Paliwo w firmowych kosztach

Obecnie prowadzenie biznesu bez samochodu często okazuje się wręcz niemożliwe. Nikogo nie powinno zatem dziwić, że wielu przedsiębiorców, decydując się na zakup firmowego samochodu, zadaje sobie wiele pytań. Dotyczą one przede wszystkim możliwości korzystania z pojazdu w celach prywatnych, a także ujmowania wydatków na samochód w kosztach uzyskania przychodu.

Przepisy oczywiście dopuszczają możliwość użytkowania pojazdu zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych. Co więcej, sposób, w jaki wykorzystujesz takie auto, będzie miał bezpośredni wpływ na możliwości w zakresie ujmowania wydatków w kosztach. Zgodnie z definicją kosztów uzyskania przychodów tylko wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą można ujmować w kosztach. Dotyczy to również możliwości odliczania VAT. W praktyce oznacza to, że zakup paliwa w celu realizacji dostawy towaru do klienta będzie kosztem firmowym, ale paliwo zakupione na potrzeby wakacyjnego wyjazdu już nie.

Odliczanie VAT od paliwa – najważniejsze zasady

Od paliwa zakupionego przez firmę można odliczyć VAT, ale tylko w przypadku, gdy poniesiono je w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że firmowy samochód nie zawsze musi być użytkowany wyłącznie w celach służbowych. Nic nie stoi na przeszkodzie, by korzystać z niego również prywatnie, jednak trzeba liczyć się z tym, że będzie to miało wpływ na kwestie podatkowe.

Użytkując samochód wyłącznie w celach służbowych, można odliczyć aż 100% VAT – nie tylko od wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu, lecz również z jego zakupem. Konieczne jest jednak spełnienie kilku warunków.

Podstawę stanowi status czynnego podatnika VAT. Oprócz tego niezbędne będzie złożenie w urzędzie skarbowym stosownego zgłoszenia (VAT-26) oraz prowadzenie ewidencji (tzw. kilometrówka) przebiegu pojazdu, aby rozliczyć rzeczywiste koszty związane z użytkowaniem samochodu w celach służbowych. Zadanie to jest dość uciążliwe, gdyż w „kilometrówce” należy każdorazowo udokumentować cel podróży, opisać trasę, wskazać liczbę przebytych kilometrów, a także podać dane osobowe kierującego pojazdem. Ewidencja ta wymaga również monitorowania stanu licznika przebiegu pojazdu w każdym okresie rozliczeniowym.

W przypadku używania samochodu do celów mieszanych, tj. służbowych i prywatnych, formalności są znacznie mniej uciążliwe. Nie ma obowiązku zgłaszania niczego w urzędzie skarbowym ani prowadzenia ewidencji podróży. W tym modelu przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 50% VAT od wydatków poniesionych na samochód osobowy.

Jak rozliczyć faktury za paliwo?

Rozliczenie faktury za paliwo zależy od wspomnianego już kontekstu – inaczej traktuje się faktury za zakup na cele prywatne, a inaczej na cele firmowe. W przypadku zakupów paliwa w celach prywatnych faktura służy jedynie jako dowód zakupu i nie ma wpływu na rozliczenie podatkowe. Jeśli jednak kupuje się paliwo do samochodu firmowego, aby zrealizować konkretne zadanie w ramach prowadzonej działalności, można odliczyć VAT od faktury, a także uwzględnić ją w kosztach uzyskania przychodu, co zmniejszy podatek dochodowy.

Rozliczając koszty paliwa i inne wydatki eksploatacyjne pojazdu użytkowanego prywatnie i służbowo, trzeba pamiętać o ujmowaniu 75% ich wartości w kolumnie 13 KPiR. Wynika to wprost z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT, który wyjaśnia, że za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się „25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika”.

Jeśli samochód użytkowany jest wyłącznie w celach służbowych, wówczas przepisy dopuszczają możliwość ujęcia w kosztach 100% poniesionych wydatków.