Blog
Gotówka dla Twojej firmy?
Pokryj nagłe wydatki firmowe bez kredytu i stresu. Weź gotówkę na firmę. 100% online, bez formalności!
Załóż kontoNajczęstsze problemy firm z KSeF
KSeF działa już obowiązkowo dla większości firm, ale samo uruchomienie systemu nie zakończyło problemów przedsiębiorców. Najwięcej trudności nie wynika dziś z jednej wielkiej awarii, lecz z codziennej obsługi: logowania, tokenów, uprawnień, odbierania faktur, korekt i dopasowania KSeF do programu księgowego oraz wewnętrznego obiegu dokumentów. KSeF może przyspieszać przekazywanie faktur, ale nie gwarantuje terminowej zapłaty i nie zastępuje procesów akceptacji kosztów w firmie.
Szybka odpowiedź
Najczęstsze problemy z KSeF w praktyce to: zarządzanie dostępem i uprawnieniami, brak automatycznych powiadomień o nowych fakturach, konieczność poprawiania błędów korektą, obsługa trybów offline oraz połączenie danych z KSeF z procesami zakupowymi, księgowymi i płatniczymi firmy. Jeśli zamieszanie organizacyjne wydłuża akceptację dokumentów lub firma czeka na przelew z faktury, rozwiązaniem problemu płynności może być faktoring. Gdy faktury jeszcze nie ma, ale trzeba opłacić bieżące koszty lub wdrożenie KSeF, można rozważyć eGotówkę. Zakup oprogramowania, licencji, sprzętu lub usługi wdrożeniowej można natomiast rozłożyć na raty w ramach finansowania zakupów firmowych.
Najważniejsze informacje
• Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął większość pozostałych przedsiębiorców. Firmy miały obowiązek odbierania faktur w systemie już od 1 lutego 2026 r.
• Do końca 2026 r. z czasowego wyłączenia z obowiązku wystawiania w KSeF mogą korzystać podatnicy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto.
• Za błędy związane z korzystaniem z KSeF popełnione w 2026 r. nie są nakładane sankcje przewidziane dla KSeF. Nie zwalnia to jednak z obowiązku prawidłowego rozliczenia VAT i poprawienia dokumentu.
• KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień o nowych fakturach. Firma lub jej program księgowy musi regularnie sprawdzać system.
• Faktury przyjętej przez KSeF nie można edytować ani usunąć. Błąd poprawia się fakturą korygującą.
• Ministerstwo Finansów po pierwszych miesiącach działania systemu rozpoczęło konsultacje zmian dotyczących m.in. tokenów i synchronizacji zdarzeń biznesowych powiązanych z fakturą.
KSeF w lipcu 2026 r. – kogo dotyczy obowiązek?
Krajowy System e-Faktur to państwowy system służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowo korzystają z niego największe firmy, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął większość pozostałych przedsiębiorców. Szczegółowe terminy publikuje oficjalny portal KSeF.
Do 31 grudnia 2026 r. działa wyjątek dla podatników, których miesięczna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł. Ważne: firmy mają obowiązek odbierania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r., nawet jeżeli czasowo nie muszą jeszcze wystawiać w nim wszystkich dokumentów. W 2026 r. nie są też nakładane sankcje za błędy popełnione podczas korzystania z systemu. Aktualne informacje warto zawsze sprawdzać w komunikatach Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej.
Jeżeli potrzebujesz podstawowego wyjaśnienia, czym jest faktura ustrukturyzowana, jak wygląda harmonogram i jakie są korzyści systemu, zobacz również przewodnik NFG po KSeF. Ten artykuł koncentruje się natomiast na problemach, które pojawiły się w praktycznej obsłudze systemu po jego częściowym wdrożeniu.
Jakie problemy z KSeF zgłaszają dziś przedsiębiorcy?
