Blog
22-01-2026
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym on jest?
Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma teleinformatyczna, która od 2026 roku fundamentalnie zmieni sposób wystawiania i przechowywania faktur w Polsce. System został zaprojektowany z myślą o uszczelnieniu systemu podatkowego i przeciwdziałaniu oszustwom VAT, ale przyniesie również wymierne korzyści przedsiębiorcom – od szybszego zwrotu VAT po automatyzację procesów księgowych.
Spis treści:
1. Najważniejsze terminy – kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
2. Czym jest faktura ustrukturyzowana?
3. 5 najważniejszych korzyści z wdrożenia KSeF
4. Kary za nieprawidłowości – ile możesz stracić?
5. Które dokumenty trafiają do KSeF, a które nie?
6. Jak wystawić pierwszą fakturę w KSeF?
7. Przygotowanie firmy do KSeF – 7-etapowy plan działania
8. Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów
9. Tryb offline – co zrobić, gdy KSeF nie działa?
10. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
11. Twój plan działania
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie dotyczył przedsiębiorstw, które w 2025 roku osiągnęły przychód powyżej 200 mln zł. To właśnie ta grupa jako pierwsza zostanie objęta koniecznością korzystania z systemu.
Kolejny etap rozpocznie się 1 kwietnia 2026 roku. Od tego dnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT, o ile ich miesięczna sprzedaż przekracza 10 000 zł.
Następnie, od 1 stycznia 2027 roku, do systemu zostaną włączeni także mikroprzedsiębiorcy, czyli firmy o miesięcznej sprzedaży poniżej 10 000 zł. Tego samego dnia, czyli również 1 stycznia 2027 roku, zacznie obowiązywać system kar za uchybienia związane z KSeF. Odtąd wszystkie przedsiębiorstwa — bez względu na skalę działalności — będą musiały przestrzegać pełnych zasad funkcjonowania systemu.
Uwaga: Nawet jeśli Twoja firma dopiero w 2027 roku będzie musiała wystawiać faktury w KSeF, od 1 lutego 2026 roku musisz umieć odbierać faktury ustrukturyzowane wystawione przez większych kontrahentów.
Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany wyłącznie przez KSeF, zapisany w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną określoną przez Ministerstwo Finansów. W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur (papierowych czy PDF-ów), faktura ustrukturyzowana:
● Ma jednolity format – wszystkie firmy w Polsce używają tego samego wzoru
● Otrzymuje unikalny numer referencyjny – każdy dokument można precyzyjnie zidentyfikować w systemie
● Jest automatycznie walidowana – system sprawdza, czy zawiera wszystkie wymagane pola
● Trafia natychmiast do odbiorcy – nie ma ryzyka, że faktura "zaginie" w mailu
Ustawa o VAT wyróżnia obecnie trzy formy faktur:
1. Faktury papierowe
2. Faktury elektroniczne (np. PDF)
3. Faktury ustrukturyzowane (tylko przez KSeF)
1. Zwrot VAT o 20 dni szybciej
Termin zwrotu podatku skraca się z 60 do 40 dni. To bezpośrednie wsparcie dla płynności finansowej Twojej firmy.
Przykład: Jeśli regularnie czekasz na zwrot 50 000 zł VAT, teraz otrzymasz te środki prawie 3 tygodnie wcześniej. W skali roku to znacząca poprawa cash flow.
2. Koniec z "faktura nie dotarła"
Każda faktura wystawiona w KSeF natychmiast staje się dostępna dla odbiorcy w systemie. Eliminujesz problemy z:
● Spam folderami
● Przypadkowo usuniętymi załącznikami
● Wymówkami kontrahentów
3. Automatyczne przechowywanie przez 10 lat
KSeF przejmuje obowiązek archiwizacji faktur. Nie musisz:
● Budować własnych serwerów do przechowywania dokumentów
● Martwić się o backup danych
● Odpowiadać na żądania urzędów (mają bezpośredni dostęp do systemu)
4. Automatyzacja księgowości
System zastępuje niedoskonałe rozwiązania OCR. Faktury ustrukturyzowane:
● Trafiają bezpośrednio do Twojego programu księgowego
● Nie wymagają ręcznego przepisywania danych
● Eliminują błędy spowodowane nieczytelnym pismem czy złej jakości skanami
W praktyce: Jeśli wystawiasz 200 faktur miesięcznie, oszczędzasz nawet kilkadziesiąt godzin pracy księgowej.
