Co to jest ewidencja środków trwałych

Definicja środka trwałego nie została przez ustawodawcę wprost podana u ustawie o podatku dochodowym, jednak można się jej doszukać między wierszami. Definicję środka trwałego przemycono bowiem w art. 22a, który traktuje o amortyzacji i wskazuje, co jej podlega. Można zatem stwierdzić, że przez środek trwały rozumieć należy: „stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

● budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

● maszyny, urządzenia i środki transportu,

● inne przedmioty,

o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1”.

Ewidencja środków trwałych to nic innego jak ich spis, który zawiera dodatkowe informacje i szczegóły dotyczące wprowadzonych do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych – m.in. datę wprowadzenia, wartość początkową czy właściwą stawkę amortyzacyjną.

Wykaz środków trwałych – obowiązek prowadzenia

O obowiązku prowadzenia przez określonych podatników ewidencji środków trwałych traktuje z kolei rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W par. 5 jasno wskazano na podmioty, które zobowiązane są do prowadzenia ewidencji: „osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w § 2 ust. 1, obowiązane do prowadzenia księgi, zwane dalej «podatnikami», prowadzą ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 22n ust. 2–6 ustawy o podatku dochodowym”.

Prowadzenie ewidencji jest tym samym obowiązkowe dla przedsiębiorców, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów i wykorzystują w swojej działalności składniki majątkowe, które spełniają przytoczoną wyżej definicję środków trwałych. Obowiązek ten ciąży również na ryczałtowcach. Brak ewidencji środków trwałych jest jednoznaczny z brakiem możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Jak prowadzić ewidencję środków trwałych?

Przepisy prawa nie narzucają wprost konkretnej formy, jaką powinien mieć rejestr środków trwałych. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje jednak na elementy, które powinny się w niej znaleźć. Traktuje na ten temat art. 22n, który wskazuje, że w ewidencji znaleźć powinny się takie szczegóły jak:

● liczba porządkowa;

● data nabycia;

● data przyjęcia do używania;

● określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;

● określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;

● symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;

● wartość początkowa;

● stawka amortyzacyjna;

● kwota odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym również, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji, a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;

● zaktualizowana wartość początkowa;

● zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych;

● wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;

● data likwidacji oraz jej przyczyna albo data zbycia.