Czym jest faktura proforma?

Faktura proforma, choć przypomina zwykłą fakturę VAT, tak naprawdę nie jest dokumentem księgowym i tym samym nie może zostać ujęta w księgach rachunkowych. Jej zastosowanie jest nieco inne. Sięga się po nią w sytuacji, gdy przedsiębiorca zamierza poinformować nabywcę o cenie i rodzaju oferowanych towarów, produktów lub usług, a także całkowitym koszcie planowanego zamówienia. Złożenie przez kontrahenta podpisu na proformie traktuje się jako zawarcie umowy. Powodem stosowania faktury proforma jest również to, że dzięki swojej funkcji ofertowo-informacyjnej pomaga terminowo uzyskać płatność.

Jak wystawić fakturę proforma? Przy jej wystawianiu obowiązują dokładnie te same zasady, co przy wystawianiu zwykłej faktury VAT. Obowiązkowymi elementami są:

● data wystawienia oraz numer faktury,

● imiona i nazwiska / nazwy stron umowy wraz z adresami i numerami NIP,

● data dokonania / zakończenia dostawy lub wykonania usługi,

● oznaczenie produktu, towaru lub usługi,

● jednostki miary właściwe dla przedmiotu sprzedaży,

● cena jednostkowa netto,

● wszelkie rabaty i opusty,

● wartość sprzedaży netto,

● właściwa stawka podatku VAT,

● kwota podatku VAT,

● wartość sprzedaży brutto (wyrażona kwotowo oraz słownie).

W momencie wystawiania faktury proforma nie można zapomnieć o właściwym jej zatytułowaniu. Musi się na niej pojawić wyrażenie „Proforma” lub „Faktura pro forma”.

Czym jest faktura VAT?

Faktura VAT to jeden z najczęściej wykorzystywanych dokumentów księgowych. Służy dokumentowaniu transakcji zawartej przez widniejące na dokumencie strony umowy. Jej wystawienie rodzi obowiązki dla obu stron – kontrahent zobowiązany jest do terminowego jej uregulowania, zaś wystawiający fakturę do odprowadzenia należnego podatku.

Ustalając termin płatności, warto mieć w pamięci, że może on niekorzystnie wpłynąć na bieżącą płynność finansową przedsiębiorstwa. Odraczanie terminu płatności o kilka tygodni czy miesięcy w wielu branżach jest wręcz standardem. Czynnikiem warunkującym nawiązanie współpracy biznesowej. O ile dla kontrahenta jest to bardzo korzystne rozwiązanie, o tyle dla wystawcy faktury już niekoniecznie. Będzie on bowiem musiał długo oczekiwać na swoją należność, co może utrudnić mu regulowanie własnych zobowiązań.

Jak poradzić sobie w takiej sytuacji?

Z pomocą przychodzą firmy faktoringowe, które bardzo chętnie odkupią nieprzeterminowane faktury z odroczonym terminem płatności, a do tego pomogą w bieżącym monitorowaniu spływu należności i delikatnym motywowaniu do spłaty. Za dodatkową opłatą, w ramach dodatkowej usługi, pomogą również w skutecznej windykacji. Dokumentem na podstawie którego faktor może wypłacić środki jest dokument potwierdzający transakcję, w tym oczywiście faktura VAT. eFaktoring NFG oferuje szybki i 100% on-linowy proces zamiany faktury na gotówkę, a środki na konto faktoranta mogą dotrzeć nawet w 5 minut!

Faktura proforma a VAT – najważniejsze różnice

To, co odróżnia fakturę proforma od faktury VAT, to przede wszystkim funkcja:

• faktura VAT jest dokumentem księgowym i formą umowy wiążącą dla obu stron.

• faktura proforma pełni jedynie funkcję handlową i informacyjną, co oznacza, że jej wystawienie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Stosuje się ją jako formę przedstawienia warunków współpracy – ofertę handlową, którą kontrahent może przeanalizować, porównać z konkurencyjnymi ofertami i finalnie odrzucić lub zaakceptować.

• w przypadku jej zaakceptowania – tj. opłacenia – przedsiębiorca zobowiązany jest wystawić zwykłą fakturę VAT oraz zaksięgować operację w księgach rachunkowych.

• faktura proforma zawiera dokładnie te same informacje, co faktura VAT. Jedyną różnicą jest wymagane przepisami oznaczenie „Proforma” lub „Faktura pro forma”.

Załóż darmowe konto i zobacz jak rozłożyć na raty fakturę pro forma!

Bardzo często mali przedsiębiorcy nie mają możliwości otrzymania kredytu kupieckiego i faktury z odroczonym terminem płatności, gdyż Sprzedawcy nie posiadają narzędzi, by zweryfikować zdolność kredytową Klienta. Naprzeciw oczekiwaniom małych firm NFG stworzył Fakturatkę - możliwość rozkładania na raty faktur zakupowych za sprzęt, towar czy usługi! Co więcej dzięki Fakturatce mikrofirmy mogą zamówić towar lub usługę i rozłożyć płatność na raty na podstawie innych dokumentów niż faktura.

Zarówno faktura pro forma jak i np. zamówienie nie są dokumentami księgowymi, dlatego sprzedawca nie ponosi żadnego ryzyka wystawiając taki dokument, a towar czy usługę wykonuje dopiero po otrzymaniu płatności. Wtedy też wystawia fakturę sprzedaży. Dzięki takiemu rozwiązaniu firmy podejmuje racjonalne decyzje odnośnie zakupów i inwestuje w firmę, wiedząc, że płatności zostaną uregulowane na czas!

Sam proces rozkładania na raty jest bardzo prosty - wystarczy na specjalnie przygotowanym kalkulatorze wskazać kwotę faktury i liczbę rat na jaką chce się rozłożyć płatność, a następnie zaakceptować warunki finansowania SMSem. NFG reguluje płatność w terminie na konto dostawcy wskazane na fakturze, a przedsiębiorca spłaca należność w ratach na konto wskazane przez NFG.

Załóż bezpłatne konto i wylicz kwotę raty - sam sprawdź jakie to korzystne rozwiązanie nim podpiszesz umowę!