Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis, który ma identyczną moc prawną jak podpis własnoręczny. Podpis taki zawiera specjalny certyfikat, który pozwala na jednoznaczne zweryfikowanie osoby go składającej. Myli się jednak ten, kto uważa, że profil zaufany stanowi alternatywę dla elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Profil zaufany co prawda również pozwala zidentyfikować tożsamość i elektronicznie podpisywać dokumenty kierowane do urzędów, jednak ma znacznie węższe zastosowanie.

Profil zaufany stworzono, by potwierdzać tożsamość w systemach elektronicznej administracji (tj. w urzędach i ministerstwach) i podpisywać dokumenty tzw. podpisem zaufanym. Podpis kwalifikowany oferuje znacznie szersze możliwości. Nie tylko pozwala załatwić wiele spraw urzędowych, ale też zawierać umowy na odległość czy brać udział w organizowanych na platformach przetargowych aukcjach elektronicznych.

Jak uzyskać podpis kwalifikowany?

To, co odróżnia profil zaufany od kwalifikowanego podpisu elektronicznego, to nie tylko spektrum możliwości i zastosowanie, ale również sposób uzyskania. Założenie profilu zaufanego jest bardzo proste i możliwe do sfinalizowania w zaledwie kilka chwil, bez konieczności wychodzenia z domu. Wystarczy jedynie zweryfikować swoją tożsamość za pośrednictwem własnego banku. Oczywiście nie jest to jedyny sposób, ale z pewnością najszybszy i najwygodniejszy. Co warto zaznaczyć, profil zaufany można uzyskać bezpłatnie.

Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest znacznie bardziej kłopotliwe, gdyż jest to rozwiązanie komercyjne. Podpis taki należy bowiem kupić u jednego z certyfikowanych dostawców. By znaleźć listę podmiotów, które są uprawnione do wydawania kwalifikowanych podpisów elektronicznych, należy odwiedzić stronę internetową Narodowego Centrum Certyfikacji. Co składa się na kompletny podpis elektroniczny? Trzy elementy:

● karta kryptograficzna (to na niej zapisany jest wydany certyfikat kwalifikowany),

● czytnik kart (możliwy do podłączenia do własnego komputera),

● niezbędne oprogramowanie.

Biorąc pod uwagę powyższe, koszt uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie jest wcale niski – najczęściej wynosi on ok. 300 zł. Cena zależna jest jednak od kilku kryteriów – m.in. tego, czy wydany certyfikat ważny będzie rok czy trzy lata.

W jakich sytuacjach korzysta się z kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Lista czynności, jakie można wykonać przy użyciu podpisu kwalifikowanego, jest naprawdę długa. Mowa bowiem o ułatwionej komunikacji z urzędami i pracownikami jednostek administracji publicznej, podpisywaniu i składaniu sprawozdań do KRS, udziale w aukcjach i przetargach, zawieraniu umów na odległość, podpisywaniu i pobieraniu aktów pracowniczych, składaniu deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego czy podpisywaniu i składaniu deklaracji w systemie Płatnik.

Podpis kwalifikowany może niewątpliwie oszczędzić sporo czasu i pieniędzy, przyspieszyć obieg dokumentów i nierzadko wykluczyć ich papierowe wersje. Co warto podkreślić, podpis wydany w jednym kraju członkowskim jest ważny również w pozostałych krajach Unii Europejskiej. Na jego uzyskaniu skorzystać mogą przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy zawierają wiele umów i zmuszeni są do ciągłego kontaktu z najróżniejszymi jednostkami administracji publicznej. Nie zmienia to jednak faktu, że również dla osób fizycznych bez działalności gospodarczej podpis kwalifikowany może być sporym udogodnieniem.