Noty księgowe – czym są i czemu służą?

Faktura pozwala na dokumentowanie wielu transakcji i zdarzeń gospodarczych. Wciąż jednak w ramach prowadzenia działalności gospodarczej dochodzi do wielu operacji, których fakturą dokumentować nie można. Dla tych operacji zastosowania nie znajdują zapisy ustawy o podatku VAT. O jakich więc zdarzeniach mowa? Chociażby o naliczeniu kary umownej kontrahentowi czy obciążeniu pracownika kosztami wyrządzonych przez niego szkód. Właśnie w takich sytuacjach przepisy dopuszczają możliwość stosowania not księgowych.

Nota księgowa nie zastępuje faktury – jest zupełnie innym dokumentem księgowym, wykorzystywanym w przypadku operacji, które nie podlegają przepisom ustawy o podatku VAT. Nie można tym samym stosować not księgowych do dokumentowania transakcji zwolnionych z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo) – nie uwzględniają one wprawdzie podatku VAT, jednak jak najbardziej podlegają pod zapisy ustawy o VAT.

Rodzaje not księgowych

Noty księgowe klasyfikuje się na kilka różnych sposobów. Jedna z najczęściej stosowanych klasyfikacji jako czynnik podziału wykorzystuje źródło operacji / rodzaj podmiotu i dzieli je na:

● noty księgowe zewnętrzne – odnoszące się do operacji, które zaistniały w wyniku relacji firmy z podmiotami zewnętrznymi;

● noty księgowe wewnętrzne – odnoszące się do operacji, które zaistniały wewnątrz firmy (rozliczenia wewnątrzfirmowe).

Inny powszechnie znany sposób klasyfikacji, oparty na przeznaczeniu dokumentu, wyróżnia następujące rodzaje not:

● nota księgowa obciążeniowa – dokumentuje przychody lub koszty, które nie podlegają podatkowi od towarów i usług;

● nota księgowa uznaniowa – pełni dokładnie taką samą funkcję jak nota obciążeniowa, z tym że wystawiana jest przez drugą stronę transakcji – jej wystawienie jest jednoznaczne z uznaniem istnienia należności;

● nota księgowa uznaniowo-obciążeniowa – wykorzystywana jest w sytuacji, gdy podmiot występuje w dwóch rolach jednocześnie – pozwala uznać, jak i obciążyć kontrahenta jednocześnie.

Przeczytaj też: Nota korygująca – czym jest i kto ją wystawia?

Czym jest nota uznaniowa i kiedy należy ją wystawić?

Wiesz już, że nota uznaniowa to dokument księgowy, który dokumentuje zdarzenia gospodarcze niepodlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Forma dokumentu nie jest jednak ściśle zdefiniowana w obowiązujących przepisach. Przedsiębiorcy mają tym samym dużą dowolność w zakresie jej formy graficznej – najczęściej przyjmuje formę prostej tabeli, z kolumnami „obciążamy” po lewej, „tytułem” w środku i „uznajemy” po prawej. W zależności od rodzaju wystawionej noty, uzupełniane są tylko niezbędne kolumny.

Co warto zaznaczyć, nota uznaniowa nie wymaga podpisu odbiorcy, gdyż nie jest dokumentem zastępczym i nie prowadzi do zmiany stanu aktywów. Musi jednak, zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zawierać numer identyfikacyjny oraz określenie rodzaju dowodu. Powinna również jednoznacznie opisywać strony transakcji. Notę uznaniową wystawia się w dwóch egzemplarzach i księguje analogicznie jak wszystkie inne dowody księgowe.

Kto może wystawić notę uznaniową?

Co do zasady dokonuje tego inicjator transakcji, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by strony umówiły się inaczej.

Jakie operacje najczęściej dokumentuje się notą uznaniową?

Ich katalog jest naprawdę bogaty. Może ona posłużyć chociażby do uznania odszkodowania za niewywiązanie się z umowy, a także umorzenia przez podmiot naliczonych kontrahentowi kar czy odsetek. Nota uznaniowa może również dokumentować wzajemne rozliczenia wewnątrz organizacji.