partnerowi biznesowemu. Zawiera dokładnie te same elementy, gdyż polega dokładnie tym samym przepisom prawa. Jeśli kontrahent pochodzi z jednego z krajów UE, należy pamiętać o tym, że konieczna jest uprzednia rejestracja firmy do VAT UE.

Biorąc pod uwagę fakt, że rozliczenie podatku realizowane jest przez zagranicznego kontrahenta, w miejscu, w którym normalnie wykazuje się stawkę i kwotę podatku VAT, należy wpisać „np” (nie podlega). Pamiętać należy również o obowiązkowym elemencie, wskazanym w art. 106e ust 1 pkt 18: „w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy »odwrotne obciążenie«”.

Wystawiając fakturę zagranicznemu kontrahentowi, należy zwrócić uwagę na dwie istotne kwestie:

● język faktury,

● walutę faktury.

Powszechną praktyką w przypadku wystawiania faktur dla kontrahentów zagranicznych jest ich sporządzanie w języku obcym – tj. w języku nabywcy usługi lub znacznie częściej w języku angielskim, który uznaje się za międzynarodowy i który jest tym samym akceptowany przez większość przedsiębiorców. Co w przypadku ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego? Niestety fiskus może wymagać przedstawienia faktur sporządzonych w języku polskim, dlatego też warto zadbać o to, by na wypadek ewentualnej kontroli przygotować również dokumenty księgowe w języku polskim.

Nic nie stoi na przeszkodzie, by wystawić kontrahentowi fakturę w euro lub innej walucie. Trzeba jednak być świadomym tego, że w księgach (m. in. KPiR) wszystkie kwoty zostały przeliczone na złotówki zgodnie z obowiązującymi zasadami i przy wykorzystaniu kursu NBP z właściwego dnia.