5. Jeden standard dla całego kraju
Wszystkie faktury wyglądają identycznie i zawierają ten sam zestaw pól. To oznacza:
● Łatwiejsze wyszukiwanie informacji
● Szybsze przetwarzanie dokumentów
● Prostszą integrację z systemami IT
● Mniej błędów przy księgowaniu
-czym-on-jest/Zrzut-ekranu-2026-01-22-151526-(1).png.aspx?width=1000&height=780&stamp=639046928199670000 "Zrzut-ekranu-2026-01-22-151526-(1).png")
Od 1 stycznia 2027 roku urzędy będą nakładać kary za:
W przypadku uchybień związanych z korzystaniem z KSeF przewidziano konkretne kary finansowe. Niewystawienie faktury w systemie może skutkować nałożeniem sankcji sięgającej nawet 100% kwoty VAT widniejącej na tej fakturze. Taka sama wysokość kary może zostać zastosowana w sytuacji, gdy faktura zostanie wystawiona z opóźnieniem lub będzie zawierała błędy — każde z tych uchybień również może oznaczać sankcję do 100% VAT.
Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca wystawi fakturę bez VAT poza KSeF, kara może wynieść do 18,7% wartości całej faktury. Oznacza to, że zarówno dokumenty z podatkiem, jak i bez niego, muszą być prawidłowo i terminowo wprowadzone do systemu, aby uniknąć sankcji.
Ważne zasady:
● Kara nakładana jest za każdą nieprawidłową fakturę osobno
● Urząd wydaje decyzję natychmiast, bez wcześniejszych wezwań
● Masz 14 dni na zapłatę od doręczenia decyzji
● Rok 2026 to okres bez kar – czas na naukę i testy
Przykład: Jeśli wystawiasz 100 faktur miesięcznie i zapomisz przesłać 5 z nich do KSeF, możesz otrzymać 5 osobnych decyzji o karach. Przy średniej wartości VAT 500 zł na fakturę to nawet 2 500 zł kar miesięcznie.
Musisz przesyłać przez KSeF:
● Faktury VAT (krajowe i eksportowe)
● Faktury VAT marża
● Faktury zaliczkowe
● Faktury końcowe
● Faktury korygujące
● Faktury do paragonu
● Faktury bez VAT
Nie przesyłasz przez KSeF:
● Faktury VAT RR (decyduje rolnik-sprzedawca; może wybrać tradycyjną formę)
● Dokumenty, które całkowicie znikną z obiegu:
o Noty korygujące (zastąpią je faktury korygujące)
o Duplikaty faktur (dokumenty zawsze dostępne w systemie)
o Faktury z kas fiskalnych (zastąpią je faktury ustrukturyzowane)
o Pro formy (nigdy nie miały statusu faktury)
Praktyczna rada: Przejrzyj wszystkie rodzaje dokumentów, które obecnie wystawiasz. Sprawdź, które trzeba będzie dostosować do KSeF, a które całkowicie wyeliminować z obiegu.
Krok 1: Wybierz narzędzie do fakturowania
Masz trzy opcje:
A) Komercyjne oprogramowanie księgowe
● Integracja przez API
● Zaawansowane funkcje automatyzacji
● Wsparcie techniczne
B) Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów
● Aplikacja Podatnika KSeF (przeglądarka)
● e-Mikrofirma (dla JDG)
● Aplikacja mobilna KSeF
C) Platforma EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów)
● Jeśli już korzystasz z EOD, sprawdź dostępność modułu KSeF
Krok 2: Uzyskaj certyfikat KSeF
Od 1 listopada 2025 roku obowiązują nowe certyfikaty. Pobierz go na oficjalnej stronie KSeF.
Certyfikaty z KSeF 1.0 straciły ważność 31 października 2025 roku.
Krok 3: Wygeneruj token autoryzacyjny
Token to 40-cyfrowy ciąg znaków umożliwiający zalogowanie. Możesz nadać różne uprawnienia:
● Wystawianie faktur
● Przeglądanie dokumentów
● Zarządzanie użytkownikami
Krok 4: Wystaw fakturę
1. Wprowadź dane zgodnie ze wzorem faktury
2. System automatycznie waliduje dokument
3. Po akceptacji faktura otrzymuje numer referencyjny
4. Dokument trafia natychmiast do odbiorcy
Krok 5: Pobierz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru)
To potwierdzenie, że faktura została przyjęta przez system.
-czym-on-jest/ksef2.png.aspx?width=1000&height=863&stamp=639046928199670000 "ksef2.png")
Etap 1: Audyt procesów (2-4 tygodnie)
Co zrobić:
● Zweryfikuj obecne procedury fakturowania
● Policz, ile faktur wystawiasz i otrzymujesz miesięcznie
● Sprawdź, które działy będą dotknięte zmianą (księgowość, IT, logistyka, sprzedaż)
Pytania do rozważenia:
● Jak długo trwa obecnie wystawienie jednej faktury?
