Istota i cele budżetowania w przedsiębiorstwie?

Budżetowanie to proces, którego efektem końcowym jest budżet. Budżet jest z kolei planem działania przedsiębiorstwa na określony okres – najczęściej rok kalendarzowy, który dodatkowo podzielony jest na kwartały czy miesiące. Proces budżetowania obejmuje zarówno tworzenie budżetu, jak i jego zatwierdzenie przez kierownictwo i późniejszą kontrolę wykonania.

W dużych firmach bardzo często tworzy się budżety cząstkowe – np. dla poszczególnych regionów czy departamentów, które następnie są łączone w całościowy budżet przedsiębiorstwa. W procesie tym uczestniczą zwykle szefowie poszczególnych obszarów, kierownictwo firmy oraz przedstawiciele kontrolingu lub innej jednostki, która w firmie odpowiada za tworzenie i kontrolowanie budżetu. Podczas spotkań budżetowych kierownicy poszczególnych regionów czy też departamentów zgłaszają swoje potrzeby biznesowe i inicjują dyskusję.

Na tej podstawie tworzy się całościowy budżet przedsiębiorstwa, który następnie jest akceptowany lub odchudzany, o ile wymaga tego sytuacja finansowa firmy. Po finalnym zatwierdzeniu budżetu nie pozostaje nic innego, jak monitorować jego bieżące wykonanie i raportować wszelkie odchylenia do kierownica, by z odpowiednim wyprzedzeniem można było podejmować odpowiednie działania zaradcze.

Podstawowe metody budżetowania

Proces budżetowania w firmach może przebiegać na kilka różnych sposobów. Jedna z podstawowych klasyfikacji metod budżetowania wyróżnia:

● budżetowanie odgórne (top-down),

● budżetowanie oddolne (bottom-up).

Podział ten jest pochodną poziomu stopnia centralizacji decyzji w organizacji. W przypadku budżetowania odgórnego zarówno plany sprzedażowe, jak i plany kosztowe przygotowywane są przez kierownictwo firmy, a następnie przekazywane niższym szczeblom w celu doprecyzowania. W tym modelu nie ma mowy o negocjacjach – cele są bowiem zatwierdzone odgórnie i nie podlegają zmianie. Ułatwia to niewątpliwie planowanie i skraca jego czas, jednak nie wpływa zbyt dobrze na poziom zaangażowania i motywacji pracowników. Ich udział w procesie ograniczony jest do wykonania narzuconych celów.

Budżetowanie oddolne, będące przeciwieństwem budżetowania odgórnego, jest znacznie powszechniejszym modelem. Mocno angażuje niższe szczeble zarządcze, które rozpoczynają cały proces, a następnie prezentują wyniki firmowemu kierownictwu. Na tym etapie przygotowane budżety cząstkowe uzyskują finalny akcept i scalane są w jeden budżet dla całego podmiotu. Budżety powstające w ten sposób mają bardziej realistyczny charakter, jednak ich przygotowanie pochłania dużo czasu i angażuje wiele osób. Pozytywnie wpływa to jednak na motywację i zaangażowanie pracowników oraz pozwala rozwijać im nowe kompetencje, ale jednocześnie wymaga asertywności i kontroli ze strony kierownictwa. Dlaczego? Bardzo często cząstkowe budżety mają mocno życzeniowy charakter, przez co scalony budżet dla całej firmy jest istotnie wyższy, niż życzyłoby sobie tego kierownictwo.

W kontekście metod budżetowania wspomnieć należy również o innym czynniku podziałowym, jakim jest częstotliwość sporządzania budżetu. Jego zastosowanie pozwala wyróżnić:

● budżetowanie konwencjonalne – budżet tworzony jest na 12 miesięcy, a jego przygotowanie rozpoczyna się na kilka miesięcy przed końcem poprzednich 12 miesięcy (wymaga jednorazowego zaangażowania);

● budżetowanie kroczące – zakłada opracowywanie budżetu (również na 12 miesięcy) w sposób ciągły – tj. nieustanne jego uszczegóławianie i uaktualnianie na kolejne okresy (wymaga zaangażowania przez cały rok).

Metoda krocząca niewątpliwie wymaga poświęcenia większej ilości czasu, jednak z drugiej strony pozwala stworzyć budżet, który będzie opierał się na najbardziej aktualnych w danym momencie danych, a dodatkowo uwzględni ostatnie zmiany otoczenia makroekonomicznego.

Jak zabezpieczyć finansowo firmę?

Wielu przedsiębiorców boryka się z problemem utrzymania płynności finansowej, gdyż oczekują na zapłatę faktur wystawionych z długim terminem płatności. Gdy przypada termin płatności składek, wciąż nie mają pieniędzy zamrożonych w fakturach. W takich wypadkach warto skorzystać z dostępnych narzędzi finansowych np. faktoringu. Faktoring umożliwia przedsiębiorcy uzyskanie środków finansowych zaraz po dokonaniu sprzedaży lub wykonaniu usługi.

Dokumentem na podstawie którego firma faktoringowa może wypłacić środki jest dokument potwierdzający transakcję, w tym oczywiście faktura VAT. eFaktoring NFG oferuje szybki i 100% on-linowy proces zamiany faktury na gotówkę, a środki na konto firmy mogą dotrzeć nawet w 5 minut!

Załóż darmowe konto i sprawdź faktoring NFG! Nic Cię to nie kosztuje i nie wiąże się z żadnymi zobowiązaniami. Dopiero gdy zdecydujesz się na skorzystanie z faktoringu zatwierdzisz umowę kodem SMS.

Innym ciekawym rozwiązaniem są raty dla biznesu. Wielu przedsiębiorców poszukuje możliwości rozłożenia na raty faktur zakupowych. Taką usługą jest Fakturatka NFG, która umożliwia szybkie rozłożenie na raty faktur z przyszłym terminem płatności. Proces jest bardzo prosty!

Wystarczy na kalkulatorze wskazać kwotę faktury, liczbę rat i wysokość opłaty wstępnej. Po szybkiej kalkulacji kosztów wystarczy złożyć wniosek o finansowanie faktury i zatwierdzić warunki SMSem. NFG w dniu płatności faktury przelewa środki na konto dostawcy wskazane na fakturze, a przedsiębiorca spłaca należność w ratach na konto NFG. Co ważne, na raty można rozłożyć zarówno towary, sprzęt jak i usługi! Dzięki takiemu rozwiązaniu firmy racjonalnie zarządzają budżetem, odpowiednio alokując środki na spłatę raty, zyskując w ten sposób pieniądze na bieżącą działalność, spłatę US, ZUS czy wypłatę dla pracowników.

Załóż darmowe konto i na kalkulatorze wylicz wysokość raty! Nic Cię to nie kosztuje i nie wiąże się z żadnymi zobowiązaniami. Dopiero gdy zdecydujesz się rozłożyć płatność na raty zatwierdzisz umowę kodem SMS.