05-06-2025
Dokument OT – co to jest i jak prawidłowo przyjąć środek trwały do ewidencji?
Zakupiłeś sprzęt do firmy albo odebrałeś maszynę po leasingu i nie wiesz, jak to formalnie rozliczyć? Z pomocą przychodzi dokument OT, który pozwala wprowadzić środek trwały do ewidencji firmowej. W tym artykule wyjaśniamy, co to jest dokument OT, kiedy trzeba go sporządzić i jak to zrobić krok po kroku.
Czym jest dokument OT?
Skrót OT oznacza „otrzymanie środka trwałego”. To dokument wewnętrzny, który potwierdza, że dany składnik majątku został wprowadzony do użytkowania w firmie i powinien być ujęty w ewidencji środków trwałych.
Dokument OT jest szczególnie istotny w przypadku firm prowadzących pełną księgowość, ponieważ stanowi podstawę do rozpoczęcia amortyzacji. Ale nawet w uproszczonej księgowości warto go mieć – porządkuje dokumentację i ułatwia rozliczenia.
Podstawa prawna dokumentu OT to:
● art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości – definicja środka trwałego,
● art. 28 ust. 1 pkt 1 – zasady wyceny środka trwałego,
● art. 32 – sposób amortyzacji środków trwałych.
Szczegóły dotyczące dokumentacji wynikają także z przepisów podatkowych (ustawy o PIT, CIT) oraz rozporządzeń dotyczących ewidencji środków trwałych.
Czy mikroprzedsiębiorcy muszą tworzyć dokument OT?
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i wybrałeś uproszczoną księgowość (KPiR), formalnie nie masz obowiązku sporządzania dokumentu OT. W praktyce jednak jego przygotowanie jest bardzo pomocne. Dzięki niemu łatwiej udokumentujesz, że dany sprzęt należy do majątku firmy, co może być przydatne np. przy kontroli z urzędu skarbowego. Dokument OT ułatwia też późniejszą sprzedaż, likwidację czy przekazanie środka trwałego.
Kiedy trzeba sporządzić dokument OT?
Dokument OT wystawia się w sytuacjach, gdy firma nabywa składnik majątku spełniający warunki uznania za środek trwały. Co to oznacza?
Warunki uznania środka trwałego:
● przewidywany okres użytkowania dłuższy niż 1 rok,
● przeznaczenie na potrzeby działalności gospodarczej,
● kompletność i zdatność do użycia,
● wartość początkowa wyższa niż 10 000 zł netto (od 2023 r.; zgodnie z ustawami o PIT i CIT).
Jeśli składnik majątku spełnia te kryteria, musisz ująć go w ewidencji środków trwałych i rozpocząć jego amortyzację.
Przed tym krokiem należy sporządzić dokument OT.
Najczęstsze sytuacje, w których potrzebny jest OT:
● zakup sprzętu, maszyn, samochodów (np. komputer za 12 000 zł netto),
● wykup pojazdu po leasingu operacyjnym,
● przekazanie prywatnego majątku do firmy.
Pamiętaj, że dokument OT może dotyczyć także wartości niematerialnych i prawnych, jeśli są amortyzowane.
Kiedy wystawić OT?
Dokument OT należy przygotować przed rozpoczęciem amortyzacji – najlepiej do końca miesiąca, w którym środek trwały został oddany do używania.
Jak sporządzić dokument OT?
Dokument OT nie ma urzędowego wzoru, ale jego treść powinna zawierać określone elementy. Większość programów księgowych oferuje gotowe szablony, z których warto korzystać.
Co powinno się znaleźć w dokumencie OT?
● dane środka trwałego (nazwa, numer inwentarzowy),
● data przyjęcia do użytkowania,
● wartość początkowa (np. z faktury zakupowej, kosztów dodatkowych),
● stawka i metoda amortyzacji,
● podpisy osób odpowiedzialnych (sporządzającej i zatwierdzającej dokument).
Do dokumentu warto dołączyć fakturę zakupu, protokół odbioru lub inne dokumenty potwierdzające, że środek trwały jest kompletny i gotowy do użytku.
Co jeszcze warto wiedzieć o przyjęciu środka trwałego?
Dokument OT powinien zawierać faktyczną datę przyjęcia środka trwałego do użytkowania, co ma wpływ na prawidłowe ustalenie daty rozpoczęcia amortyzacji. W praktyce oznacza to, że data wystawienia dokumentu OT może być późniejsza niż data faktycznego przyjęcia środka trwałego, ale nie można formalnie „cofnąć” daty przyjęcia i wprowadzić OT z datą wcześniejszą niż rzeczywista.
Wartość początkowa środka trwałego to nie tylko cena zakupu. Wlicza się tu również:
● koszty transportu i montażu,
● ubezpieczenie przed rozpoczęciem użytkowania,
● inne wydatki niezbędne do przygotowania do użycia.
Potrzebujesz środków na zakup sprzętu do firmy?
Zakup nowego sprzętu czy pojazdu to spory wydatek – zwłaszcza jeśli płatności od kontrahentów opóźniają się o 30 czy 60 dni. Jeśli chcesz mieć pieniądze na zakup środków trwałych i jednocześnie zachować płynność finansową, skorzystaj z eFaktoringu NFG. Zamień faktury na gotówkę i realizuj inwestycje wtedy, gdy Twoja firma tego potrzebuje.