● Ile osób obsługuje proces fakturowania?
● Jakie narzędzia używasz do księgowania?
Etap 2: Wybór rozwiązania IT (2-3 tygodnie)
Co zrobić:
● Zdecyduj, czy korzystasz z komercyjnego oprogramowania, czy darmowych narzędzi MF
● Sprawdź, czy Twój obecny program księgowy obsługuje KSeF
● Oceń koszty wdrożenia vs. korzyści z automatyzacji
Dla firm korzystających z platformy EOD: Większość systemów EOD ma wbudowane moduły integracji z KSeF – to najprostsze rozwiązanie.
Etap 3: Weryfikacja danych (1-2 tygodnie)
Co zrobić:
● Zaktualizuj bazę kontrahentów (NIP, adresy, numery kont)
● Sprawdź dane własnej firmy w systemach
● Usuń zduplikowane lub nieaktualne wpisy
Częsty błąd: Nieaktualne dane kontrahentów powodują odrzucenie faktur przez system.
Etap 4: Szkolenie zespołu (3-4 tygodnie)
Program szkoleń powinien obejmować:
● Obsługę wybranego oprogramowania (4-8 godzin)
● Wystawianie faktur zgodnych ze wzorem (2-4 godziny)
● Znajomość przepisów i terminów (2 godziny)
● Zarządzanie uprawnieniami użytkowników (2 godziny)
Kto wymaga szkolenia:
● Księgowi (najintensywniej)
● Dział logistyki
● Obsługa klienta
● Zespół IT
Praktyczna rada: Wielu producentów oprogramowania oferuje szkolenia w pakiecie. Sprawdź tę opcję przed wyborem zewnętrznej firmy szkoleniowej.
Etap 5: Testy systemu (4-6 tygodni)
Ministerstwo Finansów planuje oficjalne testy w III lub IV kwartale 2025 roku. Przygotuj się na ten termin.
Co testować:
● Wystawianie różnych typów faktur (VAT, zaliczkowe, korygujące)
● Odbieranie dokumentów od kontrahentów
● Nadawanie uprawnień pracownikom
● Poprawność walidacji dokumentów
● Działanie w trybie offline (symulacja awarii)
Częsty błąd: Firmy testują tylko podstawowe scenariusze. Sprawdź też przypadki brzegowe – faktury korygujące, dokumenty do paragonu, faktury bez VAT.
Etap 6: Dostosowanie procedur (2-3 tygodnie)
Co zmodyfikować:
● Instrukcje wystawiania faktur
● Proces dekretowania dokumentów
● Zasady nadawania dostępów do systemu
● Procedury archiwizacji (część obowiązków przejmuje KSeF)
Etap 7: Uruchomienie i monitoring (ciągły proces)
Pierwsze tygodnie po wdrożeniu:
● Codziennie sprawdzaj, czy wszystkie faktury trafiają do systemu
● Monitoruj błędy walidacji
● Reaguj na problemy zespołu
● Zbieraj feedback od pracowników
W ramach KSeF dostępnych jest kilka narzędzi, które przedsiębiorcy mogą dobrać do swoich potrzeb. Aplikacja Podatnika KSeF jest rozwiązaniem przeznaczonym dla wszystkich firm, niezależnie od wielkości. Umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur, a także zarządzanie uprawnieniami. To dobre narzędzie dla przedsiębiorstw, które mają podstawowe potrzeby związane z obsługą faktur elektronicznych.
Dla jednoosobowych działalności gospodarczych przygotowano e‑Mikrofirmę. To rozwiązanie szczególnie przydatne mikroprzedsiębiorcom, którzy wystawiają niewielką liczbę faktur. Umożliwia tworzenie faktur krajowych oraz prowadzenie prostej ewidencji VAT.
Z kolei aplikacja mobilna została stworzona z myślą o przedsiębiorcach, którzy często są w trasie i potrzebują dostępu do faktur z telefonu. Dzięki niej można zarówno wystawiać, jak i odbierać faktury w dowolnym miejscu, co szczególnie docenią firmy, które oczekują mobilności i szybkiego dostępu do dokumentów.
Ważne: Aplikacja mobilna działa tylko w wersji produkcyjnej – każda wystawiona faktura jest prawdziwym dokumentem.
-czym-on-jest/Zrzut-ekranu-2026-01-22-151642-(1).png.aspx?stamp=639046928199670000 "Zrzut-ekranu-2026-01-22-151642-(1).png")
KSeF, jak każdy system teleinformatyczny, może ulec awarii. Ministerstwo Finansów przygotowało tryb offline, który umożliwia wystawianie faktur bez dostępu do sieci.