Największym wyzwaniem nie jest dziś jedna funkcja systemu, lecz połączenie KSeF z codzienną pracą firmy. Poniżej przedstawiamy problemy, które wynikają z oficjalnych zasad działania systemu, skali pytań kierowanych do KIS oraz tematów konsultowanych przez Ministerstwo Finansów.
1. Logowanie i tokeny: wygoda kontra bezpieczeństwo
Skala wykorzystania tokenów pokazuje, że przedsiębiorcy potrzebują prostego sposobu łączenia programów księgowych z KSeF. Według danych KAS przed drugim etapem wdrożenia aż 94% przedsiębiorców logowało się za pomocą tokenów i certyfikatów. Jednocześnie tokeny KSeF 1.0 nie działały w KSeF 2.0, więc firmy musiały ponownie skonfigurować integracje.
Właśnie dlatego podczas pierwszych konsultacji po częściowym wdrożeniu KSeF Ministerstwo Finansów zaproponowało utrzymanie tokenów także po 31 grudnia 2026 r. Rozważane są tokeny ważne od 1 do 365 dni oraz nowe uprawnienie umożliwiające ich automatyczne odnowienie po zgodzie właściciela. To pokazuje, że zarządzanie dostępem nie jest marginalnym problemem technicznym, lecz jednym z głównych tematów zgłaszanych przez rynek.
Praktyczna zasada: każdy token powinien mieć właściciela, określony zakres uprawnień, datę ważności i procedurę unieważnienia po zakończeniu współpracy z pracownikiem, biurem rachunkowym lub dostawcą oprogramowania.
2. Uprawnienia: kto odpowiada za fakturę w KSeF?
KSeF umożliwia nadawanie dostępu pracownikom, współpracownikom i biurom rachunkowym. Uprawnienia mogą obejmować wystawianie faktur, ich przeglądanie oraz zarządzanie dalszymi dostępami. Instrukcję krok po kroku publikuje portal KSeF dla JDG i MŚP.
Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca zakłada, że wszystkie zadania przejmie księgowość, a biuro rachunkowe oczekuje, że firma sama wystawi i sprawdzi dokumenty sprzedażowe. W efekcie faktura może pozostać niewysłana, odrzucona albo niewidoczna dla osoby, która ma ją rozliczyć.
• kto wystawia faktury sprzedażowe;
• kto sprawdza, czy dokument otrzymał numer KSeF;
• kto odbiera i zatwierdza faktury zakupowe;
• kto wystawia korektę;
• kto nadaje i odbiera uprawnienia;
• kto kontaktuje się z dostawcą programu lub KIS w razie błędu.
3. KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień o nowych fakturach
To jedna z informacji, która może zaskakiwać mikrofirmy. Zgodnie z oficjalnym wyjaśnieniem KSeF nie informuje automatycznie, że ktoś wystawił fakturę dla Twojej firmy. System księgowy lub aplikacja musi regularnie sprawdzać, czy pojawiły się nowe dokumenty. Więcej praktycznych odpowiedzi znajduje się w sekcji KSeF dla JDG i MŚP.
Brak regularnego odbierania dokumentów może prowadzić do opóźnionej akceptacji kosztu, przeoczenia terminu zapłaty albo konfliktu z dostawcą, który widzi fakturę jako skutecznie wystawioną. Dlatego nawet jednoosobowa firma powinna ustalić prostą rutynę: automatyczne pobieranie dokumentów albo kontrolę KSeF co najmniej raz dziennie w dni robocze.
4. Numer KSeF nie zastępuje akceptacji faktury w firmie
KSeF potwierdza, że faktura została przyjęta przez państwowy system i otrzymała unikalny numer. Nie oznacza jednak, że nabywca uznał dostawę, zatwierdził koszt, przypisał dokument do odpowiedniego działu lub zlecił przelew.
W konsultacjach po częściowym wdrożeniu Ministerstwo Finansów zaproponowało dodanie do API danych biznesowych prezentowanych jako zdarzenia powiązane z e-fakturą. Równolegle konsultowany jest mechanizm synchronizacji zmian i zdarzeń. To odpowiedź na potrzebę łączenia faktury z jej dalszym życiem: akceptacją, opisem, statusem i procesami używanymi przez firmę.
Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno: trzeba rozdzielić dwa pojęcia. „Faktura jest w KSeF” nie znaczy jeszcze „faktura jest zaakceptowana i zaplanowana do zapłaty”.
5. Błędnej faktury nie można po prostu edytować
Po przyjęciu dokumentu do KSeF nie można go usunąć ani zmienić. Oficjalna odpowiedź Ministerstwa Finansów jest jednoznaczna: w razie błędu należy wystawić fakturę korygującą. Zasada została opisana na stronie Czy będzie możliwość edytowania faktury w razie błędu?.
W praktyce warto wprowadzić kontrolę danych jeszcze przed wysyłką. Szczególną uwagę zwróć na NIP, datę sprzedaży, stawki VAT, wartości netto i brutto, walutę, numer zamówienia oraz dane wymagane przez konkretnego kontrahenta. Drobna pomyłka nie znika po ponownym wygenerowaniu PDF - w KSeF pozostaje ślad dokumentu i korekty.
6. Faktury scamowe i dokumenty, których firma nie rozpoznaje
Cyfrowe doręczenie faktury nie potwierdza, że transakcja rzeczywiście miała miejsce. Po uruchomieniu KSeF pojawiła się potrzeba prostszego zgłaszania faktur scamowych. Od końca kwietnia 2026 r. funkcja zgłaszania takich dokumentów jest dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a administracja pracowała również nad obsługą zgłoszeń przez API.
Jeśli otrzymasz fakturę od nieznanego dostawcy, nie płać jej automatycznie. Sprawdź zamówienie, umowę, potwierdzenie wykonania usługi i dane wystawcy. Oznacz dokument jako sporny w swoim systemie, zgłoś go w KSeF i przekaż informację księgowości.
7. Tryb offline nie zwalnia z późniejszego przesłania faktury
KSeF przewiduje kilka trybów szczególnych. W trybie offline24 można wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale trzeba przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Podczas prac serwisowych obowiązuje tryb offline, a przy oficjalnie ogłoszonej awarii termin na dosłanie dokumentów jest dłuższy. Szczegółowe zasady opisuje oficjalna strona Tryb offline24.
Faktura wystawiona offline przed wysłaniem do KSeF wymaga odpowiednich kodów QR, a jeden z nich jest powiązany z certyfikatem wystawcy. Firma powinna więc wcześniej sprawdzić, czy jej oprogramowanie obsługuje te funkcje i czy potrzebny certyfikat został pobrany. Sam plik PDF bez właściwej procedury nie jest bezpiecznym planem awaryjnym.
Co pokazały pierwsze konsultacje po częściowym wdrożeniu KSeF?
Pierwsze miesiące działania KSeF przyniosły ogromną skalę wykorzystania systemu. Przed rozpoczęciem drugiego etapu KAS informowała, że faktury wystawiło ponad 345 tys. podmiotów, a w ciągu dwóch pierwszych miesięcy system przyjął ponad 87 mln dokumentów. W tym samym czasie Krajowa Informacja Skarbowa przeprowadziła prawie 180 tys. rozmów telefonicznych i odpowiedziała na ponad 70 tys. wiadomości e-mail dotyczących KSeF.
Dane te nie dowodzą, że system nie działa. Pokazują natomiast, że przedsiębiorcy potrzebują bardzo dużego wsparcia w interpretacji zasad i konfiguracji codziennych procesów. Podczas konsultacji z 9 czerwca 2026 r. skupiono się przede wszystkim na dwóch obszarach:
• utrzymaniu tokenów jako wygodnej metody logowania również po zakończeniu 2026 r.;
• rozbudowaniu API o dane i zdarzenia biznesowe powiązane z e-fakturami oraz lepszą synchronizację zmian.
