13-05-2025
Dokument WZ (wydanie zewnętrzne). Co to takiego i kiedy się go wystawia?
W codziennej działalności wielu firm pojawia się dokument WZ, czyli tzw. wydanie zewnętrzne. Chociaż jest powszechnie używany w magazynach i sprzedaży, nie każdy przedsiębiorca dokładnie wie, czemu służy WZ i kiedy należy go wystawić. Dlaczego ten niepozorny druczek bywa tak ważny przy wydawaniu towaru klientowi? W poniższym artykule wyjaśniamy, czym jest dokument WZ, w jakich sytuacjach się go wystawia oraz jak poprawnie go przygotować, aby uniknąć zamieszania w rozliczeniach.
Co to jest dokument WZ?
WZ, czyli wydanie zewnętrzne, to popularny dokument magazynowy potwierdzający fizyczne wydanie towaru poza firmę – najczęściej klientowi, kurierowi lub kontrahentowi. Spełnia funkcję dowodową w sytuacjach, gdy towar opuszcza magazyn, ale nie została jeszcze wystawiona faktura sprzedaży. Chociaż dokument WZ jest istotny w ewidencji obrotu towarowego, nie jest dokumentem księgowym ani fakturą – stanowi wewnętrzny dokument obiegu magazynowego i jest powszechnie stosowany w praktyce gospodarczej.
Warto podkreślić, że nie istnieje jeden, urzędowo narzucony wzór dokumentu WZ – jego forma nie jest regulowana przepisami prawa. WZ to narzędzie przyjęte zwyczajowo w handlu i logistyce, funkcjonujące na podstawie dobrych praktyk biznesowych i wewnętrznych procedur firm. Dzięki swojej funkcjonalności stał się standardem w dokumentowaniu wydania towarów z magazynu i zyskał szerokie zastosowanie zarówno w małych, jak i dużych przedsiębiorstwach. W języku potocznym bywa określany jako „wuzetka”, co jeszcze bardziej podkreśla jego powszechność i zakorzenienie w środowisku biznesowym.
Kiedy wystawia się dokument WZ?
Dokument WZ sporządza się w momencie fizycznego wydania towaru z magazynu na zewnątrz firmy, zanim zostanie wystawiona faktura sprzedaży.
Typowe sytuacje, w których stosuje się dokument WZ to m.in.:
● sprzedaż z odroczonym wystawieniem faktury – gdy towar jest wydawany klientowi, a faktura zostanie wystawiona w późniejszym terminie;
● przekazanie towaru firmie transportowej lub kurierowi – aby mieć potwierdzenie, co zostało przekazane do transportu;
● wydanie materiałów pracownikowi lub ekipie – na przykład w branży budowlanej, gdzie dokumentuje się przekazanie materiałów lub urządzeń pracownikom w terenie;
● każda sytuacja, gdy towar opuszcza magazyn bez wystawienia faktury – na przykład przy wydaniu próbek, materiałów do testów czy wypożyczeń.
Znaczenie dokumentu WZ w kontekście przepisów podatkowych
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Dokument WZ pomaga w ewidencji wydania towaru i stanowi podstawę do późniejszego wystawienia faktury w wymaganym terminie.
Warto wiedzieć! Dokument WZ nie zastępuje faktury sprzedaży. Towar wydany klientowi musi zostać później udokumentowany fakturą w ustawowym terminie.
Wystawienie dokumentu WZ jest zatem istotnym elementem procesu sprzedaży, zapewniającym prawidłową ewidencję wydania towaru i zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Co powinien zawierać dokument WZ?
Mimo że dokument WZ nie ma jednej urzędowo narzuconej formy, to w praktyce przyjęły się pewne standardowe elementy, które ułatwiają identyfikację i kontrolę obrotu towarowego. Poniższa lista może posłużyć jako praktyczna checklista przy tworzeniu własnego wzoru dokumentu
WZ:
● Numer i data dokumentu – unikalny numer oraz data wystawienia dokumentu są niezbędne do jego identyfikacji i powiązania z późniejszą fakturą.