Jak działa tryb offline:
1. Wystawiasz fakturę w swoim programie księgowym
2. Zapisujesz dokument lokalnie w formacie XML
3. Najpóźniej następnego dnia roboczego przesyłasz fakturę do KSeF
Ważne: Nie możesz zwlekać z przesłaniem faktury – termin to kolejny dzień roboczy od wystawienia dokumentu.
Przykład: Wystawiasz fakturę w piątek wieczorem, gdy KSeF jest niedostępny. Najpóźniej w poniedziałek musisz przesłać dokument do systemu.
Według danych z sierpnia 2025 roku tylko 11% firm rozpoczęło działania wdrożeniowe związane z KSeF. To pokazuje, jak niewiele przedsiębiorstw jest gotowych na nadchodzące zmiany.
Rozważ outsourcing, jeśli:
● Nie masz zespołu IT zdolnego do integracji systemów
● Wystawiasz powyżej 500 faktur miesięcznie
● Korzystasz ze złożonych procesów fakturowania (faktury zaliczkowe, korygujące, VAT marża)
● Chcesz zminimalizować ryzyko kar od stycznia 2027
● Potrzebujesz kompleksowych szkoleń dla zespołu
Czego szukać w firmie wdrożeniowej:
1. Doświadczenie z konkretnym oprogramowaniem – upewnij się, że firma zna program, którego używasz
2. Referencje – sprawdź, ile wdrożeń KSeF firma już przeprowadziła
3. Wsparcie posprzedażowe – co się stanie, gdy po wdrożeniu pojawią się problemy?
4. Szkolenia w pakiecie – czy firma oferuje przeszkolenie Twojego zespołu?
Nie czekaj do ostatniej chwili – im bliżej terminu, tym trudniej znaleźć dostępnego partnera i tym wyższe ceny usług.
KSeF to nieunikniona zmiana, która w perspektywie lat przyniesie wymierne korzyści. Ważne jest wczesne rozpoczęcie przygotowań.
Twój harmonogram wdrożenia:
Do końca 2025 roku przedsiębiorcy powinni wybrać odpowiednie oprogramowanie, uzyskać niezbędny certyfikat oraz rozpocząć pierwsze testy działania systemu. To etap przygotowawczy, który pozwala spokojnie wejść w kolejny rok z działającą infrastrukturą.
Na początku, w styczniu 2026 roku, przyjdzie czas na szkolenia zespołu i dostosowanie firmowych procedur do pracy z KSeF. To ważny krok, ponieważ od lutego część firm zacznie już obowiązkowo korzystać z systemu.
Od lutego 2026 roku rozpocząć wystawianie faktur w KSeF muszą przedsiębiorstwa, których przychód przekroczył 200 mln zł w roku poprzednim. To pierwsza grupa objęta obowiązkiem. W marcu 2026 przewidziano okres finalnych testów, tak aby kolejne firmy mogły sprawnie wejść do systemu.
Właśnie od kwietnia 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie pozostałych podatników, czyli większość przedsiębiorców wystawiających faktury. Przez cały rok 2026 firmy mają czas na naukę obsługi systemu i dopracowanie procesów — bez ryzyka nałożenia kar.
Od 1 stycznia 2027 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich, włącznie z mikroprzedsiębiorcami, a jednocześnie zaczną obowiązywać kary za uchybienia.
Rozpocznij działania już dziś, aby uniknąć presji czasu i kosztownych błędów.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to moment, w którym szczególnie ważna staje się płynność finansowa. Skrócenie terminu zwrotu VAT do 40 dni to dobra wiadomość, ale w okresie przejściowym możesz potrzebować dodatkowego wsparcia kapitałowego.
Jako pierwszy w Polsce stworzyliśmy w 100% online'owy faktoring.
Dzięki eFaktoringowi NFG:
● Finansujemy 100% wartości faktury – otrzymujesz pełną kwotę na konto
● Wypłata nawet w 5 minut – nie czekasz tygodniami na decyzję
● Proces w pełni online – wszystko załatwisz przez System Obsługi Finansowania
● Bez ukrytych opłat – przejrzyste warunki od początku
● Limit odnawialny do 300 000 zł
Potrzebujesz zainwestować w nowe oprogramowanie do obsługi KSeF? A może szkolenia dla zespołu? Dzięki Fakturatce:
● Płatność rozłożysz na raty
● 100% online – Umowę zatwierdzasz SMSem
● Finansujemy towary, sprzęt i usługi – szerokie zastosowanie
● Bez dodatkowych zabezpieczeń – prosta procedura
Potrzebujesz kapitału na przeprowadzenie wdrożenia KSeF, modernizację systemów IT czy zatrudnienie zewnętrznych konsultantów?
