Faktura ustrukturyzowana – czym jest?

Ustawa o podatku od towarów i usług zakłada możliwość dokumentowania transakcji gospodarczych przy pomocy:

• faktur – tj. dokumentów w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierających dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie,

• faktur elektronicznych – tj. faktur w formie elektronicznej wystawionych i otrzymanych w dowolnym formacie elektronicznym,

• faktur ustrukturyzowanych – faktur wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym daną fakturę w tym systemie (taka faktura przyjmuje format XML, który jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2), opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE)).

Tym samym faktura ustrukturyzowana jest pewną nowością, którą ustawodawca wprowadził do ustawy o podatku VAT 29 października 2021 roku. Poprawka zakładała wprowadzenie od 1 stycznia 2022 roku fakultatywności w kontekście stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wszystko miało się jednak zmienić w II kwartale 2023 roku, kiedy to planowane było wprowadzenie obligatoryjnego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF przesunięty – dlaczego obowiązek stosowania e-faktur przesunięto?

Początkowo obowiązek korzystania z KSeF planowano wdrożyć już w II kwartale 2023 roku, z czasem jednak termin ten przesunięto na 1 lipca 2024 roku. Z ostatniego komunikatu Ministra Finansów Andrzeja Domańskiego wynika jednak, że i ten termin nie jest już aktualny:
„Zdiagnozowaliśmy błędy, które uniemożliwiają wprowadzenie obligatoryjnego KSeF w zakładanym terminie. Dlatego podjąłem decyzję o przeprowadzeniu zewnętrznego audytu informatycznego i przesunięciu terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF. System nie wejdzie w życie w 2024 roku. Wyniki audytu będą podstawą do wskazania nowego terminu”.
Obecnie korzystanie z systemu e-faktur jest dla przedsiębiorców dobrowolne. Obligatoryjny Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku - dla wszystkich przedsiębiorców

Czym są KSeF i faktura elektroniczna?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest ogólnopolskim systemem teleinformatycznym, który ma na celu zaoferowanie podatnikom możliwości wystawiania i udostępniania wspomnianych już faktur ustrukturyzowanych. Każdej fakturze ustrukturyzowanej przyporządkowany jest indywidualny numer, który pozwala zidentyfikować ją w tym systemie.

KSeF zgodnie z założeniami twórców pełni kilka podstawowych funkcji:

• umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych,

• umożliwia odbieranie faktur ustrukturyzowanych,

• umożliwia przechowywanie faktur ustrukturyzowanych,

• umożliwia dostęp do faktur ustrukturyzowanych,

• informuje o  dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej,

• informuje o dacie i czasie odrzucenia faktury ustrukturyzowanej (w przypadku niezgodności ze wzorem),

• informuje o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej (w przypadku niedostępności systemu).

Wdrożenie systemu KSeF stanowi tym samym kolejny krok w kierunku cyfryzacji – pozwala analizować i kontrolować prawidłowość wprowadzonych danych i jednocześnie weryfikować uprawnienia podmiotów do korzystania z systemu.

Celem przyświecającym twórcom tego rozwiązania była nie tylko próba ułatwienia życia przedsiębiorcom i zaoferowania im m.in. usługi przechowywania i archiwizowania faktur, lecz także uszczelnienie systemu podatkowego. Między innymi z tego względu w 2023 roku planowane jest wprowadzenie powszechnego obowiązku fakturowania elektronicznego dla wszystkich przedsiębiorców. Dzięki KSeF skuteczniejsze ma być przeciwdziałanie nieprawidłowościom podatkowym w zakresie podatku VAT, podatku akcyzowego czy nawet dochodowego.

Jak wystawić e-fakturę?

Sposób wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie różni się istotnie od obecnego procesu. Przedsiębiorca może wykorzystać w tym celu komercyjne programy finansowo-księgowe (przesyłające faktury do KSeF przez API) lub bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Wkrótce będzie także dostępna aplikacja mobilna ułatwiająca szybkie wystawianie i zarządzanie fakturami z dowolnego miejsca.

Kto może korzystać z KSeF?

Z KSeF co do zasady mogą korzystać wszyscy przedsiębiorcy – zarówno czynni podatnicy podatku VAT, jak i podmioty zwolnione z podatku od towarów i usług. Na jakie korzyści mogą liczyć? Między innymi na:

• szybszy zwrot podatku VAT (termin zwrotu będzie krótszy o 20 dni i wyniesie tym samym 40 zamiast 60 dni),

• szybszy obieg faktur i gwarancję dostarczenia faktury kontrahentowi,

• standaryzację w zakresie stosownych faktur i tym samym prostsze ich księgowanie,

• brak konieczności przechowywania faktur – system zapewnia ich przechowywanie i administrację przez 10 lat,

• brak konieczności przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Fakturę można rozłożyć na raty

Wielu przedsiębiorców poszukuje możliwości rozłożenia na raty faktur zakupowych. Taką usługą jest Fakturatka NFG, która umożliwia szybkie rozłożenie na raty faktur z przyszłym terminem płatności. Proces jest bardzo prosty! Wystarczy na kalkulatorze wskazać kwotę faktury, liczbę rat i wysokość opłaty wstępnej. Po szybkiej kalkulacji kosztów wystarczy złożyć wniosek o finansowanie faktury i zatwierdzić warunki SMSem. NFG w dniu płatności faktury przelewa środki na konto dostawcy wskazane na fakturze, a przedsiębiorca spłaca należność w ratach na konto NFG. Co ważne, na raty można rozłożyć zarówno towary, sprzęt jak i usługi! Faktury, które można dodać do systemu mogą być zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej - taką jednak trzeba wcześniej zeskanować.