Na czym polega refakturowanie?

Przytoczenie definicji refaktury jest dość kłopotliwe, gdyż polskie przepisy prawa nie definiują jej wprost. Mechanizm oraz obowiązki spoczywające na nabywcy i finalnym odbiorcy towaru lub usługi opisuje jednak art. 8 ust. 2a ustawy o VAT:

„W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi”.

Innymi słowy, jeśli przedsiębiorca dokonuje nabycia towaru lub usługi we własnym imieniu, jednak rzeczywistym korzystającym będzie osoba trzecia, to właśnie ten finalny odbiorca zobowiązany jest do tego, by zakup ten rozliczyć. Konieczne jest tym samym odsprzedanie przez pierwotnego nabywcę towaru lub usługi osobie trzeciej, będącej rzeczywistym korzystającym. I właśnie w takiej sytuacji zastosowanie znajduje refaktura, którą rozumieć można jako odsprzedaż na rzecz finalnego odbiorcy towaru lub usługi.

Jak wystawić refakturę?

Wystawiając refakturę po raz pierwszy, można wnioskować, że powinna być ona wiernym odwzorowaniem faktury pierwotnej. Tak jednak nie jest. Ważne jest natomiast to, by w dokumencie tym znalazły się wszystkie informacje, które standardowo wymagane są na fakturach VAT:

● data sporządzenia dokumentu,
● numer pozwalający jednoznacznie zidentyfikować fakturę,
● wyraźne oznaczenie odbiorcy faktury (imiona i nazwiska / nazwy podatnika wraz z adresami),
● numery NIP stron umowy,
● dokładne oznaczenie towaru / usługi co do rodzaju,
● przeliczona wartość towaru w kwocie netto, brutto oraz wartość podatku VAT,
● data dokonania / zakończenia dostawy towarów bądź usług lub ewentualnie data otrzymania zapłaty, o ile nastąpiło to przed sprzedażą i w dniu innym niż data wystawienia faktury.

Co istotne, wartość usługi lub towaru powinna pozostać w takiej samej kwocie jak na fakturze pierwotnej. Nie powinna być zwiększona o ewentualne prowizje, marże czy inne dodatkowe koszty. Doliczenie do oryginalnej kwoty jakichkolwiek dodatkowych kosztów przekreśla szansę na wystawienie refaktury. W takiej sytuacji mówimy po prostu o odrębnej sprzedaży, która w żadnym wypadku nie powinna być traktowana jako odsprzedaż.

Refaktura a VAT

Co do zasady, kwoty widniejące na refakturze powinny być zgodne z tymi, które znajdują się na oryginalnej fakturze. Jednak i od tej zasady są pewne wyjątki, które wynikają z zasad naliczania podatku VAT. Stawki podatku VAT powinny pozostać nienaruszone, jednak co w sytuacji, gdy towar lub usługa nabywane są od podmiotu, który nie jest czynnym podatnikiem VAT? Wówczas otrzymany rachunek należy refakturować i naliczyć podatek VAT według stawki, która zostałaby zastosowana, gdyby sprzedawca był VAT-owcem.

Analogicznie wygląda sytuacja w przypadku podmiotów, które cieszą się zwolnieniami z VAT, na przykład ze względu na rodzaj prowadzonej działalności (np. usługi pocztowe). Usługi te są zwolnione z obowiązku podatkowego, o ile świadczą je określone podmioty. W przypadku refakturowania takich usług zwolnienie podatkowe nie jest przenoszone, stąd też odsprzedając takie usługi, należy doliczyć podatek VAT w standardowej wysokości. Warto o tym pamiętać, gdyż ewentualne błędy mogą zakończyć się naliczeniem karnych odsetek. Narażeni są na to szczególnie ci przedsiębiorcy, którzy często stosują refaktury i tym samym ściągają na siebie zainteresowanie urzędu skarbowego. Nie każdy jest tego świadomy, że zwłaszcza w przypadku częstego stosowania refaktur, mogą być one zakwestionowane przez US i potraktowane jako obciążanie kontrahenta dodatkowymi kosztami.