To ważny wniosek dla właścicieli firm: najtrudniejszym etapem KSeF nie jest samo wysłanie pliku XML, lecz zorganizowanie odpowiedzialności i przepływu informacji przed oraz po wystawieniu faktury.
Które firmy najmocniej odczuwają problemy z KSeF?
• JDG bez własnego działu księgowego. Jedna osoba odpowiada jednocześnie za sprzedaż, wystawianie dokumentów, odbieranie kosztów i pilnowanie płatności.
• Biura rachunkowe i ich klienci. Największym wyzwaniem jest jednoznaczny podział odpowiedzialności oraz obsługa uprawnień wielu podmiotów.
• Firmy wystawiające dużo faktur. Nawet mały błąd integracji lub danych może powtarzać się w setkach dokumentów.
• Firmy z rozbudowanym procesem zakupowym. Dokument musi zostać przypisany do zamówienia, projektu, oddziału i osoby akceptującej. KSeF nie zastępuje tych kroków.
• Firmy korzystające z kilku programów. Problemy pojawiają się na styku systemu sprzedażowego, magazynowego, księgowego, bankowości i obiegu dokumentów.
Czy KSeF opóźnia płatności?
Sam KSeF co do zasady przyspiesza techniczne dostarczenie prawidłowo wystawionej faktury. Dokument jest dostępny dla nabywcy po przyjęciu przez system. KSeF nie skraca jednak automatycznie terminu płatności i nie zmusza kontrahenta do wykonania przelewu.
Opóźnienie może powstać wtedy, gdy firma nie odbiera regularnie dokumentów, faktura została przypisana do niewłaściwej osoby, brakuje numeru zamówienia albo nabywca nie ma sprawnego procesu akceptacji. Problemem nie jest wówczas samo cyfrowe doręczenie, lecz organizacja obiegu dokumentu po obu stronach transakcji.
Ważne rozróżnienie: numer KSeF potwierdza obecność dokumentu w systemie, ale nie potwierdza, że kontrahent zatwierdził go do płatności ani że zapłaci w terminie.
Jak przygotować firmę na problemy z KSeF? Checklista
1. Sprawdź, kto ma dostęp do KSeF i jakie uprawnienia posiada.
2. Zapisz daty ważności tokenów i certyfikatów oraz osoby odpowiedzialne za ich odnowienie.
3. Ustal z biurem rachunkowym, kto wystawia, odbiera, zatwierdza i poprawia faktury.
4. Włącz automatyczne pobieranie faktur lub ustal codzienną kontrolę systemu.
5. Przed wysyłką sprawdzaj NIP, kwoty, daty, stawki VAT i numer zamówienia.
6. Przetestuj korektę faktury oraz tryb offline24, zanim pojawi się realny problem.
7. Pobierz certyfikat potrzebny do wystawiania dokumentów offline i generowania kodów QR.
8. Stwórz procedurę dla faktur niezamówionych i scamowych.
9. Powiąż faktury z projektami, centrami kosztów i osobami akceptującymi.
10. Regularnie monitoruj terminy płatności i planuj gotówkę niezależnie od samego KSeF.
KSeF a płynność finansowa – jak NFG może pomóc?
KSeF porządkuje sposób wystawiania i odbierania faktur, ale nie rozwiązuje luki między wykonaniem usługi a otrzymaniem przelewu. Firma nadal może wystawić fakturę z terminem 30, 60 lub 90 dni, a w tym czasie musi opłacić ZUS, wynagrodzenia, księgowość, media, reklamę, materiały i dostawców.
Narzędzie finansowe należy dopasować do konkretnej sytuacji. Innego rozwiązania potrzebuje firma, która ma już prawidłowo wystawioną fakturę w KSeF, innego przedsiębiorca opłacający wdrożenie programu, a jeszcze innego firma, która potrzebuje gotówki przed wystawieniem dokumentu.
