Blog
Rozrachunki z pracownikami z punktu widzenia rachunkowości
Czym jest zakładowy plan kont?
Plan kont w rachunkowości to struktura hierarchiczna, w której zdefiniowane są wszystkie konta używane do rejestrowania transakcji finansowych. Jest to rodzaj klasyfikacji kont, który ułatwia organizację oraz segregację danych finansowych i umożliwia skuteczne monitorowanie i analizę wyników prowadzonej działalności. Punktem wyjścia i podstawą do opracowania zakładowego planu kont jest ustawa o rachunkowości. Nie jest ona jednak jedynym dokumentem, który warto uwzględnić przy opracowywaniu planu kont. Pod rozwagę warto wziąć również przepisy wynikające m.in. z ustaw:
● o podatku od towarów i usług,
● o podatku dochodowym od osób prawnych,
● o podatku dochodowym od osób fizycznych,
● o podatku akcyzowym,
● kodeks spółek handlowych.
Pomocne mogą być również Międzynarodowe Standardy Rachunkowości oraz inne dokumenty prawne, które mogą wyjaśniać istotne kwestie w zakresie zasad prowadzenia ewidencji.
Czy zakładowy plan kont jest obowiązkowy? Zgodnie z treścią art. 10 ustawy o rachunkowości „jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości”. Zapis te tyczy się również sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym „zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej”.
Jak ewidencjonować wynagrodzenia w księgach?
Przedsiębiorcy mają swobodę w zakresie kształtowania zakładowego planu kont. Ustawodawca nie narzuca żadnego konkretnego wzorca, do którego należy się stosować. Co do zasady zakładowy plan kont obejmuje konta zgrupowane w kilka podstawowych kategorii:
● Zespół 0 – Aktywa trwałe,
● Zespół 1 – Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz krótkoterminowe aktywa finansowe,
● Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia,
● Zespół 3 – Materiały i towary,
● Zespół 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie,
● Zespół 5 – Koszty według typów działalności i ich rozliczenie,
● Zespół 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe,
● Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem,
● Zespół 8 – Kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne i wynik finansowy.
Rozrachunki z pracownikami są ważnym aspektem działalności i istotną kategorią kont, dlatego nie należy o nich zapominać. Konta na rozrachunki z pracownikami są niezbędne do rejestrowania transakcji związanych z wynagrodzeniami, podatkami, składkami na ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia dla pracowników. W większości firm zakładowy plan kont przewiduje dedykowane konta na rozrachunki z tytułu wynagrodzeń i innych świadczeń na rzecz pracowników:
● rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,
● rozrachunki z pracownikami.
Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by dokonać jeszcze bardziej granularnego podziału i oddzielnie ewidencjonować poszczególne koszty pracownicze.
Dlaczego nie należy zapominać o uwzględnieniu w planie kont rozrachunków z pracownikami? Umożliwiają one efektywne śledzenie i kontrolowanie kosztów związanych z pracownikami oraz przeprowadzanie bardziej precyzyjnych analiz finansowych. Nie bez znaczenia jest również to, że łatwiejsze jest dzięki nim sporządzanie raportów finansowych, takich jak bilans czy rachunek zysków i strat, które odzwierciedlają pełen obraz sytuacji finansowej i pozwalają ustalić wynik finansowy podmiotu.