Czym jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe to dokument, który podsumowuje pod względem finansowym działalność przedsiębiorstwa za konkretny rok. Sprawozdanie sporządza się na tzw. dzień bilansowy. O ile pokrywa się on z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień 31 grudnia.
Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Ustawa o rachunkowości nakłada taki obowiązek przede wszystkim na duże podmioty, tj. uzyskujące znaczne przychody lub mające określony status prawny. W rezultacie sprawozdania finansowe sporządzać muszą wszystkie firmy, które zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz te, które dobrowolnie zdecydowały się na ich prowadzenie.

Sporządzenie sprawozdania finansowego wymaga nie tylko dużej wiedzy i dostępu do wielu firmowych informacji, lecz także sporej ilości czasu. Kompletne sprawozdanie finansowe składa się bowiem z następujących elementów:

• bilansu – zestawienia aktywów i pasywów podmiotu,
• rachunek zysków i strat – syntetycznego zestawienia operacji finansowych przedsiębiorstwa (przychodów z różnych rodzajów działalności oraz odpowiadających im kosztów),
• informacji dodatkowej – dokumentu zawierającego informacje na temat przyjętych założeń, stosowanych metod rachunkowości oraz dodatkowych informacji, które mogą być kluczowe do prawidłowego zinterpretowania prezentowanych wyników.

Składanie sprawozdań do KRS – kogo dotyczy obowiązek?

Obowiązek składania sprawozdań do KRS tyczy się wszystkich podmiotów, które zarejestrowane są w Krajowym Rejestrze Sądowym. Są to przede wszystkim spółki akcyjne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, jawne oraz z ograniczoną odpowiedzialnością. Z obowiązku tego zwolnione są fundacje, które wprawdzie muszą być zarejestrowane w KRS, jednak nie muszą jednocześnie prowadzić działalności gospodarczej. O ile warunek ten jest spełniony, mogą one korzystać ze zwolnienia.

Zwolnienie tyczy się również wspólników spółek partnerskich oraz spółek jawnych osób fizycznych, pod warunkiem że spółki te nie prowadzą ksiąg rachunkowych, a ich przychody netto nie przekraczają równowartości 2 milionów euro. By jednak ze zwolnienia skorzystać, zobowiązane są one złożyć stosowne oświadczenie.

Podmioty, które przepisy prawa zobowiązują do składania sprawozdań do KRS, muszą pamiętać o obowiązujących terminach. Ustawodawca przewiduje termin wynoszący 3 miesiące, licząc od dnia bilansowego na sporządzenie sprawozdania i kolejne 3 na jego zatwierdzenie przez odpowiednie organy.

Jak przebiega składanie sprawozdań finansowych do KRS?

Od 2018 roku sprawozdania finansowe składa się w KRS wyłącznie drogą elektroniczną (za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości – eKRS) i zgodnie ze strukturą i formatem zatwierdzonym przez Ministerstwo Finansów. Sprawozdanie w formie elektronicznej musi być podpisane przez kierownika jednostki oraz osobę, która odpowiada za prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Niedopełnienie obowiązku w zakresie złożenia sprawozdania finansowego do KRS naraża na poważne konsekwencje. Mowa chociażby o grzywnie nałożonej na kierownika jednostki, karze ograniczenia wolności od miesiąca do nawet 2 lat, postępowaniu przymuszającym, rozwiązaniu spółki i wykreśleniu z KRS czy ewentualnie ustanowieniu kuratora.