03-06-2025
Jak podpisać dokument profilem zaufanym? Praktyczny poradnik dla przedsiębiorców
Cyfrowe załatwianie spraw urzędowych to dziś nie tylko wygoda, ale często konieczność. Jeśli prowadzisz firmę i chcesz szybko podpisać i wysłać dokument, profil zaufany Ci to umożliwi. Sprawdź, jak działa i w jakich sytuacjach warto z niego skorzystać.
Czym jest profil zaufany i podpis zaufany?
Profil zaufany to bezpłatne narzędzie udostępnione przez państwo, które pozwala potwierdzić tożsamość w internecie oraz podpisać dokumenty podpisem zaufanym. Dzięki niemu możesz załatwiać różne formalności online, bez konieczności wysyłania tradycyjną pocztą podpisanych dokumentów czy wizyty w urzędzie.
W ramach profilu zaufanego możesz złożyć podpis zaufany. To rodzaj podpisu elektronicznego, który jest równoważny podpisowi odręcznemu w kontaktach z administracją publiczną.
Jak założyć profil zaufany?
Założenie profilu zaufanego jest proste i nie zajmie więcej niż kilka minut. Masz trzy możliwości:
1. Przez bankowość internetową lub Envelo
Większość banków umożliwia założenie profilu zaufanego bez wychodzenia z domu. Wystarczy zalogować się do bankowości i znaleźć zakładkę „e-Urząd”,„Usługi ePUAP” albo „Profil zaufany”. Można to zrobić też za pomocą Poczty Polskiej – Envelo
2. W punkcie potwierdzającym
Jeśli wolisz osobiste potwierdzenie tożsamości, możesz odwiedzić punkt potwierdzający, np. urząd wojewódzki, ZUS lub Urząd Skarbowy. To opcja jest szczególnie przydatna, jeśli nie korzystasz z bankowości internetowej. Jeśli masz kwalifikowany podpis elektroniczny, możesz go użyć, żeby potwierdzić tożsamość online.
Jak podpisać dokument profilem zaufanym?
Po założeniu profilu zaufanego możesz m.in. podpisywać dokumenty, przesyłać e-formularze dokonywać zmian we wpisie w CEIDG czy załatwiać inne sprawy. A jeśli chcesz przy pomocy profilu zaufanego podpisać dokument, który masz na dysku komputera (i np. dopiero potem wysłać go e-mailem czy przez formularz do urzędu):
1. Wejdź na stronę usługi podpisywania podpisem zaufanym: https://moj.gov.pl/uslugi/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER.
2. Kliknij „Wybierz dokument z dysku” albo przeciągnij plik myszką. Listę obsługiwanych formatów plików znajdziesz na stronie usługi.
3. Kliknij „Podpisz”.
4. Zaloguj się na swój profil zaufany.
5. Kliknij „Podpisz podpisem zaufanym”.
6. Potwierdź podpis kodem SMS.
7. System automatycznie wygeneruje plik .xml, w którym zawarty będzie twój podpis.
8. Kliknij „Pobierz”, aby zapisać dokument w swoim komputerze.
Taki plik możesz wysłać na elektroniczną skrzynkę podawczą dowolnego urzędu.
Dla przedsiębiorcy to ogromna oszczędność czasu – nie trzeba nic drukować, skanować ani wysyłać pocztą. Wszystko załatwiasz zdalnie, nawet będąc w trasie czy na urlopie.
Gdzie możesz użyć podpisu zaufanego?
Podpis zaufany pozwala załatwić wiele spraw firmowych online, m.in.:
● założyć, zamknąć, zawiesić i wznowić działalność w CEIDG,
● wysyłać deklaracje do ZUS, załatwiać sprawy związane z ubezpieczeniami społecznymi swoje i pracowników,
● złożyć wniosek o zezwolenie na pracę cudzoziemca (w Ministerstwie Rodziny Pracy i Polityki Społecznej),
● składać wnioski o dofinansowania (np. z PFR, ARiMR),
● podpisywać umowy z urzędami (np. najem lokalu od miasta),
● składać wnioski w portalu e-Budownictwo,
● składać wnioski do Urzędu Patentowego,
● zarejestrować pojazd firmowy.
