Czym jest zakładowy plan kont?

Plan kont w rachunkowości to struktura hierarchiczna, w której zdefiniowane są wszystkie konta używane do rejestrowania transakcji finansowych. Jest to rodzaj klasyfikacji kont, który ułatwia organizację oraz segregację danych finansowych i umożliwia skuteczne monitorowanie i analizę wyników prowadzonej działalności. Punktem wyjścia i podstawą do opracowania zakładowego planu kont jest ustawa o rachunkowości. Nie jest ona jednak jedynym dokumentem, który warto uwzględnić przy opracowywaniu planu kont. Pod rozwagę warto wziąć również przepisy wynikające m.in. z ustaw:

● o podatku od towarów i usług,

● o podatku dochodowym od osób prawnych,

● o podatku dochodowym od osób fizycznych,

● o podatku akcyzowym,

● kodeks spółek handlowych.

Pomocne mogą być również Międzynarodowe Standardy Rachunkowości oraz inne dokumenty prawne, które mogą wyjaśniać istotne kwestie w zakresie zasad prowadzenia ewidencji.

Czy zakładowy plan kont jest obowiązkowy? Zgodnie z treścią art. 10 ustawy o rachunkowości „jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości”. Zapis te tyczy się również sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym „zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej”.

Jak ewidencjonować wynagrodzenia w księgach?

Przedsiębiorcy mają swobodę w zakresie kształtowania zakładowego planu kont. Ustawodawca nie narzuca żadnego konkretnego wzorca, do którego należy się stosować. Co do zasady zakładowy plan kont obejmuje konta zgrupowane w kilka podstawowych kategorii:

● Zespół 0 – Aktywa trwałe,

● Zespół 1 – Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz krótkoterminowe aktywa finansowe,

● Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia,

● Zespół 3 – Materiały i towary,

● Zespół 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie,

● Zespół 5 – Koszty według typów działalności i ich rozliczenie,

● Zespół 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe,

● Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem,

● Zespół 8 – Kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne i wynik finansowy.

Rozrachunki z pracownikami są ważnym aspektem działalności i istotną kategorią kont, dlatego nie należy o nich zapominać. Konta na rozrachunki z pracownikami są niezbędne do rejestrowania transakcji związanych z wynagrodzeniami, podatkami, składkami na ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia dla pracowników. W większości firm zakładowy plan kont przewiduje dedykowane konta na rozrachunki z tytułu wynagrodzeń i innych świadczeń na rzecz pracowników:

● rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,

● rozrachunki z pracownikami.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by dokonać jeszcze bardziej granularnego podziału i oddzielnie ewidencjonować poszczególne koszty pracownicze.

Dlaczego nie należy zapominać o uwzględnieniu w planie kont rozrachunków z pracownikami? Umożliwiają one efektywne śledzenie i kontrolowanie kosztów związanych z pracownikami oraz przeprowadzanie bardziej precyzyjnych analiz finansowych. Nie bez znaczenia jest również to, że łatwiejsze jest dzięki nim sporządzanie raportów finansowych, takich jak bilans czy rachunek zysków i strat, które odzwierciedlają pełen obraz sytuacji finansowej i pozwalają ustalić wynik finansowy podmiotu.