Blog
16-03-2026
Mikrofirmy i nowe technologie: oszczędność czasu versus rachunek kosztów
Brak potrzeby i wysokie koszty wdrożenia to najczęstsze powody rezygnacji z zaawansowanych rozwiązań, takich jak sztuczna inteligencja, systemy CRM czy e-fakturowanie. Badanie NFG „Dojrzałość technologiczna mikrofirm” pokazuje, że tylko co trzecia mikrofirma jest cyfrowo zaawansowana, a pozostałe korzystają (lub nawet nie) tylko z podstawowych narzędzi pracy. Jasne strony wdrożenia nowych technologii to automatyzacja i oszczędność czasu. Ciemne: dodatkowe inwestycje i obowiązki. Zdaniem ekspertów, w mikrofirmach nikt nie chce czekać na zysk, więc jeśli koszty są teraz, a efekty w przyszłości – entuzjazm szybko stygnie.
W mikrofirmach technologia nie jest strategią, tylko prostym rachunkiem: ile czasu odzyskam, ile to będzie kosztować i kiedy zobaczę efekt. Dlatego większość mikroprzedsiębiorców nie wdraża nowych rozwiązań. Ci, którzy to zrobili, dostrzegają zarówno zalety, jak i wady swojej decyzji – takie wnioski płyną z badania „Dojrzałość technologiczna mikrofirm”, zrealizowanego przez IMAS International na zlecenie firmy faktoringowej NFG.
Wynika z niego, że zaledwie 31 proc. najmniejszych firm korzysta z zaawansowanych rozwiązań, takich jak sztuczna inteligencja, systemy CRM czy e-fakturowanie. Co druga używa jedynie podstawowych narzędzi, a co szósta nie używa ich wcale.
W opinii technologicznych sceptyków przeważają argumenty o braku przydatności cyfrowych rozwiązań. Na pytanie, dlaczego nie wdrożyli takich innowacji, 47 proc. respondentów wskazuje odpowiedź: „nowe technologie nie są nam potrzebne w codziennych pracach”. Na kolejnych miejscach pojawiają się wysokie koszty wdrożenia (27 proc.) i dostępu/abonamentów (21 proc.). Dalej są: długi czas zwrotu z inwestycji (16 proc.), wydatki na szkolenia dla pracowników (12 proc.), bezpieczeństwo/RODO (12 proc.) oraz brak zaufanego partnera IT (11 proc.).
– Nie znaczy to jednak, że mikrofirmy boją się technologii. One zwyczajnie nie chcą ponosić kosztów niepewnego zwrotu i ryzyka organizacyjnego. Bo choć najczęściej oficjalnie wskazywanym powodem jest brak potrzeby, to za kulisami dużą rolę odgrywają wydatki związane z samym wdrożeniem i szkoleniem dla pracowników – komentuje Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG i serwisu Fakturatka.pl.
Podobne argumenty od przedstawicieli MŚP słyszeli w 2024 roku autorzy badania ”Advancing The Digital Transformation of Polish Enterprises” (Wzmocnienie cyfrowej transformacji polskich przedsiębiorstw). Projekt Ministerstwa Rozwoju i Technologii i KPMG ujawnił, że większość firm, które nie chcą wprowadzać takich rozwiązań, tłumaczyła to właśnie brakiem identyfikowanej potrzeby, a jako przeszkodę wymieniała brak środków finansowych.
W gąszczu barier i wymówek funkcjonują jednak przedsiębiorcy, którzy odważnie podążają drogą cyfryzacji. To garstka 31 proc. mikrofirm, które postanowiły wdrożyć innowacyjne rozwiązania, a dziś dostrzegają zalety tej decyzji.
– Główną korzyścią, jaką wskazuje 41 procent przedsiębiorców, którzy dokonali wdrożenia, jest automatyzacja powtarzalnych zadań i oszczędność czasu. Tuż za nią znajdują się: ułatwienie analizy danych i podejmowania decyzji oraz „twarda” ekonomia, czyli optymalizacja kosztów i budżetowanie. Ale tylko co dziesiąty przedsiębiorca przyznaje, że cyfryzacja jest dla niego elementem przewagi konkurencyjnej – wymienia Emanuel Nowak.
