Czym są koszty kwalifikowane?

Finansowanie działalności gospodarczej odbywa się dziś na wiele różnych sposobów. Bardzo często przedsiębiorcy korzystają ze środków własnych, generowanych przez podmiot zysków lub kapitału obcego (m.in. z pożyczek i kredytów bankowych czy faktoringu). Bardzo korzystnym źródłem finansowania biznesu są również wszelkiego rodzaju programy wsparcia i dotacje (najczęściej przyznawane w ramach funduszy europejskich).

Skorzystanie z dotacji niesie ze sobą szereg korzyści, ale również pewne obowiązki. Konieczne jest chociażby prawidłowe udokumentowanie poniesionych kosztów. I właśnie w tym miejscu pojawia się bardzo często pojęcie kosztu kwalifikowanego. Czym on jest? Pisząc najogólniej, to koszt, który może być refundowany z funduszy unijnych.

Skorzystanie z konkretnego programu finansowego wymaga na ogół zgłoszenia odpowiednio przygotowanego projektu. Koszty ponoszone przez przedsiębiorcę, które są bezpośrednio związane z realizacją tego projektu, a dodatkowo spełniają określone kryteria kwalifikowalności określone przez organizację finansującą, nazywa się właśnie kosztami kwalifikowanymi.

Dlatego niezwykle ważne jest, by koszty kwalifikowane były rzetelnie udokumentowane i zgodne z zasadami danego projektu czy programu. Bez spełnienia tych warunków poniesione koszty nie zostaną uznane za kwalifikowane, a tym samym nie będą mogły podlegać refundacji.

Przykłady kosztów kwalifikowanych

Każda organizacja lub program finansujący mają na ogół własne wytyczne dotyczące kosztów kwalifikowanych, dlatego przed poniesieniem jakiegokolwiek wydatku, warto dokładnie zapoznać się z tymi warunkami.

Co do zasady, za koszty kwalifikowane uznaje się koszty bezpośrednio związane z realizacją projektu. Doskonałym przykładem kosztu kwalifikowanego są wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w przedsięwzięcie. Podobnie będzie z wydatkami na materiały, energię elektryczną i inne media, usługi firm zewnętrznych, zakup sprzętu lub materiałów niezbędnych do realizacji zadań, podróże służbowe, szkolenia, badania i analizy, a także inne koszty administracyjne związane z projektem.

Koszt kwalifikowany a koszt całkowity

Koszt kwalifikowany spełnia określone kryteria i może być uwzględniony lub zrefundowany w ramach określonych programów finansowych, dotacji czy grantów. Jest związany z realizacją konkretnego projektu lub działania, który dodatkowo musi być skrupulatnie udokumentowany zgodnie z wymogami programu finansowania.

Koszt całkowity z kolei to suma wszystkich kosztów poniesionych w związku z realizacją określonej działalności, projektu czy przedsięwzięcia, bez względu na to, czy w ramach konkretnego programu finansowania są one uznawane za kwalifikowane, czy też nie. Koszt całkowity jest tym samym sumą kosztów kwalifikowanych i innych sum, jakie poniósł przedsiębiorca.

O jakich konkretnie kosztach mowa? Za koszt kwalifikowany nie można uznać m.in.: odsetek od posiadanego zadłużenia, kosztów kredytów czy pożyczek, jakie przedsiębiorca zaciągnął, by sfinansować dotację, wszelkich kar i grzywien czy kosztów uzyskania decyzji administracyjnych.