● Szybka decyzja pożczykowa – bez zbędnej biurokracji
● Elastyczne spłaty do 12 rat – dostosowane do możliwości firmy
● 100% online – cały proces przez internet
1. Najważniejsze terminy – kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
2. Czym jest faktura ustrukturyzowana?
3. 5 najważniejszych korzyści z wdrożenia KSeF
4. Kary za nieprawidłowości – ile możesz stracić?
5. Które dokumenty trafiają do KSeF, a które nie?
6. Jak wystawić pierwszą fakturę w KSeF?
7. Przygotowanie firmy do KSeF – 7-etapowy plan działania
8. Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów
9. Tryb offline – co zrobić, gdy KSeF nie działa?
10. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
11. Twój plan działania
Najważniejsze terminy – kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie dotyczył przedsiębiorstw, które w 2025 roku osiągnęły przychód powyżej 200 mln zł. To właśnie ta grupa jako pierwsza zostanie objęta koniecznością korzystania z systemu.
Kolejny etap rozpocznie się 1 kwietnia 2026 roku. Od tego dnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT, o ile ich miesięczna sprzedaż przekracza 10 000 zł.
Następnie, od 1 stycznia 2027 roku, do systemu zostaną włączeni także mikroprzedsiębiorcy, czyli firmy o miesięcznej sprzedaży poniżej 10 000 zł. Tego samego dnia, czyli również 1 stycznia 2027 roku, zacznie obowiązywać system kar za uchybienia związane z KSeF. Odtąd wszystkie przedsiębiorstwa — bez względu na skalę działalności — będą musiały przestrzegać pełnych zasad funkcjonowania systemu.
Uwaga: Nawet jeśli Twoja firma dopiero w 2027 roku będzie musiała wystawiać faktury w KSeF, od 1 lutego 2026 roku musisz umieć odbierać faktury ustrukturyzowane wystawione przez większych kontrahentów.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany wyłącznie przez KSeF, zapisany w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną określoną przez Ministerstwo Finansów. W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur (papierowych czy PDF-ów), faktura ustrukturyzowana:
● Ma jednolity format – wszystkie firmy w Polsce używają tego samego wzoru
● Otrzymuje unikalny numer referencyjny – każdy dokument można precyzyjnie zidentyfikować w systemie
● Jest automatycznie walidowana – system sprawdza, czy zawiera wszystkie wymagane pola
● Trafia natychmiast do odbiorcy – nie ma ryzyka, że faktura "zaginie" w mailu
Ustawa o VAT wyróżnia obecnie trzy formy faktur:
1. Faktury papierowe
2. Faktury elektroniczne (np. PDF)
3. Faktury ustrukturyzowane (tylko przez KSeF)
5 najważniejszych korzyści z wdrożenia KSeF
1. Zwrot VAT o 20 dni szybciej
Termin zwrotu podatku skraca się z 60 do 40 dni. To bezpośrednie wsparcie dla płynności finansowej Twojej firmy.
Przykład: Jeśli regularnie czekasz na zwrot 50 000 zł VAT, teraz otrzymasz te środki prawie 3 tygodnie wcześniej. W skali roku to znacząca poprawa cash flow.
2. Koniec z "faktura nie dotarła"
Każda faktura wystawiona w KSeF natychmiast staje się dostępna dla odbiorcy w systemie. Eliminujesz problemy z:
● Spam folderami
● Przypadkowo usuniętymi załącznikami
● Wymówkami kontrahentów
3. Automatyczne przechowywanie przez 10 lat
KSeF przejmuje obowiązek archiwizacji faktur. Nie musisz:
● Budować własnych serwerów do przechowywania dokumentów
● Martwić się o backup danych
● Odpowiadać na żądania urzędów (mają bezpośredni dostęp do systemu)
4. Automatyzacja księgowości
System zastępuje niedoskonałe rozwiązania OCR. Faktury ustrukturyzowane:
● Trafiają bezpośrednio do Twojego programu księgowego
● Nie wymagają ręcznego przepisywania danych
● Eliminują błędy spowodowane nieczytelnym pismem czy złej jakości skanami
W praktyce: Jeśli wystawiasz 200 faktur miesięcznie, oszczędzasz nawet kilkadziesiąt godzin pracy księgowej.
5. Jeden standard dla całego kraju
Wszystkie faktury wyglądają identycznie i zawierają ten sam zestaw pól. To oznacza:
● Łatwiejsze wyszukiwanie informacji
● Szybsze przetwarzanie dokumentów
● Prostszą integrację z systemami IT
● Mniej błędów przy księgowaniu
Kary za nieprawidłowości – ile możesz stracić?
