Duplikat faktury VAT – po co jest wystawiany?

Prowadzenie księgowości uwzględniającej rzeczywiście przeprowadzone transakcje jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Brak odpowiednich dokumentów może oznaczać daleko idące konsekwencje dla Twojego biznesu.

Faktura VAT jest niezbędna, aby odliczyć podatek VAT. Prawidłowość rozliczeń może być przedmiotem kontroli urzędu skarbowego. Z tego względu faktury VAT muszą być przechowywane w siedzibie przedsiębiorstwa przez co najmniej 5 lat od ich wystawienia.

Na mocy obowiązujących przepisów prawa braki w dokumentacji księgowej powodują konieczność dokonania korekty deklaracji podatkowej. W razie zagubienia dokumentu mniej skomplikowane może okazać się wystawienie duplikatu faktury VAT.

Kiedy możliwe jest wystawienie duplikatu faktury VAT?

Duplikat FV to dokument, który wystawia się na podstawie oryginału faktury VAT. Prawidłowo sporządzona kopia uprawnia do standardowego odliczenia podatku VAT oraz stanowi potwierdzenie zdarzeń gospodarczych nią objętych.

Duplikat faktury VAT obejmuje identyczne informacje jak jej oryginał. Taka zasada związana jest z głównym celem kopii – ma ona odtworzyć informacje na temat przeszłych zdarzeń gospodarczych.

Jeśli utracisz oryginał faktury VAT, zgłoś się do wystawcy dokumentu. Przedsiębiorca ma możliwość wystawienia duplikatu FV. Jeśli to Ty jesteś wystawcą faktury, który otrzymał wniosek, nie martw się – wystawienie kopii nie jest skomplikowane.

Jak wystawić duplikat faktury VAT?

Zastanawiasz się, jak wystawić duplikat faktury VAT? To łatwiejsze, niż myślisz.

Czasy, w których księgowość była w całości prowadzona na papierze, dawno minęły. Dziś większość przedsiębiorstw korzysta z zaawansowanych programów komputerowych, które zapisują wszystkie niezbędne informacje na temat transakcji w systemie informatycznym.

W takich przypadkach wystawienie duplikatu faktury VAT zajmie kilka chwil. Po zalogowaniu się do systemu wystarczy odnaleźć konkretny dokument i jednym kliknięciem wygenerować jego kopię.

Jeśli preferujesz formę tradycyjną, pomocne mogą okazać się standardowe wzory duplikatów faktur VAT. Różnice, jakie musisz zawrzeć w dokumencie, to data wystawienia kopii oraz umieszczenie słowa „duplikat”. Pozostałe dane nie ulegają zmianie.

Księgowanie duplikatów faktury VAT

Po otrzymaniu duplikatu faktury VAT konieczne jest jej zaksięgowanie. Sposób ewidencji będzie się różnił w zależności od przyczyn wystawienia kopii.

Jeśli o wystawienie duplikatu ubiega się nabywca towarów lub usług, to po otrzymaniu dokumentu nie powstaje obowiązek ponownego księgowania objętych nim zdarzeń gospodarczych. Wynika to z faktu, że określone transakcje nabywca zaksięgował już wcześniej – bezpośrednio po tym, jak otrzymał oryginał faktury. Obecnie wystawca przekazuje mu jedynie kopię, która pełni takie same funkcje i zastępuje pierwotną wersję.

Większe problemy pojawiają się, gdy nabywca nigdy nie otrzymał faktury VAT. W takiej sytuacji również bezwzględnie konieczne jest ubieganie się o wystawienie duplikatu FV. Po otrzymaniu dokumentu należy zaksięgować fakturę tak jak oryginał. Przedsiębiorca jest w takim wypadku uprawniony do odliczenia podatku VAT. Możliwość ta obejmuje okres, którego dotyczy duplikat.

Zagubienie bądź zniszczenie faktury VAT przez wystawcę nie powoduje po jego stronie konsekwencji podatkowych ani prawa do dokonania ponownych odliczeń podatku VAT. Dla jasności sytuacji finansowej przedsiębiorstwa należy jednak zadbać o odnotowanie takiego zdarzenia z wykorzystaniem noty wyjaśniającej.