Przedsiębiorców spytano, jak oceniają poziom korzystania z nowoczesnych technologii w swojej firmie na tle innych firm na rynku działających w tej samej branży. Tylko niecałe 11 proc. z nich przyznało, że przodują pod tym względem na tle konkurencji. Dwie trzecie deklaruje, że korzysta z narzędzi cyfrowych na wielu polach, ale wciąż dostrzega możliwość dalszego rozwoju. Z kolei 24 proc. odstaje cyfrowo od swoich konkurentów.
Ale wdrożenie w mikrofirmie zaawansowanych narzędzi rzadko kiedy kończy się na jednym zakupie. Najczęściej wskazywanym skutkiem ubocznym jest konieczność ponoszenia dalszych inwestycji finansowych i czasowych (29 proc.). Na drugim miejscu pojawiają się nowe obowiązki (26 proc.), w tym kwestie zabezpieczeń (co de facto też wiąże się z kosztami), zaś nieco dalej – ryzyko błędu (19 proc.).
Pytanie, które stawiają sobie mikroprzedsiębiorcy, brzmi: „czy to się opłaciło?”. 22 proc mikrofirm przyznaje, że wciąż czeka na efekty. 17 proc. ubolewa, że wdrożone technologie nie przyniosły nowych klientów, a w 16 proc. wdrożeń koszty inwestycji nie zwróciły się.
– Wiadomo, że na efekty trzeba trochę poczekać, a samą technologię warto rozpatrywać w kategorii inwestycji, nie kosztów. Musimy jednak zrozumieć logikę mikrofirmy: jeśli wydatki są dziś, a zysk ma nastąpić w bliżej nieokreślonej przyszłości, to entuzjazm szybko stygnie. Najbardziej demotywujące nie są błędy, na które wskazuje prawie co piąty przedsiębiorca, ile właśnie rozjazd czasowy: inwestuję dziś, dokładam kolejne moduły, a efektu biznesowego nie widać. To klasyczny problem wdrożeń w małych firmach – dodaje ekspert NFG.
Cyfrowa transformacja mikroprzedsiębiorstw jest procesem stopniowym, a decyzje o wdrożeniu nowych rozwiązań wynikają z pragmatycznego podejścia do biznesu. Przyszłość należy jednak do tych, którzy w technologii nie będą szukać oszczędności, ale sposobu na budowanie przewagi biznesowej i rozwoju.
O badaniu:
Ogólnopolskie badanie „Dojrzałość technologiczna mikrofirm” zostało zrealizowane przez IMAS International na zlecenie firmy faktoringowej NFG, w październiku 2025 r., na próbie N=507 mikrofirm, techniką CAWI.
1 https://www.gov.pl/web/ai/bariery-w-transformacji-cyfrowej-msp--diagnoza-i-segmentacja-przedsiebiorcow
Wynika z niego, że zaledwie 31 proc. najmniejszych firm korzysta z zaawansowanych rozwiązań, takich jak sztuczna inteligencja, systemy CRM czy e-fakturowanie. Co druga używa jedynie podstawowych narzędzi, a co szósta nie używa ich wcale.
Brak potrzeby, wysokie koszty i zyski w przyszłości
W opinii technologicznych sceptyków przeważają argumenty o braku przydatności cyfrowych rozwiązań. Na pytanie, dlaczego nie wdrożyli takich innowacji, 47 proc. respondentów wskazuje odpowiedź: „nowe technologie nie są nam potrzebne w codziennych pracach”. Na kolejnych miejscach pojawiają się wysokie koszty wdrożenia (27 proc.) i dostępu/abonamentów (21 proc.). Dalej są: długi czas zwrotu z inwestycji (16 proc.), wydatki na szkolenia dla pracowników (12 proc.), bezpieczeństwo/RODO (12 proc.) oraz brak zaufanego partnera IT (11 proc.).
– Nie znaczy to jednak, że mikrofirmy boją się technologii. One zwyczajnie nie chcą ponosić kosztów niepewnego zwrotu i ryzyka organizacyjnego. Bo choć najczęściej oficjalnie wskazywanym powodem jest brak potrzeby, to za kulisami dużą rolę odgrywają wydatki związane z samym wdrożeniem i szkoleniem dla pracowników – komentuje Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG i serwisu Fakturatka.pl.