Faktoring: gdy faktura jest już wystawiona, ale na przelew trzeba czekać
Jeżeli prawidłowo wystawiłeś fakturę w KSeF, ale kontrahent ma 30, 60 lub 90 dni na zapłatę, możesz rozważyć faktoring NFG. W praktyce wybierasz nieprzeterminowaną fakturę, którą chcesz sfinansować, a po pozytywnej decyzji pieniądze mogą trafić bezpośrednio na konto firmy nawet w 5 minut.
To Ty decydujesz, które faktury finansujesz i kiedy korzystasz z limitu. Możesz wybrać wariant dopasowany do relacji z kontrahentem: faktoring cichy pozwala zachować dyskrecję, a faktoring jawny łączy finansowanie z informacją o cesji i monitoringiem płatności. Gdy liczy się czas, faktoring ekspres umożliwia wypłatę przed formalnym uruchomieniem cesji.
Proces odbywa się online, z minimum formalności. Koszt usługi związany z działalnością może co do zasady zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Szczegółowe zasady opisujemy w artykule ile kosztuje faktoring w NFG.
eGotówka: gdy faktury jeszcze nie ma, a koszty nie mogą czekać
Faktoring wymaga wystawionej faktury. Jeśli wdrażasz KSeF, opłacasz program księgowy, konsultanta, wynagrodzenia lub inne bieżące koszty jeszcze przed wystawieniem dokumentu sprzedażowego, bardziej dopasowana może być eGotówka – pożyczka dla firm.
• cały proces odbywa się online;
• wniosek jest prosty i nie wymaga dostarczania papierowych dokumentów ani zaświadczeń;
• decyzja może zostać wydana bardzo szybko;
• pieniądze mogą trafić bezpośrednio na konto nawet w kilka minut;
• samodzielnie wybierasz kwotę wypłaty i liczbę rat – od 1 do 24;
• środki możesz przeznaczyć na dowolny cel związany z firmą;
• możesz korzystać z przyznanego limitu jako zabezpieczenia na wypadek nagłego wydatku;
• w razie pytań możesz korzystać ze wsparcia opiekuna.
Ważne przy komunikacji o BIK: NFG może wykonać techniczne zapytanie do BIK i informacja o nim może być widoczna w historii. Szczegóły finansowania, takie jak kwota i cel, nie są jednak prezentowane jak aktywny kredyt lub pożyczka bankowa. Więcej wyjaśniamy w materiale eGotówka NFG a BIK.
Finansowanie zakupów: gdy KSeF wymaga inwestycji w program, sprzęt lub szkolenie
Wdrożenie KSeF może oznaczać zakup programu fakturującego, integracji z systemem księgowym, licencji, laptopa, skanera, usługi IT, konsultacji albo szkolenia zespołu. Takiego wydatku nie zawsze trzeba opłacać jednorazowo z bieżącej gotówki.
W ramach finansowania zakupów firmowych NFG kupujesz towar lub usługę u wybranego dostawcy i przedstawiasz fakturę, proformę albo zamówienie płatne przelewem. NFG reguluje należność dostawcy, a Ty rozkładasz wydatek na wybraną liczbę rat. Można w ten sposób sfinansować niemal każdy uzasadniony zakup firmowy: sprzęt, oprogramowanie, licencje, towary, surowce i usługi.
Proces jest online i ogranicza formalności. To przedsiębiorca decyduje, co finansuje i na ile rat rozkłada płatność. Wartość zakupu oraz koszt finansowania mogą – przy spełnieniu warunków podatkowych – stanowić koszt firmowy. Sposób ujęcia konkretnego wydatku należy potwierdzić z księgową.
Jak wybrać właściwe rozwiązanie?
• Masz wystawioną fakturę z terminem płatności? Rozważ faktoring.
• Nie masz faktury, ale potrzebujesz pieniędzy na bieżące koszty? Sprawdź eGotówkę.
• Musisz kupić program, licencję, sprzęt lub usługę wdrożeniową? Rozważ finansowanie zakupów firmowych.
• Nie wiesz, które narzędzie pasuje do sytuacji? Załóż bezpłatne konto i sprawdź dostępny limit, a następnie wybierz produkt oraz kwotę dopiero wtedy, gdy są potrzebne.