Od 1 stycznia 2027 roku urzędy będą nakładać kary za:
W przypadku uchybień związanych z korzystaniem z KSeF przewidziano konkretne kary finansowe. Niewystawienie faktury w systemie może skutkować nałożeniem sankcji sięgającej nawet 100% kwoty VAT widniejącej na tej fakturze. Taka sama wysokość kary może zostać zastosowana w sytuacji, gdy faktura zostanie wystawiona z opóźnieniem lub będzie zawierała błędy — każde z tych uchybień również może oznaczać sankcję do 100% VAT.
Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca wystawi fakturę bez VAT poza KSeF, kara może wynieść do 18,7% wartości całej faktury. Oznacza to, że zarówno dokumenty z podatkiem, jak i bez niego, muszą być prawidłowo i terminowo wprowadzone do systemu, aby uniknąć sankcji.
Ważne zasady:
● Kara nakładana jest za każdą nieprawidłową fakturę osobno
● Urząd wydaje decyzję natychmiast, bez wcześniejszych wezwań
● Masz 14 dni na zapłatę od doręczenia decyzji
● Rok 2026 to okres bez kar – czas na naukę i testy
Przykład: Jeśli wystawiasz 100 faktur miesięcznie i zapomisz przesłać 5 z nich do KSeF, możesz otrzymać 5 osobnych decyzji o karach. Przy średniej wartości VAT 500 zł na fakturę to nawet 2 500 zł kar miesięcznie.
Które dokumenty trafiają do KSeF, a które nie?
Musisz przesyłać przez KSeF:
● Faktury VAT (krajowe i eksportowe)
● Faktury VAT marża
● Faktury zaliczkowe
● Faktury końcowe
● Faktury korygujące
● Faktury do paragonu
● Faktury bez VAT
Nie przesyłasz przez KSeF:
● Faktury VAT RR (decyduje rolnik-sprzedawca; może wybrać tradycyjną formę)
● Dokumenty, które całkowicie znikną z obiegu:
o Noty korygujące (zastąpią je faktury korygujące)
o Duplikaty faktur (dokumenty zawsze dostępne w systemie)
o Faktury z kas fiskalnych (zastąpią je faktury ustrukturyzowane)
o Pro formy (nigdy nie miały statusu faktury)
Praktyczna rada: Przejrzyj wszystkie rodzaje dokumentów, które obecnie wystawiasz. Sprawdź, które trzeba będzie dostosować do KSeF, a które całkowicie wyeliminować z obiegu.
Jak wystawić pierwszą fakturę w KSeF?
Krok 1: Wybierz narzędzie do fakturowania
Masz trzy opcje:
A) Komercyjne oprogramowanie księgowe
● Integracja przez API
● Zaawansowane funkcje automatyzacji
● Wsparcie techniczne
B) Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów
● Aplikacja Podatnika KSeF (przeglądarka)
● e-Mikrofirma (dla JDG)
● Aplikacja mobilna KSeF
C) Platforma EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów)
● Jeśli już korzystasz z EOD, sprawdź dostępność modułu KSeF
Krok 2: Uzyskaj certyfikat KSeF
Od 1 listopada 2025 roku obowiązują nowe certyfikaty. Pobierz go na oficjalnej stronie KSeF.
Certyfikaty z KSeF 1.0 straciły ważność 31 października 2025 roku.
Krok 3: Wygeneruj token autoryzacyjny
Token to 40-cyfrowy ciąg znaków umożliwiający zalogowanie. Możesz nadać różne uprawnienia:
● Wystawianie faktur
● Przeglądanie dokumentów
● Zarządzanie użytkownikami
Krok 4: Wystaw fakturę
1. Wprowadź dane zgodnie ze wzorem faktury
2. System automatycznie waliduje dokument
3. Po akceptacji faktura otrzymuje numer referencyjny
4. Dokument trafia natychmiast do odbiorcy
Krok 5: Pobierz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru)
To potwierdzenie, że faktura została przyjęta przez system.
Przygotowanie firmy do KSeF – 7-etapowy plan działania
Etap 1: Audyt procesów (2-4 tygodnie)
Co zrobić:
● Zweryfikuj obecne procedury fakturowania
● Policz, ile faktur wystawiasz i otrzymujesz miesięcznie
● Sprawdź, które działy będą dotknięte zmianą (księgowość, IT, logistyka, sprzedaż)
Pytania do rozważenia:
● Jak długo trwa obecnie wystawienie jednej faktury?
● Ile osób obsługuje proces fakturowania?
● Jakie narzędzia używasz do księgowania?
Etap 2: Wybór rozwiązania IT (2-3 tygodnie)
Co zrobić:
● Zdecyduj, czy korzystasz z komercyjnego oprogramowania, czy darmowych narzędzi MF
● Sprawdź, czy Twój obecny program księgowy obsługuje KSeF
● Oceń koszty wdrożenia vs. korzyści z automatyzacji
Dla firm korzystających z platformy EOD: Większość systemów EOD ma wbudowane moduły integracji z KSeF – to najprostsze rozwiązanie.