Coraz więcej urzędów i instytucji akceptuje podpis zaufany. W niektórych sytuacjach, np. przy kontaktach z kontrahentami zagranicznymi, wymagany może być podpis kwalifikowany.
Dzięki bezpłatnej usłudze „Podpisz dokument elektronicznie” na gov.pl możesz też:
● podpisać sprawozdanie finansowe (np. wymagane przez KRS),
● złożyć podpis pod dowolnym dokumentem, np. pismem do urzędu,
● sprawdzić, czy dokument został poprawnie podpisany elektronicznie,
● wypakować treść dokumentu z pliku XML, który zawiera podpis.
W relacjach z podmiotami publicznymi podpis zaufany ma pełną moc prawną. W kontaktach z firmami prywatnymi, kontrahentami lub instytucjami zagranicznymi warto jednak wcześniej upewnić się, czy akceptują one taką formę podpisu. W niektórych przypadkach – np. przy zawieraniu umowy z instytucją finansową – może być wymagany podpis kwalifikowany lub podpis odręczny.
Dla bezpieczeństwa prawnego zawsze sprawdź, czy dana czynność wymaga konkretnej formy podpisu, aby uniknąć sytuacji, w której dokument zostanie uznany za nieważny.
Czy podpis zaufany jest bezpieczny?
Tak. Podpis zaufany opiera się na systemach rządowych i bankowości internetowej, która spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa. Każde użycie podpisu jest potwierdzane kodem jednorazowym.
Warto jednak pamiętać, że podpis zaufany działa wyłącznie w kontaktach z instytucjami publicznymi w Polsce. Jeśli dokument ma trafić do firmy prywatnej lub za granicę – trzeba wcześniej sprawdzić, czy taki podpis zostanie zaakceptowany.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy podpis zaufany jest równoważny z podpisem własnoręcznym?
Tak, w kontaktach z urzędami i instytucjami publicznymi w Polsce.
Czy mogę podpisać dokument profilem zaufanym przez telefon?
Tak, jako przedsiębiorca możesz podpisać dokument profilem zaufanym, korzystając ze smartfona – na dwa sposoby:
1. Przez przeglądarkę mobilną
Strona gov.pl oraz platforma ePUAP są dostosowane do urządzeń mobilnych. Możesz więc zalogować się na swoim telefonie, załadować dokument i podpisać go tak samo, jak na komputerze. To wygodne rozwiązanie np. gdy jesteś w trasie, na budowie lub poza biurem.
2. Przez aplikację mObywatel (funkcja mObywatel 2.0)
Najnowsza wersja aplikacji mObywatel umożliwia nie tylko dostęp do dokumentów (np. dowodu osobistego), ale także podpisywanie dokumentów online dzięki funkcji mObywatel podpis. Wystarczy, że masz aktywny profil zaufany – aplikacja sama przekieruje Cię do zatwierdzenia podpisu.
To świetne rozwiązanie dla właścicieli firm, którzy często działają mobilnie – np. w branży transportowej, usługowej czy budowlanej. Możesz szybko podpisać umowę, aneks czy wniosek urzędowy bez konieczności logowania się na komputerze.
Czy podpis zaufany działa za granicą?
Nie. Profil zaufany i podpis zaufany są uznawane tylko w polskich instytucjach publicznych.
Ile ważny jest podpis zaufany?
Podpis jako taki nie ma „terminu ważności”, ale profil zaufany trzeba odnowić co 3 lata.
Korzystanie z profilu zaufanego i posługiwanie się podpisem zaufanym to nie jedyny sposób, by ułatwić sobie prowadzenie firmy. Jeśli chcesz zadbać o płynność finansową, sprawdź, jak działa eFaktoring NFG – szybkie finansowanie faktur online, bez wychodzenia z biura.
