Jak poprawić błędy na fakturze?

Błędy na fakturach zdarzają się często i zwykle są rezultatem ludzkich pomyłek. Nierzadko błąd pojawia się w danych kontrahenta, w pozycjach zamieszczonych na fakturach, stawkach podatku czy dokonanych obliczeniach. W przypadku zaobserwowania takiej sytuacji, przedsiębiorca zobowiązany jest do jak najszybszego wyeliminowania błędu. Dokonuje się tego przy pomocy faktury korygującej, która wygląda dokładnie tak samo jak zwykła faktura, z tą różnicą, że jest opatrzona słowem „korekta” lub „faktura korygująca”.

Faktury korygujące wystawia się bardzo często, a ich księgowanie nie budzi większych wątpliwości. Nieco inaczej jest z anulowaniem faktury. Tutaj zasady nie są już tak powszechnie znane i nie każdy zdaje sobie sprawę, czy anulowanie faktury jest możliwe, a jeśli tak, to na jakich zasadach.

Kiedy anulowanie faktury jest możliwe?

Jeśli gruntownie przestudiujemy ustawę o podatku VAT, szybko zorientujemy się, że nie przewiduje ona możliwości anulowania faktury. Rzeczywistość pokazuje jednak, że istnieją sytuacje, w których wystawioną fakturę można jeszcze anulować. Trzeba jednak w tym miejscu podkreślić, że sposobności ku temu jest naprawdę niewiele. Mówiąc wprost, można tego dokonać jedynie w sytuacji, gdy nie dopełniono wszelkich niezbędnych czynności – tj. nie wprowadzono jeszcze faktury do obrotu prawnego.

Jeśli przedsiębiorca wystawił fakturę kontrahentowi i wciąż posiada jej dwa egzemplarze, może całą operację anulować. Zdarzyć się tak może zarówno w przypadku błędu po stronie przedsiębiorcy (zduplikowana faktura lub wystawiona na błędne dane), jak i chociażby w przypadku wycofania się kontrahenta z zakupu towaru. O ile do faktycznej sprzedaży nie doszło i faktura nie trafiła w ręce kontrahenta, istnieje możliwość jej anulowania. Wykonanie usługi lub dostarczenie towaru przy jednoczesnym braku zapłaty ze strony kontrahenta niestety nie jest podstawą do tego, by fakturę anulować.

Jak anulować fakturę VAT?

Chcąc anulować wystawioną fakturę, należy pamiętać o dopełnieniu niezbędnych formalności. Jakiekolwiek zaniedbania w tej kwestii mogą okazać się źródłem problemów przy ewentualnej kontroli. Zgodnie z obowiązującymi zasadami każda faktura powinna być opatrzona numerem, który pozwala ją w jednoznaczny sposób zidentyfikować. Anulowanie faktury i pominięcie wykorzystanego na niej identyfikatora może zaburzyć chronologię numeracji i tym samym zrodzić przy ewentualnej kontroli niepotrzebne pytania o brakujące dokumenty.

Jak zatem prawidłowo ująć w firmowej dokumentacji anulowane faktury? Przede wszystkim nie należy ich niszczyć i uznawać faktu ich wystawienia za niebyły. Znacznie rozsądniejszym działaniem będzie ich przekreślenie (czynność ta powinna zostać wykonana dla obu egzemplarzy dokumentu) i opatrzenie stosownym opisem. Z opisu powinno jasno wynikać, że faktura została anulowana i ewentualnie z jakiego powodu. Uzupełnić ją należy również datą oraz podpisem osoby, która posiada w firmie upoważnienie do wystawiania dokumentów księgowych. Anulowane faktury wprawdzie nie podlegają ewidencji księgowej, jednak należy je przechowywać wraz z inną dokumentacją firmową.

Jeśli faktura została ujęta w pliku JPK za dany okres rozliczeniowy, przedsiębiorca uprawniony jest do tego, by dokonać stosownej korekty w złożonej deklaracji i w konsekwencji skorygować sztucznie zawyżony podatek VAT.

Wystawiasz faktury? To powinieneś wiedzieć!

Wielu małych przedsiębiorców boryka się z problemem utrzymania płynności finansowej, gdyż oczekują na zapłatę faktur wystawionych z długim terminem płatności Wystawiasz faktury z długim terminem płatności? Zamień je na gotówkę w 5 minut!
Faktoring umożliwia przedsiębiorcy uzyskanie środków finansowych zaraz po dokonaniu sprzedaży lub wykonaniu usługi. Dokumentem na podstawie którego NFG może wypłacić pieniądze jest dokument potwierdzający transakcję, w tym oczywiście faktura VAT. eFaktoring NFG oferuje szybki i 100% on-linowy proces zamiany faktury na gotówkę, a środki na konto Twojej firmy mogą dotrzeć nawet w 5 minut!

Otrzymujesz faktury zakupowe od swoich kontrahentów?

Wielu przedsiębiorców poszukuje możliwości rozłożenia na raty faktur zakupowych. Taką usługą jest Fakturatka NFG, która umożliwia szybkie rozłożenie na raty faktur z przyszłym terminem płatności. Proces jest bardzo prosty! Wystarczy na kalkulatorze wskazać kwotę faktury, liczbę rat i wysokość opłaty wstępnej. Po szybkiej kalkulacji kosztów wystarczy złożyć wniosek o finansowanie faktury i zatwierdzić warunki SMSem. NFG w dniu płatności faktury przelewa środki na konto dostawcy wskazane na fakturze, a przedsiębiorca spłaca należność w ratach na konto NFG. Co ważne, na raty można rozłożyć zarówno towary, sprzęt jak i usługi!