Czym jest nota odsetkowa?

Nota odsetkowa jest formalnym żądaniem zapłaty odsetek, które powstają w wyniku zwłoki w płatności za dostarczone towary lub usługi. Może być wystawiana zarówno w sytuacji, gdy kontrahent spóźnia się z płatnością, jak i gdy uregulował zobowiązanie po terminie. Warto zaznaczyć, że wystawienie noty odsetkowej nie wymaga wcześniejszego informowania dłużnika o możliwości naliczenia odsetek, o ile płatność nie została dokonana w ustalonym terminie.

Możliwość żądania od kontrahenta odsetek za nieterminowe regulowanie zobowiązań wynika wprost z przepisów Kodeksu cywilnego, a dokładniej rzecz ujmując – art. 481, który brzmi następująco:

§ 1. Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
§ 2. Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była oznaczona, należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych. Jednakże gdy wierzytelność jest oprocentowana według stopy wyższej, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy.
§ 21. Maksymalna wysokość odsetek za opóźnienie nie może w stosunku rocznym przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie (odsetki maksymalne za opóźnienie). 

Kiedy wystawia się noty odsetkowe?

Nota odsetkowa jest wystawiana, gdy kontrahent nie uregulował zobowiązania w ustalonym terminie. Może to dotyczyć zarówno sytuacji, gdy należność została zapłacona po terminie, jak i przypadków, gdy dłużnik całkowicie zaniechał płatności.

Czy warto zwlekać z wystawieniem noty odsetkowej? Zdecydowanie nie – odpowiednie kroki najlepiej podjąć jak najszybciej. Odsetki za opóźnienie przedawniają się bowiem po trzech latach od dnia, w którym roszczenie o ich zapłatę stało się wymagalne. Jeśli dłużnik nie zapłacił należności głównej, przedawnienie roszczenia o odsetki następuje równocześnie z przedawnieniem roszczenia o zwrot należności.

Jakie są główne elementy noty odsetkowej?

By nota księgowa mogła być uznana za dowód księgowy, musi spełniać pewne wymagania formalne – tj. zawierać wszystkie wymagane informacje. Jakie konkretnie? Obowiązkowymi elementami są:
● data sporządzenia noty;
● dane dłużnika – dane identyfikujące osobę lub firmę zobowiązaną do zapłaty;
● dane wierzyciela – dane identyfikujące osobę lub firmę wystawiającą notę odsetkową;
● podstawa naliczania odsetek – szczegóły dotyczące zobowiązania, takie jak kwota, rodzaj zobowiązania, numer dokumentu oraz okres opóźnienia w zapłacie;
● kwota odsetek – wysokość naliczonych odsetek za opóźnienie;
● kwota należności ogółem – całkowita kwota do zapłaty, obejmująca zarówno należność główną, jak i naliczone odsetki;
● termin płatności z odsetkami – data, do której dłużnik powinien uregulować zobowiązanie;
● sposób zapłaty – informacje dotyczące metody uregulowania należności (np. numer konta bankowego);
● podpis osoby wystawiającej notę – potwierdzenie autentyczności dokumentu przez osobę upoważnioną do jego sporządzenia.

Czym noty odsetkowe różnią się od faktur?

Nota odsetkowa różni się od faktury przede wszystkim swoim celem i zawartością. Nota odsetkowa jest dokumentem żądającym zapłaty odsetek za nieterminowe uregulowanie należności, wystawianym po upływie terminu płatności faktury, natomiast faktura to dokument potwierdzający dokonanie transakcji sprzedaży, zawierający szczegóły dotyczące towarów lub usług oraz ich ceny.
Nota odsetkowa może być wystawiona nawet wtedy, gdy na fakturze nie określono wcześniej, że odsetki będą naliczane w przypadku nieterminowej płatności.