Blog
28-10-2025
Jak księgować koszty faktoringu? Prosty przewodnik dla przedsiębiorcy
Zastanawiasz się, jak poprawnie zaksięgować faktoring? Kluczowe jest to, czy korzystasz z usługi z regresem, czy bez niego. Od tego zależy, czy transakcję potraktujesz w księgach jak sprzedaż faktury (i należność zniknie z Twoich aktywów), czy bardziej jak pożyczkę (i faktura pozostanie w ewidencji aż do jej spłaty przez klienta).
W tym poradniku krok po kroku wyjaśnimy, na czym polegają te różnice i jak prawidłowo rozliczyć każdą formę faktoringu, aby uniknąć błędów.
Dowiesz się:
● jak zaksięgować faktoring bez regresu (pełny),
● jak zaksięgować faktoring z regresem (niepełny),
● jak ująć koszty faktoringu w KPiR, a jak w pełnej księgowości.
Księgowanie faktoringu w małej i dużej firmie – czy są różnice?
Tak, sposób księgowania może się różnić w zależności od formy prowadzonej księgowości. O sposobie ujęcia decydują rodzaj ewidencji (KPiR kontra pełna księgowość) i typ faktoringu (z lub bez regresu) – nie „wielkość firmy”.
W KPiR stosuje się prostsze, podatkowe podejście:
Przychód: Twoim przychodem jest pełna wartość netto z faktury sprzedaży, którą wystawiłeś lub wystawiłaś swojemu kontrahentowi. Przychód ten powstaje w dacie dokonania transakcji (np. dostawy towaru), a nie w momencie otrzymania pieniędzy od faktora.
Przykład: Wystawiasz fakturę na 10 000 zł netto. W KPiR w kolumnie „Sprzedaż” musisz wpisać 10 000 zł.
Koszt: jedynym kosztem uzyskania przychodu związanym z transakcją faktoringu jest usługa świadczona przez faktora, czyli jego prowizje i odsetki.
Przykład: faktor pobrał 300 zł prowizji netto. W KPiR w kolumnie „Pozostałe wydatki” wpisujesz 300 zł na podstawie faktury od faktora.
● Sama sprzedaż własnej wierzytelności (cesja) – bez VAT.
● Usługa faktoringu (prowizje i ewentualne odsetki) – z VAT (w Polsce 23%).
Jak zaksięgować faktoring bez regresu (pełny)?
W tym modelu sprzedajesz firmie faktoringowej swoją wierzytelność (fakturę) i pozbywasz się „problemu”.
1. Usuwasz fakturę z ksiąg – w momencie uzyskania finansowania od faktora faktura znika z Twoich aktywów.
2. Rozliczasz koszt usługi:
● Zaksięguj opłatę faktora w kwocie brutto.
● Wyodrębnij VAT naliczony od tej opłaty.
● Część netto zaksięguj jako koszt finansowy.
Ważne: Ponieważ ryzyko jest po stronie faktora, ten rodzaj faktoringu przypomina sprzedaż. Od razu „czyścisz” swoje księgi z danej należności.
Przeczytaj też: Kim jest faktor i jaką pełni funkcję?
Finansujemy Twoją fakturę, ale ryzyko niewypłacalności klienta pozostaje u Ciebie.
1. Faktura zostaje w księgach: mimo że dostałeś lub dostałaś od nas pieniądze, należność od klienta wciąż widnieje w Twoich księgach jako aktywa.
2. Księgujesz koszt: naszą prowizję i opłaty traktujesz jako koszty uzyskania przychodu.
3. Usuwasz fakturę dopiero po zapłacie, gdy Twój klient opłaci fakturę, informujemy Cię o tym. Dopiero wtedy możesz wyksięgować tę należność ze swoich ksiąg.
To rozwiązanie hybrydowe, które łączy zasady obu powyższych modeli. Księgowanie faktoringu mieszanego jest podobne do faktoringu z regresem, ale z jedną kluczową różnicą: wierzytelność i koszty dzieli się na dwie części.