Podobne argumenty od przedstawicieli MŚP słyszeli w 2024 roku autorzy badania ”Advancing The Digital Transformation of Polish Enterprises” (Wzmocnienie cyfrowej transformacji polskich przedsiębiorstw). Projekt Ministerstwa Rozwoju i Technologii i KPMG ujawnił, że większość firm, które nie chcą wprowadzać takich rozwiązań, tłumaczyła to właśnie brakiem identyfikowanej potrzeby, a jako przeszkodę wymieniała brak środków finansowych.
Widoczne korzyści: automatyzacja i analityka
W gąszczu barier i wymówek funkcjonują jednak przedsiębiorcy, którzy odważnie podążają drogą cyfryzacji. To garstka 31 proc. mikrofirm, które postanowiły wdrożyć innowacyjne rozwiązania, a dziś dostrzegają zalety tej decyzji.
– Główną korzyścią, jaką wskazuje 41 procent przedsiębiorców, którzy dokonali wdrożenia, jest automatyzacja powtarzalnych zadań i oszczędność czasu. Tuż za nią znajdują się: ułatwienie analizy danych i podejmowania decyzji oraz „twarda” ekonomia, czyli optymalizacja kosztów i budżetowanie. Ale tylko co dziesiąty przedsiębiorca przyznaje, że cyfryzacja jest dla niego elementem przewagi konkurencyjnej – wymienia Emanuel Nowak.
Przedsiębiorców spytano, jak oceniają poziom korzystania z nowoczesnych technologii w swojej firmie na tle innych firm na rynku działających w tej samej branży. Tylko niecałe 11 proc. z nich przyznało, że przodują pod tym względem na tle konkurencji. Dwie trzecie deklaruje, że korzysta z narzędzi cyfrowych na wielu polach, ale wciąż dostrzega możliwość dalszego rozwoju. Z kolei 24 proc. odstaje cyfrowo od swoich konkurentów.
Ciemne strony: „technologia wystawia nam rachunek”
Ale wdrożenie w mikrofirmie zaawansowanych narzędzi rzadko kiedy kończy się na jednym zakupie. Najczęściej wskazywanym skutkiem ubocznym jest konieczność ponoszenia dalszych inwestycji finansowych i czasowych (29 proc.). Na drugim miejscu pojawiają się nowe obowiązki (26 proc.), w tym kwestie zabezpieczeń (co de facto też wiąże się z kosztami), zaś nieco dalej – ryzyko błędu (19 proc.).
Pytanie, które stawiają sobie mikroprzedsiębiorcy, brzmi: „czy to się opłaciło?”. 22 proc mikrofirm przyznaje, że wciąż czeka na efekty. 17 proc. ubolewa, że wdrożone technologie nie przyniosły nowych klientów, a w 16 proc. wdrożeń koszty inwestycji nie zwróciły się.
– Wiadomo, że na efekty trzeba trochę poczekać, a samą technologię warto rozpatrywać w kategorii inwestycji, nie kosztów. Musimy jednak zrozumieć logikę mikrofirmy: jeśli wydatki są dziś, a zysk ma nastąpić w bliżej nieokreślonej przyszłości, to entuzjazm szybko stygnie. Najbardziej demotywujące nie są błędy, na które wskazuje prawie co piąty przedsiębiorca, ile właśnie rozjazd czasowy: inwestuję dziś, dokładam kolejne moduły, a efektu biznesowego nie widać. To klasyczny problem wdrożeń w małych firmach – dodaje ekspert NFG.
Cyfrowa transformacja mikroprzedsiębiorstw jest procesem stopniowym, a decyzje o wdrożeniu nowych rozwiązań wynikają z pragmatycznego podejścia do biznesu. Przyszłość należy jednak do tych, którzy w technologii nie będą szukać oszczędności, ale sposobu na budowanie przewagi biznesowej i rozwoju.
O badaniu:
Ogólnopolskie badanie „Dojrzałość technologiczna mikrofirm” zostało zrealizowane przez IMAS International na zlecenie firmy faktoringowej NFG, w październiku 2025 r., na próbie N=507 mikrofirm, techniką CAWI.
1 https://www.gov.pl/web/ai/bariery-w-transformacji-cyfrowej-msp--diagnoza-i-segmentacja-przedsiebiorcow
