Czym jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to urządzenie elektroniczne, które służy do rejestrowania i drukowania paragonów fiskalnych podczas sprzedaży towarów lub usług. Stanowi obowiązkowe wyposażenie dla wielu przedsiębiorców w Polsce, a jej użytkowanie jest regulowane przez przepisy prawa.

Podstawowe funkcje kasy fiskalnej to rejestrowanie transakcji oraz drukowanie paragonów. Warto jednak wspomnieć, że kasy, zwłaszcza te nowocześniejsze, przechowują dane o wszystkich transakcjach w pamięci, co ułatwia rozliczenia podatkowe oraz kontrolę nad obrotem towarów i usług. Dzięki raportom kasowym można szybko zidentyfikować manko lub superatę.

Istnieją również kasy wirtualne, w formie oprogramowania na komputer lub tablet, które przepisy pozwalają stosować dla wybranych kodów PKWiU. 

Obowiązek prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy – kogo dotyczy?

W Polsce obowiązek prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej dotyczy wielu branż, ale nie wszystkich. Kto zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie musi jej posiadać? Odpowiedzi na to pytanie szukać należy w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień od obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z treścią tego dokumentu do posiadania kasy fiskalnej zobowiązani są przedsiębiorcy, którzy zajmują się sprzedażą towarów i usług osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym. Od tej ogólnej zasady obowiązują pewne wyłączenia – mogą one dotyczyć konkretnych kategorii produktów czy usług lub całej sprzedaży, pod warunkiem że przedsiębiorca w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył ustawowego limitu.

Wyłączenia: od jakiej kwoty kasa fiskalna?

Zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej obejmują przedsiębiorców, którzy nie prowadzą działalności na zbyt dużą skalę. Traktuje na ten temat paragraf 3 wspomnianego już rozporządzenia, który przewiduje zwolnienie dla:

● „podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20000 zł;

● podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2023 roku dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20000 zł”.

Kto musi obowiązkowo mieć kasę fiskalną?

Ustawodawca zaznacza jednocześnie, że z przewidzianych w przepisach zwolnień nie może skorzystać każdy przedsiębiorca. Istnieje bowiem stosunkowo szeroki katalog towarów i usług, które objęte są obowiązkiem ewidencjonowania przy pomocy kasy fiskalnej. Mowa chociażby o dostawach gazu płynnego, części do silników, nadwozi do pojazdów silnikowych, przyczep i naczep, komputerów i wyrobów elektronicznych, wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% czy perfum i wód toaletowych.

O zwolnieniu z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie zapomnieć mogą również m.in.: przedsiębiorcy świadczący usługi przewozów pasażerskich, taksówkarze, zajmujący się naprawą pojazdów silnikowych oraz motorowerów, prawnicy, doradcy podatkowi, salony fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, a także podmioty świadczące usługi związane z wyżywieniem.

Mając na uwadze powyższe, przed rejestracją działalności warto się upewnić, czy planowane przedsięwzięcie biznesowe pozwoli na korzystanie ze zwolnienia, czy wręcz przeciwnie – niezależnie od skali sprzedaży wymagać będzie ewidencjonowania na kasie fiskalnej.