Kiedy finansowanie zewnętrzne nie jest dobrym rozwiązaniem?
Faktoring, eGotówka i finansowanie zakupów pomagają przejść przez czasową lukę między wydatkiem a wpływem. Nie powinny jednak zastępować trwałej rentowności firmy.
• firma od dłuższego czasu nie generuje wystarczających przychodów na pokrycie kosztów;
• nie ma realnego źródła spłaty finansowania;
• wydatek na wdrożenie jest niepotrzebny lub znacznie przekracza skalę działalności;
• problem wynika wyłącznie z braku uporządkowania procesów, który można poprawić bez dodatkowego kapitału;
• przedsiębiorca nie zna łącznej wartości zobowiązań i terminów płatności.
Najpierw ustal przyczynę problemu. Jeżeli jest nią przejściowe oczekiwanie na przelew lub konieczny, opłacalny zakup, finansowanie może być praktycznym mostem. Jeżeli firma ponosi trwałe straty, potrzebny jest plan naprawczy, rozmowa z księgową, doradcą podatkowym lub restrukturyzacyjnym.
Podsumowanie
KSeF działa na dużą skalę, ale przedsiębiorcy nadal uczą się łączyć go z księgowością, sprzedażą, zakupami i płatnościami. Największe problemy dotyczą dziś nie tylko plików XML, lecz przede wszystkim dostępu do systemu, tokenów, uprawnień, braku powiadomień, korekt oraz obiegu faktury po jej przyjęciu przez KSeF.
Dobrze przygotowana firma wie, kto odpowiada za dokument, regularnie odbiera faktury, ma procedurę offline i kontroluje terminy płatności. Jeżeli mimo prawidłowego procesu pieniądze pozostają zamrożone w wystawionych fakturach, może skorzystać z faktoringu. Gdy wydatki pojawiają się przed fakturą, rozwiązaniem może być eGotówka. Zakup programu, sprzętu, licencji lub usługi potrzebnej do obsługi KSeF można natomiast rozłożyć na raty.
Uwaga: Artykuł ma charakter informacyjny. Zasady KSeF mogą być rozwijane, dlatego przed podjęciem decyzji sprawdź aktualne komunikaty Ministerstwa Finansów i KAS. Informacje o zaliczaniu kosztów finansowania do kosztów uzyskania przychodów należy odnieść do indywidualnej sytuacji podatkowej firmy i potwierdzić z księgową lub doradcą podatkowym.
Źródła i materiały wykorzystane w artykule
• Pierwsze konsultacje po częściowym wdrożeniu KSeF – podsumowanie, KIS, 10.06.2026
• 1 kwietnia rusza II etap wdrożenia KSeF, Ministerstwo Finansów/KAS
• KSeF dla JDG i MŚP – pytania praktyczne
• Tryb offline24 – oficjalne zasady
• Czy można edytować fakturę w KSeF?
Poniżej przedstawiliśmy problemy z KSEF zgłaszane przez przedsiębiorców oraz rozwiązania NFG w formie tabeli.
Problem
Co dzieje się w praktyce?
Co powinna zrobić firma?
Problem
Logowanie, tokeny i certyfikaty
Co dzieje się w praktyce?
Firmy musiały przejść z KSeF 1.0 do KSeF 2.0, wygenerować nowe tokeny lub certyfikaty i dopasować je do programów księgowych. Trudność rośnie, gdy z jednego systemu korzysta właściciel, księgowość, pracownicy i zewnętrzny integrator.
Co powinna zrobić firma?
Spisz używane metody logowania, właścicieli tokenów, zakresy uprawnień i daty ważności. Nie przechowuj tokenów w przypadkowych plikach ani wiadomościach.
Problem
Uprawnienia dla pracowników i biura rachunkowego
Co dzieje się w praktyce?