● Data wydania towaru – data, w której towar faktycznie opuścił magazyn, może różnić się od daty wystawienia dokumentu.
● Dane odbiorcy – nazwa firmy lub imię i nazwisko osoby fizycznej, adres, a w przypadku kontrahentów również NIP.
● Opis towaru/produktów – szczegółowe informacje o wydawanych towarach typu nazwy, kody, ilości oraz jednostki miary.
● Cena jednostkowa i wartość towaru – podanie ceny za jednostkę oraz łącznej wartości wydawanego towaru (cena nie jest wprawdzie konieczna, ale często podawana dla wygody późniejszego fakturowania).
● Dane wystawcy – informacje o osobie lub firmie wystawiającej dokument, w tym nazwa, adres i NIP.
● Podpis osoby upoważnionej do wystawienia WZ – podpis osoby odpowiedzialnej za wydanie towaru z magazynu.
● Podpis odbiorcy (opcjonalnie) – chociaż nie jest obowiązkowy, podpis odbiorcy stanowi dodatkowe potwierdzenie odbioru towaru.
● Powiązanie z zamówieniem lub fakturą – numer zamówienia klienta lub informacja o powiązaniu z konkretną fakturą, jeśli jest już znana.
● Dodatkowe uwagi – informacje o stanie towaru, rodzaju opakowania, numerze partii, wadze czy innych istotnych cechach, które mogą być istotne dla odbiorcy lub procesu logistycznego.
● Dodatkowe uwagi – informacje o stanie towaru, rodzaju opakowania, numerze partii, wadze czy innych istotnych cechach, które mogą być istotne dla odbiorcy lub procesu logistycznego.
Znaczenie dokumentu WZ w praktyce biznesowej
Dokument WZ umożliwia precyzyjne śledzenie ruchu towarów, co jest niezbędne dla utrzymania optymalnych stanów magazynowych oraz zapewnienia płynności operacyjnej. Brak takiej dokumentacji może prowadzić do nieścisłości w stanach magazynowych, co utrudnia zarządzanie zapasami i skutkuje opóźnieniami w realizacji zamówień. Dla działów księgowości i sprzedaży dokumenty WZ są cennym źródłem informacji przy wystawianiu faktur oraz rozliczeniach okresowych. Pozwalają na dokładne ustalenie, co i kiedy zostało wydane, co ogranicza ryzyko pominięcia transakcji w dokumentacji księgowej.
WZ jest dowodem wydania towaru, zawierającym podpisy osoby wydającej i odbierającej (podpis odbiorcy nie jest obowiązkowy, ale warto o niego zadbać). W przypadku sporów, gdy klient twierdzi, że nie otrzymał towaru, dokument ten może stanowić istotny dowód potwierdzający przekazanie towaru.
Przeczytaj też: Jakie konsekwencje niesie za sobą manko?
W wielu branżach, zwłaszcza w relacjach B2B, dostarczenie dokumentu WZ przy dostawie jest standardem oczekiwanym przez kontrahentów. Świadczy o profesjonalizmie firmy i dbałości o przejrzystość procesów logistycznych. Warto więc traktować wystawianie dokumentów WZ jako dobrą praktykę biznesową.
Zobacz też nasz odcinek podcastu „Trzy słowa o biznesie”, w którym gościliśmy gościmy Bartłomieja Bilskiego – członka Zarządu Easy Check, firmy specjalizującej się w automatyzacji procesów finansowych. Tematem rozmowy jest innowacyjne rozwiązanie, które ułatwia firmom przekazywanie wyciągów bankowych bezpośrednio do biur rachunkowych – szybko, bezpiecznie i bez zbędnych kosztów.
To praktyczna rozmowa o realnych problemach i nowoczesnych rozwiązaniach, które mogą wspierać nie tylko księgowość, ale też płynność finansową i rozwój firm – także tych korzystających z faktoringu.
