Czym jest faktura zaliczkowa?

W większości przypadków w momencie dokonywania zakupu otrzymujemy fakturę, która opiewa na wartość całego zamówienia lub zrealizowanej usługi. Zdarza się jednak, że sprzedaż jest zaliczkowana. Zaliczka jest niczym innym jak ustaloną częścią kwoty transakcji, która służy pokryciu wydatków niezbędnych do tego, by zrealizować przedmiot umowy. Jeśli zaliczka jest wymagana przez sprzedającego, zobowiązany jest on do udokumentowania jej przy pomocy faktury zaliczkowej.

Faktury zaliczkowe znajdują zastosowanie szczególnie w przypadku kosztownych przedsięwzięć, dla których zaliczka stanowi pewną formę zabezpieczenia interesów wykonawcy. Co do zasady, każda zaliczka powinna być udokumentowana fakturą zaliczkową, jednak od reguły tej ustawodawca przewiduje pewne wyjątki.

Faktury zaliczkowej nie stosuje się między innymi w przypadku dokumentowania zaliczek związanych ze świadczeniem m.in. usług:

• radiokomunikacyjnych,

• telekomunikacyjnych,

• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

• związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych,

• dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Wszystkie wyjątki znaleźć można w art. 19a ustawy o podatku od towarów i usług z 2004 roku.

Jak wystawić fakturę zaliczkową?

Zasady obowiązujące przy wystawianiu faktury zaliczkowej nie różnią się od zasad obowiązujących przy wystawianiu standardowych faktur sprzedażowych. Faktura taka powinna zawierać dokładnie te same elementy, które są obowiązkowe przy wystawianiu zwykłej faktury sprzedaży, tj.:

• datę wystawienia,

• kolejny numer pozwalający jednoznacznie zidentyfikować fakturę,

• imiona i nazwiska / nazwy stron umowy wraz z adresami,

• numery identyfikacji podatkowej stron umowy,

• otrzymaną kwotę zapłaty,

• wartość podatku obliczonego na podstawie otrzymanej kwoty zapłaty,

• wskazanie na przedmiot umowy – tj. nazwę lub rodzaj towaru czy usługi,

• cenę jednostkową netto,

• jednostkę miary i wielkość zamówienia,

• wartość zamówionych towarów / usług netto,

• stawkę podatku,

• wartość zamówionych towarów / usług brutto.

Fakturę zaliczkową przedsiębiorca zobowiązany jest wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca, następującego po miesiącu otrzymania części lub całości zapłaty.

Faktura zaliczkowa końcowa

Jeśli faktura zaliczkowa opiewa na całość należnej zapłaty, przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania innej faktury w momencie dokonania dostawy zamówionych towarów / realizacji zamówionych usług. Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku zaliczki lub zaliczek, które nie sumują się do wartości zlecenia. W takiej sytuacji przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia faktury zaliczkowej końcowej, która pozwala finalnie rozliczyć umowę.

Jaka kwota powinna się znaleźć na fakturze końcowej? By ją ustalić, należy pomniejszyć wartość zamówionych towarów i usług o kwotę lub kwoty otrzymanych zaliczek. Fakturę końcową wystawia się w sposób analogiczny co fakturę zaliczkową, przy czym należy pamiętać o jednym dodatkowym elemencie takiej faktury. Zgodnie z treścią art. 106f ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług na fakturze zaliczkowej końcowej powinny znaleźć się również numery faktur zaliczkowych, które wystawiono dla danego zamówienia i które posłużyły do ustalenia kwoty na fakturze końcowej.

W przypadku JDG warto roważyć rozłożenie na raty faktury końcowej. Taką usługą jest Fakturatka NFG, która umożliwia szybkie rozłożenie na raty faktur z przyszłym terminem płatności. Proces jest bardzo prosty! Wystarczy na kalkulatorze wskazać kwotę faktury, liczbę rat i wysokość opłaty wstępnej. Po szybkiej kalkulacji kosztów wystarczy złożyć wniosek o finansowanie faktury i zatwierdzić warunki SMSem. NFG w dniu płatności faktury przelewa środki na konto dostawcy wskazane na fakturze, a przedsiębiorca spłaca należność w ratach na konto NFG. Co ważne, na raty można rozłożyć zarówno towary, sprzęt jak i usługi!