● Część bez regresu: tę część wierzytelności, dla której ryzyko przejął faktor, księgujesz jak w faktoringu bez regresu. Jest ona od razu wyksięgowana z Twoich aktywów, a związane z nią opłaty są dla Ciebie kosztem finansowym.
● Część z regresem: pozostałą kwotę, dla której ryzyko pozostaje po Twojej stronie, księgujesz zgodnie z zasadami faktoringu z regresem. Oznacza to, że pozostaje ona w Twojej ewidencji aż do momentu spłaty przez klienta.
Żeby zaksięgować faktoring, potrzebujesz:
● umowy faktoringowej,
● faktury za usługi faktora,
● potwierdzenia przejęcia wierzytelności i wpływów pieniędzy,
● dowodów księgowych potwierdzających opłaty i rozliczenia.
To, jak zaksięgujesz faktoring, zależy głównie od jego rodzaju, a dokładnie tego, kto bierze na siebie ryzyko niewypłacalności kontrahenta. Czym różnią się faktoring z regresem i faktoring bez regresu?
Oprócz tego jest jeszcze faktoring mieszany, gdzie ryzyko jest dzielone.
Pamiętaj, że faktoring z regresem może występować w formie jawnej (gdy kontrahent jest informowany o umowie) lub cichej (gdy ta informacja pozostaje między Tobą a faktorem). Z perspektywy księgowej nie ma to jednak znaczenia – w obu przypadkach rozliczenie przebiega tak samo.
Dowiesz się:
● jak zaksięgować faktoring bez regresu (pełny),
● jak zaksięgować faktoring z regresem (niepełny),
● jak ująć koszty faktoringu w KPiR, a jak w pełnej księgowości.
Księgowanie faktoringu w małej i dużej firmie – czy są różnice?
Tak, sposób księgowania może się różnić w zależności od formy prowadzonej księgowości. O sposobie ujęcia decydują rodzaj ewidencji (KPiR kontra pełna księgowość) i typ faktoringu (z lub bez regresu) – nie „wielkość firmy”.
KPiR (małe firmy)
W KPiR stosuje się prostsze, podatkowe podejście:
Przychód: Twoim przychodem jest pełna wartość netto z faktury sprzedaży, którą wystawiłeś lub wystawiłaś swojemu kontrahentowi. Przychód ten powstaje w dacie dokonania transakcji (np. dostawy towaru), a nie w momencie otrzymania pieniędzy od faktora.
Przykład: Wystawiasz fakturę na 10 000 zł netto. W KPiR w kolumnie „Sprzedaż” musisz wpisać 10 000 zł.
Koszt: jedynym kosztem uzyskania przychodu związanym z transakcją faktoringu jest usługa świadczona przez faktora, czyli jego prowizje i odsetki.
Przykład: faktor pobrał 300 zł prowizji netto. W KPiR w kolumnie „Pozostałe wydatki” wpisujesz 300 zł na podstawie faktury od faktora.
VAT (niezależnie od KPiR czy pełnej księgowości)
● Sama sprzedaż własnej wierzytelności (cesja) – bez VAT.
● Usługa faktoringu (prowizje i ewentualne odsetki) – z VAT (w Polsce 23%).
Pełna księgowość (księgi rachunkowe)
Jak zaksięgować faktoring bez regresu (pełny)?
W tym modelu sprzedajesz firmie faktoringowej swoją wierzytelność (fakturę) i pozbywasz się „problemu”.
1. Usuwasz fakturę z ksiąg – w momencie uzyskania finansowania od faktora faktura znika z Twoich aktywów.
2. Rozliczasz koszt usługi:
● Zaksięguj opłatę faktora w kwocie brutto.
● Wyodrębnij VAT naliczony od tej opłaty.
● Część netto zaksięguj jako koszt finansowy.
Ważne: Ponieważ ryzyko jest po stronie faktora, ten rodzaj faktoringu przypomina sprzedaż. Od razu „czyścisz” swoje księgi z danej należności.
Przeczytaj też: Kim jest faktor i jaką pełni funkcję?