Samo przekazanie księgowej loginu nie wystarcza. Trzeba wskazać, kto może wystawiać faktury, kto je przegląda, a kto zarządza uprawnieniami. Brak dostępu może zatrzymać sprzedaż lub księgowanie dokumentów.
Co powinna zrobić firma?
Ustal pisemnie zakres odpowiedzialności: kto wystawia, odbiera, poprawia i archiwizuje faktury oraz kto reaguje w razie odrzucenia dokumentu.
Problem
Brak automatycznych powiadomień
Co dzieje się w praktyce?
KSeF nie wysyła przedsiębiorcy standardowego powiadomienia o każdej nowej fakturze. Program finansowo-księgowy lub pracownik musi regularnie sprawdzać, czy pojawiły się nowe dokumenty.
Co powinna zrobić firma?
Włącz automatyczne pobieranie faktur w używanym programie albo ustal stałe godziny kontroli Aplikacji Podatnika KSeF.
Problem
Dane z faktury a wewnętrzny obieg dokumentów
Co dzieje się w praktyce?
Numer KSeF potwierdza przyjęcie faktury przez system, ale nie mówi, czy dokument został zaakceptowany przez kierownika, przypisany do projektu, rozliczony, opłacony lub zakwestionowany. Te zdarzenia nadal muszą być obsługiwane przez systemy firmy.
Co powinna zrobić firma?
Dodaj do procesu pola takie jak: osoba odpowiedzialna, projekt, centrum kosztów, status akceptacji i termin zapłaty. Nie traktuj samego KSeF jako pełnego systemu obiegu dokumentów.
Problem
Błędy, których nie można poprawić edycją
Co dzieje się w praktyce?
Faktura po przyjęciu do KSeF staje się dokumentem prawnym. Nie można jej po prostu otworzyć, zmienić i wysłać ponownie. Błąd wymaga wystawienia korekty.
Co powinna zrobić firma?
Przed wysyłką weryfikuj NIP, daty, kwoty, stawki VAT, numer zamówienia i dane nabywcy. Przy większej liczbie dokumentów stosuj drugi etap kontroli.
Problem
Faktury niezamówione lub scamowe
Co dzieje się w praktyce?
Przedsiębiorca może otrzymać w KSeF dokument, którego nie rozpoznaje. Samo pojawienie się faktury w systemie nie oznacza, że zakup został faktycznie dokonany ani że dokument należy zapłacić.
Co powinna zrobić firma?
Weryfikuj dostawcę, umowę i zamówienie. Podejrzany dokument zgłoś w Aplikacji Podatnika KSeF i przekaż księgowości jako zakwestionowany.
Problem
Tryby offline i kody QR
Co dzieje się w praktyce?
Przy braku Internetu, pracach serwisowych lub awarii można wystawiać faktury w trybach szczególnych, ale każdy z nich ma inne terminy dosłania dokumentu i zasady oznaczania kodami QR.
Co powinna zrobić firma?
Pobierz wcześniej właściwy certyfikat, sprawdź czy program generuje kody QR i przygotuj instrukcję dla pracowników. Nie ucz się trybu offline dopiero podczas awarii.
Problem
Wyjątki i terminy przejściowe
Co dzieje się w praktyce?
W 2026 r. część obowiązków jest odroczona: nie ma sankcji za błędy KSeF, a numer KSeF w przelewie będzie wymagany od 1 stycznia 2027 r. Jednocześnie różne grupy przedsiębiorców rozpoczęły obowiązkowe wystawianie w różnych terminach.
Co powinna zrobić firma?
Aktualizuj procedurę na podstawie oficjalnych komunikatów. Nie opieraj się na instrukcji przygotowanej przed uruchomieniem KSeF 2.0.
Sytuacja firmy
Rozwiązanie
Jak NFG pomaga?
Twoje korzyści
Sytuacja firmy
Masz fakturę B2B z odroczonym terminem płatności
Rozwiązanie
Faktoring
Jak NFG pomaga?
Zamieniasz należność z faktury na pieniądze bez czekania na termin zapłaty kontrahenta.
