Faktura niezgodna zamówieniem

Otrzymując fakturę za wykonaną usługę lub dostarczony towar, co do zasady, jesteśmy zobowiązani do jej opłacenia. Zdarzają się jednak sytuacje, które można uznać za wyjątkowe i tym samym stanowiące podstawę do odmowy uregulowania zobowiązania.

Mowa przede wszystkim o różnego rodzaju błędach na fakturze. Faktura powinna obejmować wszystkie rzeczywiście dostarczone towary lub wykonane usług. Jeśli cokolwiek nie zostało w niej uwzględnione lub pojawiły się pozycje, z którymi zamawiający się nie zgadza, konieczny będzie kontakt ze sprzedającym w celu wyjaśnienia sprawy. Błędnie wystawioną fakturę można skorygować w jeden sposób – wystawić tzw. fakturę korygującą. Dokonać tego może wyłącznie sprzedający.

Zdarzają się również takie sytuacje, że faktura wprawdzie nie budzi najmniejszych zastrzeżeń, jednak nie można tego samego powiedzieć o jakości wykonanych usług czy dostarczonych towarów. W takiej sytuacji również należy jak najszybciej podjąć rozmowy ze sprzedającym i wyjaśnić całą sytuację.

Co zrobić z niezapłaconą fakturą?

W przypadku braku podstaw do odmowy zapłacenia faktury przedsiębiorca powinien ją rozliczyć w wyznaczonym przez sprzedającego czasie. Jeśli tego nie zrobi, musi liczyć się z konsekwencjami. Co do zasady, istnieją trzy rozwiązania:

• postępowanie polubowne,

• postępowanie sądowe,

• postępowanie egzekucyjne.

Postępowanie polubowne to, najogólniej rzecz ujmując, ustalenie przez strony umowy warunków spłaty. Jeśli mimo starań stron nie uda się dojść do porozumienia, wystawca faktury powinien skierować do zamawiającego wezwanie do zapłaty. Jeśli metoda ta także okaże się nieskuteczna, sprzedający może wejść na drogę postępowania sądowego, które, co do zasady, kończy się nakazem zapłaty. Uprawomocnienie się wyroku otwiera drogę do postępowania egzekucyjnego. Wejście na tę ścieżkę oznacza po prostu zajęcie komornicze. Jest to jednak ostateczność – większości przedsiębiorców zależy na tym, by do takiej sytuacji nie dopuścić.

By sprawnie przejść przez proces windykacji, w przypadku braku odpowiednich kompetencji w strukturach organizacji, warto skorzystać z profesjonalnej pomocy.

Niezapłacona faktura – jaka przeciwdziałać?

Bieżące regulowanie zobowiązań pomaga niewątpliwie budować wiarygodność biznesową i wzmacniać wizerunek firmy jako solidnego partnera w interesach. Co więcej, pozwala uniknąć szeregu konsekwencji, które mogą się bardzo niekorzystnie odbić na finansach przedsiębiorstwa. Niestety, utrzymanie bieżącej płynności finansowej nie jest prostym zadaniem. Nieprzewidziane wydatki, awarie, kary czy nawet niewypłacalność jednego z kontrahentów mogą naruszyć finansowe fundamenty firmy na tyle, że może ona nie być w stanie w terminie regulować swoich zobowiązań.

Sposobów na zaradzenie takiej sytuacji jest co najmniej kilka. Jednym z najszybszych i jednocześnie bardzo elastycznych jest faktoring. Sprzedając firmie faktoringowej nieprzeterminowane faktury z odroczonym terminem płatności, przedsiębiorca może w krótkim czasie odzyskać środki zamrożone na fakturach i wykorzystać je do uregulowania swoich zobowiązań.

Alternatywą dla faktoringu mogą być również raty dla firm. Jeśli przedsiębiorca nie jest w stanie jednorazowo opłacić otrzymanej od kontrahenta faktury, może ją rozłożyć na dogodne raty i opłacać przez kilka miesięcy. Usługę tego typu oferuje m.in. Fakturatka, dzięki której mali przedsiębiorcy rozkładają na raty faktury zakupowe z przyszłym terminem płatności. A co ważne mogą to być faktury zarówno za sprzęt, towar czy zakupioną usługę np. nową stronę internetową, remont lokalu usługowego czy sesję zdjęciową do reklamy. Sam proces rozkładania na raty jest bardzo prosty - wystarczy na specjalnie przygotowanym kalkulatorze wskazać kwotę faktury i liczbę rat na jaką chce się rozłożyć płatność, a następnie zaakceptować warunki finansowania SMSem. NFG reguluje płatność w terminie na konto dostawcy wskazane na fakturze, a przedsiębiorca spłaca należność w ratach na konto wskazane przez NFG.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom małych przedsiębiorców już teraz Fakturatką można również sfinansować zamówienie czy fakturę proforma. Jest to genialne rozwiązanie w przypadku firm, które nie są pewne jaką zdolność finansową posiadają - wtedy wystarczy poprosić dostawcę o proformę czy formularz zamówienia. Na podstawie tych dokumentów NFG może rozłożyć płatność na raty a co bardzo istotne - nie są to dokumenty księgowe, więc dostawca nie ponosi żadnych konsekwencji jeśli zamówienie nie zostanie opłacone.