Umowa o świadczenie usług księgowych – czy warto?

Decydując się na rejestrację działalności gospodarczej i założenie własnej firmy, już na etapie rejestracji wniosku w CEiDG należy wskazać na podmiot, który będzie odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Co do zasady, możliwe są trzy scenariusze:

● samodzielne prowadzenie rachunkowości swojej firmy,

● zatrudnienie księgowego,

● powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych wyspecjalizowanemu podmiotowi.

Każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety. Samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowych nie jest wprawdzie trudne, jednak dość czasochłonne. Przedsiębiorca zobowiązany jest bowiem do bieżącego śledzenia zmian w przepisach i ich wdrażania w życie. Można w ten sposób nieco oszczędzić, ale nie zawsze warto. W wielu przypadkach rozsądniej będzie poświęcić ten czas na rozwój biznesu, a prowadzenie ksiąg powierzyć profesjonalistom.

Zatrudnienie księgowego przy niewielkiej skali biznesu mija się z celem, dlatego warto pomyśleć o biurze rachunkowym. Koszt świadczenia usług księgowych nie jest wysoki, a pozwala przenieść odpowiedzialność, oszczędzić sporo czasu i nierzadko też pieniędzy – doświadczeni księgowi oferują fachowe doradztwo, które często generuje wymierne korzyści dla biznesu.

Co powinna zawierać umowa o świadczenie usług księgowych?

Powierzenie prowadzenia ksiąg firmie świadczącej profesjonalne usługi rachunkowe to bardzo powszechne rozwiązanie wśród przedsiębiorców, jednak trzeba pamiętać o kilku zasadach. Po pierwsze, nie należy wybierać biura rachunkowego w pośpiechu. Zdecydowanie najrozsądniej będzie sugerować się opiniami o poszczególnych podmiotach lub bazować na rekomendacjach innych przedsiębiorców.

Niezwykle ważna jest również umowa o świadczenie usług księgowych, a dokładniej rzecz ujmując, jej zawartość. Pewne niedopatrzenia w tej kwestii mogą przysporzyć w przyszłości wielu niepotrzebnych problemów. Na co zwrócić uwagę w momencie podpisywania umowy z biurem rachunkowym? Przede wszystkim na:

● Przedmiot umowy – umowa powinna jednoznacznie precyzować zakres świadczonych usług. Zweryfikuj dokładnie, jakie usługi obejmuje kontrakt, a za jakie będzie trzeba zapłacić dodatkowo. Porównując ze sobą kilka różnych ofert, weź koniecznie pod uwagę zakres świadczonych usług.

● Termin dostarczenia dokumentów – obowiązujące przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek rozliczenia się w precyzyjnie określonych terminach. Biuro rachunkowe może w treści umowy wskazać termin, w jakim klient zobowiązany jest dostarczać komplet dokumentów niezbędnych do takiego rozliczenia. Ewentualne opóźnienia nierzadko skutkują naliczeniem dodatkowych opłat.

● Oświadczenie dot. posiadanej polisy OC  – w umowie powinien się również znaleźć zapis dotyczący posiadanej przez biuro rachunkowe polisy OC, mówiący m.in. o zakresie i kwocie takiego ubezpieczenia.

● Kwestie związane z poufnością – pozyskane przez biuro rachunkowe informacje dotyczące prowadzonej przez klienta działalności powinny pozostać tajemnicą. Warto tym samym zadbać o stosowny zapis w umowie, który będzie wskazywał na konieczność zachowania poufności.

● Kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji – umowa powinna jasno precyzować sposób przechowywania dokumentacji. Wskazywać, gdzie i w jakiej formie (papierowej czy cyfrowej) archiwizowane będą wszelkie dokumenty.

● Warunki wypowiedzenia umowy – umowa co do zasady zawierana jest w nadziei na długą i owocną współpracę, jednak rzeczywistość bywa różna. Zorientuj się zatem, jak wypowiedzieć umowę i jakie konsekwencje mogą się z tym wiązać.

● Warunki płatności – przed podpisaniem umowy i rozpoczęciem współpracy warto zweryfikować wszelkie zapisy dotyczące płatności. Mowa o podstawowej płatności za usługę oraz wszelkich dodatkowych kosztach i opłatach, jakie przewiduje umowa. Warto wiedzieć, że faktury z biura rachunkowego jak i wszystkie inne faktury zakupowe dokonywane na firmę można rozkładać na raty za pomocą Fakturatki - usługi rat dla biznesu. Proces jest bardzo prosty! Wystarczy na kalkulatorze wskazać kwotę faktury, liczbę rat i wysokość opłaty wstępnej. Po szybkiej kalkulacji kosztów wystarczy złożyć wniosek o finansowanie faktury i zatwierdzić warunki SMSem. NFG w dniu płatności faktury przelewa środki na konto dostawcy wskazane na fakturze, a przedsiębiorca spłaca należność w ratach na konto NFG.