Twoje korzyści
100% online, minimum formalności, wybierasz faktury i wariant, wypłata nawet w 5 minut, wsparcie opiekuna.
Sytuacja firmy
Nie masz jeszcze faktury, ale musisz opłacić koszty
Rozwiązanie
eGotówka – pożyczka dla firm
Jak NFG pomaga?
Otrzymujesz środki na dowolny firmowy cel, np. ZUS, pensje, księgowość, reklamę, wdrożenie KSeF lub naprawę sprzętu.
Twoje korzyści
Prosty wniosek online, bez papierowych zaświadczeń, szybka decyzja, sam wybierasz kwotę i liczbę rat od 1 do 24.
Sytuacja firmy
Kupujesz program, licencję, sprzęt albo usługę wdrożeniową
Rozwiązanie
Finansowanie zakupów firmowych
Jak NFG pomaga?
NFG płaci dostawcy, a Ty rozkładasz zakup na raty i zachowujesz gotówkę na bieżącą działalność.
Twoje korzyści
Finansowanie na podstawie faktury, proformy lub zamówienia, niemal każdy zakup firmowy, 100% online, wybór liczby rat.
Najczęściej zadawane pytania o problemy z KSeF
Czy KSeF działa obowiązkowo dla wszystkich firm?
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął większość pozostałych przedsiębiorców. Do końca 2026 r. działa czasowy wyjątek dla podatników, których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto. Obowiązek odbierania faktur w KSeF obowiązuje firmy od 1 lutego 2026 r.
Czy w 2026 r. są kary za błędy w KSeF?
Nie są nakładane sankcje przewidziane za błędy związane z korzystaniem z KSeF w 2026 r. Błąd nadal trzeba jednak poprawić, a podatek prawidłowo rozliczyć.
Czy KSeF powiadomi mnie o nowej fakturze?
Nie. KSeF nie wysyła automatycznego powiadomienia o każdej fakturze. Twój program lub pracownik powinien regularnie sprawdzać, czy w systemie pojawiły się nowe dokumenty.
Czy można usunąć błędną fakturę z KSeF?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF dokumentu nie można edytować ani usunąć. Błąd poprawia się fakturą korygującą.
Co zrobić, gdy KSeF nie działa?
Należy ustalić, czy jest to problem z Internetem, planowana przerwa czy oficjalnie ogłoszona awaria. W zależności od sytuacji można zastosować offline24, tryb offline albo tryb awaryjny, a następnie przesłać dokument w wymaganym terminie.
Czy KSeF gwarantuje, że kontrahent zapłaci szybciej?
Nie. KSeF przyspiesza techniczne dostarczenie faktury, ale nie skraca automatycznie terminu płatności i nie gwarantuje przelewu. Nabywca nadal może mieć własny proces akceptacji dokumentu.
Czy można sfinansować fakturę wystawioną w KSeF?
Tak, jeżeli faktura spełnia warunki finansowania, jest nieprzeterminowana i została wystawiona w związku z rzeczywistą transakcją B2B. Faktoring pozwala otrzymać pieniądze wcześniej, zamiast czekać na termin płatności.
Co wybrać, jeśli jeszcze nie wystawiłem faktury?
Jeżeli potrzebujesz środków na bieżące koszty przed wystawieniem faktury, możesz rozważyć eGotówkę. Pozwala ona wykorzystać pieniądze na dowolny firmowy cel i rozłożyć spłatę na raty.
Czy NFG ujawnia finansowanie w BIK?
NFG może wykonać zapytanie do BIK i samo zapytanie może być widoczne w historii. Kwota i cel finansowania nie są jednak prezentowane jak aktywny kredyt lub pożyczka bankowa.
Czy można rozłożyć na raty zakup programu do KSeF?
Tak. Finansowanie zakupów firmowych może obejmować oprogramowanie, licencje, sprzęt i usługi. Zakup można zgłosić na podstawie faktury, proformy lub zamówienia płatnego przelewem.
.jpg&filesize=975658)