Etap 3: Weryfikacja danych (1-2 tygodnie)
Co zrobić:
● Zaktualizuj bazę kontrahentów (NIP, adresy, numery kont)
● Sprawdź dane własnej firmy w systemach
● Usuń zduplikowane lub nieaktualne wpisy
Częsty błąd: Nieaktualne dane kontrahentów powodują odrzucenie faktur przez system.
Etap 4: Szkolenie zespołu (3-4 tygodnie)
Program szkoleń powinien obejmować:
● Obsługę wybranego oprogramowania (4-8 godzin)
● Wystawianie faktur zgodnych ze wzorem (2-4 godziny)
● Znajomość przepisów i terminów (2 godziny)
● Zarządzanie uprawnieniami użytkowników (2 godziny)
Kto wymaga szkolenia:
● Księgowi (najintensywniej)
● Dział logistyki
● Obsługa klienta
● Zespół IT
Praktyczna rada: Wielu producentów oprogramowania oferuje szkolenia w pakiecie. Sprawdź tę opcję przed wyborem zewnętrznej firmy szkoleniowej.
Etap 5: Testy systemu (4-6 tygodni)
Ministerstwo Finansów planuje oficjalne testy w III lub IV kwartale 2025 roku. Przygotuj się na ten termin.
Co testować:
● Wystawianie różnych typów faktur (VAT, zaliczkowe, korygujące)
● Odbieranie dokumentów od kontrahentów
● Nadawanie uprawnień pracownikom
● Poprawność walidacji dokumentów
● Działanie w trybie offline (symulacja awarii)
Częsty błąd: Firmy testują tylko podstawowe scenariusze. Sprawdź też przypadki brzegowe – faktury korygujące, dokumenty do paragonu, faktury bez VAT.
Etap 6: Dostosowanie procedur (2-3 tygodnie)
Co zmodyfikować:
● Instrukcje wystawiania faktur
● Proces dekretowania dokumentów
● Zasady nadawania dostępów do systemu
● Procedury archiwizacji (część obowiązków przejmuje KSeF)
Etap 7: Uruchomienie i monitoring (ciągły proces)
Pierwsze tygodnie po wdrożeniu:
● Codziennie sprawdzaj, czy wszystkie faktury trafiają do systemu
● Monitoruj błędy walidacji
● Reaguj na problemy zespołu
● Zbieraj feedback od pracowników
Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów
W ramach KSeF dostępnych jest kilka narzędzi, które przedsiębiorcy mogą dobrać do swoich potrzeb. Aplikacja Podatnika KSeF jest rozwiązaniem przeznaczonym dla wszystkich firm, niezależnie od wielkości. Umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur, a także zarządzanie uprawnieniami. To dobre narzędzie dla przedsiębiorstw, które mają podstawowe potrzeby związane z obsługą faktur elektronicznych.
Dla jednoosobowych działalności gospodarczych przygotowano e‑Mikrofirmę. To rozwiązanie szczególnie przydatne mikroprzedsiębiorcom, którzy wystawiają niewielką liczbę faktur. Umożliwia tworzenie faktur krajowych oraz prowadzenie prostej ewidencji VAT.
Z kolei aplikacja mobilna została stworzona z myślą o przedsiębiorcach, którzy często są w trasie i potrzebują dostępu do faktur z telefonu. Dzięki niej można zarówno wystawiać, jak i odbierać faktury w dowolnym miejscu, co szczególnie docenią firmy, które oczekują mobilności i szybkiego dostępu do dokumentów.
Ważne: Aplikacja mobilna działa tylko w wersji produkcyjnej – każda wystawiona faktura jest prawdziwym dokumentem.
Tryb offline – co zrobić, gdy KSeF nie działa?
KSeF, jak każdy system teleinformatyczny, może ulec awarii. Ministerstwo Finansów przygotowało tryb offline, który umożliwia wystawianie faktur bez dostępu do sieci.
Jak działa tryb offline:
1. Wystawiasz fakturę w swoim programie księgowym
2. Zapisujesz dokument lokalnie w formacie XML
3. Najpóźniej następnego dnia roboczego przesyłasz fakturę do KSeF
Ważne: Nie możesz zwlekać z przesłaniem faktury – termin to kolejny dzień roboczy od wystawienia dokumentu.
Przykład: Wystawiasz fakturę w piątek wieczorem, gdy KSeF jest niedostępny. Najpóźniej w poniedziałek musisz przesłać dokument do systemu.
Outsourcing wdrożenia – kiedy warto?