Jak zaksięgować faktoring z regresem (niepełny)?
Finansujemy Twoją fakturę, ale ryzyko niewypłacalności klienta pozostaje u Ciebie.
1. Faktura zostaje w księgach: mimo że dostałeś lub dostałaś od nas pieniądze, należność od klienta wciąż widnieje w Twoich księgach jako aktywa.
2. Księgujesz koszt: naszą prowizję i opłaty traktujesz jako koszty uzyskania przychodu.
3. Usuwasz fakturę dopiero po zapłacie, gdy Twój klient opłaci fakturę, informujemy Cię o tym. Dopiero wtedy możesz wyksięgować tę należność ze swoich ksiąg.
Jak zaksięgować faktoring mieszany?
To rozwiązanie hybrydowe, które łączy zasady obu powyższych modeli. Księgowanie faktoringu mieszanego jest podobne do faktoringu z regresem, ale z jedną kluczową różnicą: wierzytelność i koszty dzieli się na dwie części.
● Część bez regresu: tę część wierzytelności, dla której ryzyko przejął faktor, księgujesz jak w faktoringu bez regresu. Jest ona od razu wyksięgowana z Twoich aktywów, a związane z nią opłaty są dla Ciebie kosztem finansowym.
● Część z regresem: pozostałą kwotę, dla której ryzyko pozostaje po Twojej stronie, księgujesz zgodnie z zasadami faktoringu z regresem. Oznacza to, że pozostaje ona w Twojej ewidencji aż do momentu spłaty przez klienta.
Dokumenty potrzebne do prawidłowego zaksięgowania faktoringu
Żeby zaksięgować faktoring, potrzebujesz:
● umowy faktoringowej,
● faktury za usługi faktora,
● potwierdzenia przejęcia wierzytelności i wpływów pieniędzy,
● dowodów księgowych potwierdzających opłaty i rozliczenia.
Rodzaje faktoringu – co musisz wiedzieć przed księgowaniem?
To, jak zaksięgujesz faktoring, zależy głównie od jego rodzaju, a dokładnie tego, kto bierze na siebie ryzyko niewypłacalności kontrahenta. Czym różnią się faktoring z regresem i faktoring bez regresu?
Oprócz tego jest jeszcze faktoring mieszany, gdzie ryzyko jest dzielone.
Pamiętaj, że faktoring z regresem może występować w formie jawnej (gdy kontrahent jest informowany o umowie) lub cichej (gdy ta informacja pozostaje między Tobą a faktorem). Z perspektywy księgowej nie ma to jednak znaczenia – w obu przypadkach rozliczenie przebiega tak samo.
Cecha
Faktoring bez regresu (pełny) Faktoring z regresem (niepełny)
Faktoring bez regresu (pełny) Faktoring z regresem (niepełny)
Cecha
Dla kogo?
Faktoring bez regresu (pełny) Faktoring z regresem (niepełny)
Dla firm, które chcą pełnego bezpieczeństwa i ochrony przed nierzetelnymi kontrahentami.
Faktoring bez regresu (pełny) Faktoring z regresem (niepełny)
Dla firm, które mają zaufanych, sprawdzonych kontrahentów i chcą obniżyć koszty usługi.
Cecha
Księgowanie
Faktoring bez regresu (pełny) Faktoring z regresem (niepełny)
Traktowany jak sprzedaż wierzytelności. Fakturę od razu usuwasz ze swoich ksiąg.
Faktoring bez regresu (pełny) Faktoring z regresem (niepełny)
Traktowany jak kredyt lub pożyczka. Faktura pozostaje w Twoich księgach aż do spłaty.
Cecha
Ryzyko
Faktoring bez regresu (pełny) Faktoring z regresem (niepełny)
Po stronie faktora. To firma faktoringowa bierze na siebie ryzyko, jeśli Twój klient nie zapłaci.
Faktoring bez regresu (pełny) Faktoring z regresem (niepełny)
Pozostaje po Twojej stronie. Jeśli klient nie zapłaci, będziesz musiał zwrócić nam pieniądze.
