Kiedy uznać laptopa za środek trwały?

By odpowiedzieć sobie na pytanie, czy laptop powinien być środkiem trwałym, zajrzeć należy do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, która w art. 22a definiuje, jak należy rozumieć środki trwałe:

Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2) maszyny, urządzenia i środki transportu,

3) inne przedmioty

– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Z powyższego zapisu ustawy jasno wynika, że kluczową rolę przy definiowaniu laptopa jako środek trwały odgrywają:

● wartość początkowa – laptop powinien być zakwalifikowany jako środek trwały, jeśli jego wartość początkowa przekracza 10 000 zł netto dla czynnych podatników VAT. W przypadku podmiotów zwolnionych z VAT wartość ta powinna być wyrażona w kwocie brutto;

● okres użytkowania – laptop musi być przeznaczony do użytkowania w firmie przez co najmniej rok. Jeśli przewidywany czas użytkowania jest krótszy, zakup nie kwalifikuje się jako środek trwały. 

Jak ująć zakup w ewidencji?

Po ustaleniu, czy zakup laptopa wpisuje się w definicję środka trwałego, konieczne jest prawidłowe ujęcie zrealizowanego zakupu w księgach.

Zakup laptopa powinien być udokumentowany fakturą VAT lub rachunkiem. Paragon nie jest wystarczający do ujęcia wydatku w ewidencji.

Jeśli wartość laptopa nie przekracza 10 000 zł i jest przeznaczony do użytkowania dłużej niż rok, można go ująć w kosztach uzyskania przychodów. W Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) należy wykazać go w kolumnie „13 – Pozostałe wydatki”. Nie dokonuje się wówczas dla niego odpisów amortyzacyjnych. Jeśli zakupiony laptop można uznać za środek trwały, wprowadza się go do ewidencji i dokonuje dla niego odpisów amortyzacyjnych.

Czy wartość laptopa wpływa na metodę amortyzacji?

Wartość laptopa ma istotny wpływ na wybór metody oraz okresu amortyzacji. Przedsiębiorcy powinni dokładnie rozważyć te aspekty przy zakupie sprzętu, aby maksymalnie wykorzystać możliwości podatkowe związane z amortyzacją.

Laptop, którego wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł netto, może być amortyzowany jednorazowo lub w sposób standardowy. Jeśli wartość przekracza tę kwotę, przedsiębiorca musi stosować standardowe metody amortyzacji.

Dla sprzętu o wartości do 10 000 zł istnieje możliwość dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu przyjęcia laptopa do użytkowania. To rozwiązanie jest korzystne dla firm, które chcą szybko zaliczyć wydatki w koszty uzyskania przychodów.

Dla laptopów o wartości przekraczającej 10 000 zł stosuje się metodę liniową z określoną stawką amortyzacyjną, która dla sprzętu komputerowego wynosi zazwyczaj 30% rocznie. W przypadku laptopów o wartości poniżej 25 000 zł istnieje możliwość zastosowania indywidualnych stawek amortyzacyjnych, które mogą wynosić do 50% rocznie, jeśli spełnione są określone warunki.