Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzację procesów biznesowych zdefiniować można jako ogół działań, które mają na celu usprawnienie funkcjonowania organizacji. Do ich realizacji wykorzystuje się mniej lub bardziej zaawansowane skrypty oraz nowoczesną technologię – w tym sztuczną inteligencję, która zwłaszcza w ostatnich latach otworzyła wiele nowych możliwości.

W rezultacie technologia zastępuje człowieka i wyręcza go w najbardziej powtarzalnych, monotonnych i podatnych na błędy procesach. Oszczędza mu wiele czasu, minimalizuje ryzyko błędu i pozwala skoncentrować się na zadaniach wymagających wiedzy, doświadczenia czy kreatywności. Korzyści są zatem obustronne – pracownik uwalnia się od żmudnej i monotonnej pracy, zaś pracodawca ogranicza ryzyko i uwalnia zasoby, które może oddelegować do zadań generujących dla organizacji największe korzyści.

W jaki sposób typuje się procesy do automatyzacji?

Identyfikacja procesów do automatyzacji wbrew pozorom nie jest zadaniem łatwym. Konieczne jest bowiem posiadanie odpowiedniego doświadczenia oraz umiejętność skutecznej oceny opłacalności takiego przedsięwzięcia. Wdrożenie jakiejkolwiek automatyzacji pociąga bowiem za sobą mniej lub bardziej istotne koszty – np. koszty licencji oprogramowania. Oznacza to, że potencjalne korzyści płynące z automatyzacji muszą je przewyższać.

W pierwszej kolejności automatyzuje się procesy, które pochłaniają najwięcej czasu, gdyż to właśnie one niosą za sobą potencjalnie największe korzyści. Trzeba być jednak świadomym, że nie każdy proces można zautomatyzować. Automatyzuje się przede wszystkim procesy, które można „ubrać” w jasne i klarowne reguły biznesowe. Skrypt czy robot działają bowiem zgodnie z zaprojektowanym scenariuszem. Jeśli na jakimkolwiek etapie procesu decyzja o dalszych krokach zależy od wiedzy i doświadczenia pracownika, automatyzacja może być niemożliwa w realizacji – tzn. z reguły jest niemożliwa, jednak AI umożliwia obecnie wprowadzenia do procesu elementu inteligencji, która z pewnymi procesami decyzyjnymi może sobie poradzić.

Częstą przeszkodą na drodze do automatyzacji są także ograniczenia technologiczne. Mowa zarówno o technologii wykorzystywanej do automatyzowania procesów (np. VBA, RPA, AI), jak i samej infrastrukturze systemowej organizacji. Wiele firm wciąż wykorzystuje bardzo stare systemy, których połączenie ze współczesną technologią może być kłopotliwe. Bywa również i tak, że stosunkowo nowe programy czy wewnętrzne tworzone narzędzia zaprojektowane są w taki sposób, że bardzo trudno podjąć z nimi zautomatyzowaną interakcję.

Korzyści płynące z automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych realizowana jest przede wszystkim w celu wygenerowania oszczędności. Odpowiednio zaprojektowany bot czy algorytm może pracować przez 24 godziny na dobę. Nie choruje, nie potrzebuje urlopu i nie miewa gorszych dni. Nie ma tym samym potrzeby zwiększania zatrudnienia, a dotychczasowych pracowników, odpowiedzialnych za ręczne procesowanie, można oddelegować do bardziej kreatywnych i wymagających zadań.

Kolejna istotna kwestia to szansa na istotne ograniczenie ryzyka. Ludzkie błędy zdarzają się stosunkowo często i powodują mniej lub bardziej poważne konsekwencje. Doskonale widać to na przykładzie firm reprezentujących branżę finansową. W ich przypadku wszelkie opóźnienia czy przeoczenia mogą implikować poważne konsekwencje finansowe dla klientów i w rezultacie przełożyć się na niemałe kary nałożone przez regulatora, a co za tym idzie duże straty wizerunkowe. Zautomatyzowany proces działa zgodne ze zdefiniowanym scenariuszem. Nie ma tym samym ryzyka, że zachowanie robota czy algorytmu wymknie się spod kontroli. Wbrew pozorom dla wielu organizacji ograniczenie ryzyka niesie za sobą znacznie większe korzyści aniżeli możliwość uwolnienia od obowiązków kilku pracowników.

Inne ciekawostki ze świata biznesu

Szukając środków dla swojej firmy warto zapoznać się z innymi nowinkami ze świata finansów i produktami przygotowanymi dla małych przedsiębiorców. 
Wystawiasz faktury z długim terminem płatności? Zamień je na gotówkę w 5 minut!
Faktoring umożliwia przedsiębiorcy uzyskanie środków finansowych zaraz po dokonaniu sprzedaży lub wykonaniu usługi. Dokumentem na podstawie którego NFG może wypłacić pieniądze jest dokument potwierdzający transakcję, w tym oczywiście faktura VAT. eFaktoring NFG oferuje szybki i 100% on-linowy proces zamiany faktury na gotówkę, a środki na konto Twojej firmy mogą dotrzeć nawet w 5 minut!

Załóż darmowe konto i sprawdź faktoring NFG! Nic Cię to nie kosztuje i nie wiąże się z żadnymi zobowiązaniami. Dopiero gdy zdecydujesz się na skorzystanie z faktoringu zatwierdzisz umowę kodem SMS.

Innym ciekawym rozwiązaniem są raty dla biznesu. Wielu przedsiębiorców poszukuje możliwości rozłożenia na raty faktur zakupowych. Taką usługą jest Fakturatka NFG, która umożliwia szybkie rozłożenie na raty faktur z przyszłym terminem płatności. Proces jest bardzo prosty! Wystarczy na kalkulatorze wskazać kwotę faktury, liczbę rat i wysokość opłaty wstępnej. Po szybkiej kalkulacji kosztów wystarczy złożyć wniosek o finansowanie faktury i zatwierdzić warunki SMSem. NFG w dniu płatności faktury przelewa środki na konto dostawcy wskazane na fakturze, a przedsiębiorca spłaca należność w ratach na konto NFG. Co ważne, na raty można rozłożyć zarówno towary, sprzęt jak i usługi! Dzięki takiemu rozwiązaniu firmy racjonalnie zarządzają budżetem, odpowiednio alokując środki na spłatę raty, zyskując w ten sposób pieniądze na bieżącą działalność, spłatę US, ZUS czy wypłatę dla pracowników.

Załóż darmowe konto i na kalkulatorze wylicz wysokość raty! Nic Cię to nie kosztuje i nie wiąże się z żadnymi zobowiązaniami. Dopiero gdy zdecydujesz się rozłożyć płatność na raty zatwierdzisz umowę kodem SMS.