Czym jest outsourcing?

Przez outsourcing rozumieć należy przekazanie części obowiązków, zadań czy procesów, których firma nie chce lub nie jest w stanie realizować samodzielnie, zewnętrznemu podmiotowi. W tym celu między podmiotami zawierana jest stosowna umowa, w której definiuje się zakres powierzanych zadań oraz przysługujące z tytułu ich wykonania wynagrodzenie.

Outsourcing od lat zyskuje na znaczeniu, jednak głównymi obszarami jego stosowania niezmiennie pozostają szeroko rozumiane usługi informatyczne, szkolenia, księgowość, rekrutacja, usługi marketingowe czy logistyka. Dlaczego firmy decydują się na korzystanie z outsourcingu? Przede wszystkim z uwagi na fakt, że nie dysponują odpowiednimi zasobami i kompetencjami, by konkretne zadania realizować samodzielnie.

Ogromnym atutem jest również wymierna oszczędność. Zatrudnienie wielu specjalistów niesie za sobą konkretne koszty – związane nie tylko z wynagrodzeniami, ale rekrutacją czy organizowaniem cyklicznych szkoleń podnoszących kwalifikacje pracowników. Delegując zadania poza strukturę organizacji, można uniknąć też kosztów związanych ze stworzeniem odpowiedniej infrastruktury systemowej czy zakupem niezbędnych licencji. Przekazanie prowadzenia ksiąg rachunkowych zewnętrznemu podmiotowi zwalnia firmę z konieczności zatrudnienia księgowej, zakupu sprzętu czy niezbędnego oprogramowania. Przedsiębiorca opłaca jedynie każdego miesiąca fakturę i niczym nie musi się martwić.

Podstawowe rodzaje outsourcingu i ich zastosowanie

Outsourcing klasyfikować można na wiele różnych sposobów. Przyjmując za kryterium podziału miejsce oddelegowania konkretnych zadań, wyróżnia się:

● outsourcing kontraktowy (zewnętrzny) – zakłada przekazanie konkretnego zadania czy grupy zadań podmiotowi zewnętrznemu;

● outsourcing kapitałowy (wewnętrzny) – zakłada istnienie lub powołanie do życia spółki-córki, której przekazuje się realizację konkretnych zadań lub konkretnego obszaru działalności podmiotu.

Biorąc pod uwagę zakres delegowanych zadań, wyróżniamy:

● outsourcing pełny – polega na przeniesieniu w całości wydzielonego obszaru działalności firmie zewnętrznej (np. zadań związanych z rekrutacją i szkoleniami pracowników);

● outsourcing selektywny – polega na przekazaniu zewnętrznemu podmiotowi tylko części lub pojedynczych zadań (np. zadania związanego z rekrutowaniem pracowników do rozpoczynającego się wkrótce projektu).

Szczególnym rodzajem outsourcingu jest outsourcing pracowniczy, który określa się również leasingiem pracowniczym. Pojęcie to rozumieć należy jako „wypożyczenie” pracowników do zrealizowania określonego zadania.

Podstawowe wady i zalety outsourcingu

Decydując się na outsourcing, przedsiębiorcy mają przede wszystkim możliwość skoncentrowania się na tym, co dla nich najważniejsze i na czym znają się najlepiej. Nie muszą dzielić swojej uwagi między wiele różnych obszarów działalności i rozwiązywać problemów pojawiających się w nich każdego dnia. Zadania delegują do specjalistów, dostarczających gotowe usługi na odpowiednio wysokim poziomie. Bardzo często uzyskanie równie wysokiej jakości w ramach struktur organizacji jest po prostu nierealne – współpraca z najlepszymi na rynku ekspertami jest możliwa, jednak ich zatrudnienie w firmie już niekoniecznie.

Outsourcing niesie za sobą również wiele korzyści finansowych. Pozwala obniżyć koszty operacyjne i skuteczniej je kontrolować. Warunki współpracy są bowiem z góry ustalone, co zapewnia przewidywalność kosztów w określonej perspektywie czasowej. Nie bez znaczenia jest również to, że ryzyko (np. ewentualnych błędów) jest współdzielone z podmiotem zewnętrznym.

Ceną korzystania z outsourcingu jest niewątpliwie utrata kontroli nad wieloma obszarami działalności. Pewnym ryzykiem może być również możliwość wycieku tajemnic przedsiębiorstwa czy know-how, które stanowią o przewadze konkurencyjnej. Zarządzanie relacjami z wieloma podmiotami zewnętrznymi niesie za sobą ponadto szereg wyzwań – np. cykliczne renegocjacje umów, przedwczesne zakończenie współpracy, reklamacje itd.

Decydując o skorzystaniu z outsourcingu, warto wziąć pod uwagę wszelkie za i przeciw, i na podstawie takiego rachunku kosztów i korzyści zdecydować, czy finalnie będzie to dobre rozwiązanie dla naszego przedsiębiorstwa.