Według danych z sierpnia 2025 roku tylko 11% firm rozpoczęło działania wdrożeniowe związane z KSeF. To pokazuje, jak niewiele przedsiębiorstw jest gotowych na nadchodzące zmiany.
Rozważ outsourcing, jeśli:
● Nie masz zespołu IT zdolnego do integracji systemów
● Wystawiasz powyżej 500 faktur miesięcznie
● Korzystasz ze złożonych procesów fakturowania (faktury zaliczkowe, korygujące, VAT marża)
● Chcesz zminimalizować ryzyko kar od stycznia 2027
● Potrzebujesz kompleksowych szkoleń dla zespołu
Czego szukać w firmie wdrożeniowej:
1. Doświadczenie z konkretnym oprogramowaniem – upewnij się, że firma zna program, którego używasz
2. Referencje – sprawdź, ile wdrożeń KSeF firma już przeprowadziła
3. Wsparcie posprzedażowe – co się stanie, gdy po wdrożeniu pojawią się problemy?
4. Szkolenia w pakiecie – czy firma oferuje przeszkolenie Twojego zespołu?
Nie czekaj do ostatniej chwili – im bliżej terminu, tym trudniej znaleźć dostępnego partnera i tym wyższe ceny usług.
Twój plan działania
KSeF to nieunikniona zmiana, która w perspektywie lat przyniesie wymierne korzyści. Ważne jest wczesne rozpoczęcie przygotowań.
Twój harmonogram wdrożenia:
Do końca 2025 roku przedsiębiorcy powinni wybrać odpowiednie oprogramowanie, uzyskać niezbędny certyfikat oraz rozpocząć pierwsze testy działania systemu. To etap przygotowawczy, który pozwala spokojnie wejść w kolejny rok z działającą infrastrukturą.
Na początku, w styczniu 2026 roku, przyjdzie czas na szkolenia zespołu i dostosowanie firmowych procedur do pracy z KSeF. To ważny krok, ponieważ od lutego część firm zacznie już obowiązkowo korzystać z systemu.
Od lutego 2026 roku rozpocząć wystawianie faktur w KSeF muszą przedsiębiorstwa, których przychód przekroczył 200 mln zł w roku poprzednim. To pierwsza grupa objęta obowiązkiem. W marcu 2026 przewidziano okres finalnych testów, tak aby kolejne firmy mogły sprawnie wejść do systemu.
Właśnie od kwietnia 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie pozostałych podatników, czyli większość przedsiębiorców wystawiających faktury. Przez cały rok 2026 firmy mają czas na naukę obsługi systemu i dopracowanie procesów — bez ryzyka nałożenia kar.
Od 1 stycznia 2027 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich, włącznie z mikroprzedsiębiorcami, a jednocześnie zaczną obowiązywać kary za uchybienia.
Rozpocznij działania już dziś, aby uniknąć presji czasu i kosztownych błędów.
Jak NFG może Cię wesprzeć w okresie wdrażania KSeF?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to moment, w którym szczególnie ważna staje się płynność finansowa. Skrócenie terminu zwrotu VAT do 40 dni to dobra wiadomość, ale w okresie przejściowym możesz potrzebować dodatkowego wsparcia kapitałowego.
eFaktoring NFG – zamień fakturę na gotówkę nawet w 5 minut
Jako pierwszy w Polsce stworzyliśmy w 100% online'owy faktoring.
Dzięki eFaktoringowi NFG:
● Finansujemy 100% wartości faktury – otrzymujesz pełną kwotę na konto
● Wypłata nawet w 5 minut – nie czekasz tygodniami na decyzję
● Proces w pełni online – wszystko załatwisz przez System Obsługi Finansowania
● Bez ukrytych opłat – przejrzyste warunki od początku
● Limit odnawialny do 300 000 zł
Fakturatka – rozłóż firmowe zakupy na raty
Potrzebujesz zainwestować w nowe oprogramowanie do obsługi KSeF? A może szkolenia dla zespołu? Dzięki Fakturatce:
● Płatność rozłożysz na raty
● 100% online – Umowę zatwierdzasz SMSem
● Finansujemy towary, sprzęt i usługi – szerokie zastosowanie
● Bez dodatkowych zabezpieczeń – prosta procedura
eGotówka – nawet 60 000 zł na firmowe wydatki
Potrzebujesz kapitału na przeprowadzenie wdrożenia KSeF, modernizację systemów IT czy zatrudnienie zewnętrznych konsultantów?
● Szybka decyzja pożczykowa – bez zbędnej biurokracji
● Elastyczne spłaty do 12 rat – dostosowane do możliwości firmy
● 100% online – cały proces przez internet
.jpg&filesize=1057955)
