Ta witryna używa plików cookies. Więcej informacji o używanych przez nas plikach cookies, ich zastosowaniu oraz o ochronie Twojej prywatności przeczytasz w naszej Polityce prywatności.
Zgadzam się
Udostępnij:
28-12-2022

Zgłaszanie pracowników do ZUS – zasady i terminy

Na pewnym etapie rozwoju biznesu pojawia się potrzeba oddelegowania części zadań i zatrudnienia pracowników lub współpracowników. Sytuacja ta wymaga dopełnienia wielu formalności. Konieczne jest nie tylko zawarcie stosownej umowy z pracownikiem, ale również jego zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jak prawidłowo zgłosić pracownika do ZUS? Podpowiadamy, jak wygląda procedura, jakie są terminy i kogo przedsiębiorca zobowiązany jest zgłosić do ZUS.

Przedsiębiorca w ZUS – ubezpieczony i płatnik


Przedsiębiorca względem ZUS może występować w dwóch rolach – tj. jako:

● ubezpieczony,

● płatnik składek.

założeniem firmy i rozpoczęciem działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością jej zarejestrowania, w tym również zgłoszenia do ZUS w celu objęcia przynajmniej jednym ubezpieczeniem społecznym: emerytalnym, rentowym, chorobowym lub wypadkowym. Przedsiębiorca może tym samym występować w roli ubezpieczonego, a także płatnika składek, który opłaca składki na ubezpieczenie własne.

Jeśli zdecyduje się na zatrudnienie pracowników lub współpracowników, również będzie występował względem ZUS w roli płatnika. Decydując się na taki krok, musi w pierwszej kolejności dokonać prawidłowego zgłoszenia pracowników do ZUS, a następnie samodzielnie obliczać i odprowadzać za nich należne składki.


Jak przebiega rejestracja pracownika w ZUS?


W pierwszej kolejności przedsiębiorca zgłasza do ZUS siebie, o ile prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, wpisaną do CEIDG lub jest wspólnikiem spółki cywilnej, wspólnikiem spółki komandytowej, partnerskiej i jawnej lub jednoosobowej spółki z o.o. Dopiero w kolejnym kroku może zgłosić inne podmioty – tj.:

● pracowników,

● zleceniobiorców (zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej lub cywilnoprawnej),

● osoby wykonujące pracę nakładczą,

● osoby współpracujące (najbliższą rodzinę, o ile prowadzi z nią wspólne gospodarstwo domowe i wykorzystuje jej pomoc przy prowadzeniu działalności gospodarczej).

Zgłoszenia pracownika do ZUS dokonuje się przy pomocy stosownego formularza:

● ZUS ZUA – w przypadku, gdy zgłaszana osoba podlega ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu,

● ZUS ZZA – w przypadku, gdy zgłaszana osoba podlega jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu,

● imienny raport miesięczny ZUS RCA – w przypadku osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński.

Wraz z początkiem 2019 roku pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych można również zgłaszać online za pośrednictwem CEIDG. Warto jednak w tym miejscu zaznaczyć, że opcja ta nie dotyczy pracodawców ubezpieczonych w KRUS. Możliwe jest to również za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE). Od 16 maja 2021 roku zgłoszenie pracownika za pośrednictwem formularza ZUS ZUA lub ZUS ZZA wymaga podania kodu zawodu ze specjalnego katalogu, innymi słowy informacji o zawodzie, jaki wykonuje pracownik.

jak-zgłosic-pracownika-do-ZUS.jpg


Zgłoszenie pracownika i współpracowników do ZUS – terminy


Na zgłoszenie pracownika lub współpracownika do ZUS przedsiębiorca zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa ma zaledwie 7 dni. Datę graniczną ustala się, począwszy od dnia rozpoczęcia pracy lub współpracy. Jeżeli siódmy dzień przypada na dzień wolny od pracy (niedzielę lub święto państwowe), to termin zgłoszenia przenosi się na kolejny dzień roboczy.

Niedotrzymanie ustawowego terminu naraża przedsiębiorcę na poważne konsekwencje. ZUS może bowiem nałożyć na przedsiębiorcę karę grzywny. Co do zasady przewinienie tego typu uznaje się za wykroczenie, jednak w skrajnych przypadkach może zostać uznane za przestępstwo. Traktuje na ten temat art. 219 Kodeksu karnego, dotyczący godzenia w interesy pracownika: „Kto narusza przepisy prawa o ubezpieczeniach społecznych, nie zgłaszając, nawet za zgodą zainteresowanego, wymaganych danych albo zgłaszając nieprawdziwe dane mające wpływ na prawo do świadczeń albo ich wysokość, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”.


Brak pieniędzy na składki - co wtedy?



Często, szczególnie wśród małych przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury z długim terminem płatności, dochodzi do sytuacji, w której data płatności składek na ZUS wypada szybciej niż przelew od kontrahentów za wykonaną pracę. W takiej sytuacji warto roważyć skorzystanie z dostępnych form finansowania przedsiębiorstw np. z faktoringu.

Faktoring umożliwia przedsiębiorcy uzyskanie środków finansowych zaraz po dokonaniu sprzedaży lub wykonaniu usługi. Dokumentem na podstawie którego NFG może wypłacić pieniądze jest dokument potwierdzający transakcję, w tym oczywiście faktura VAT. eFaktoring NFG oferuje szybki i 100% on-linowy proces zamiany faktury na gotówkę, a środki na konto Twojej firmy mogą dotrzeć nawet w 5 minut! Możesz je wykorzystać na dowolny cel, w tym na opłacenie składek na ZUS.



Inną opcją jest skorzystanie z usług ratalnych w biznesie. Wielu przedsiębiorców poszukuje możliwości rozłożenia na raty faktur zakupowych. Taką usługą jest Fakturatka NFG, która umożliwia szybkie rozłożenie na raty faktur z przyszłym terminem płatności. Proces jest bardzo prosty! Wystarczy na kalkulatorze wskazać kwotę faktury, liczbę rat i wysokość opłaty wstępnej. Po szybkiej kalkulacji kosztów wystarczy złożyć wniosek o finansowanie faktury i zatwierdzić warunki SMSem. NFG w dniu płatności faktury przelewa środki na konto dostawcy wskazane na fakturze, a przedsiębiorca spłaca należność w ratach na konto NFG. Co ważne, na raty można rozłożyć zarówno towary, sprzęt jak i usługi! 

Dzięki takiemu rozwiązaniu, firmy rozkładają większe zakupy na raty, racjonalnie zarządzając budżetem, tak by część schodziła na pokrycie raty, a reszta bieżących środków służyła do opłacenia US, ZUS czy rozliczenia z pracownikami.