Jak są zbudowane i jaką funkcję pełnią konta księgowe?

Czym jest konto księgowe?

Ustawa o rachunkowości wymaga od przedsiębiorców bieżącego i systematycznego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, które skutkują zmianami stanu majątkowego podmiotu. Mowa o wszystkich operacjach wpływających na stan aktywów, pasywów lub wynik finansowy przedsiębiorstwa. W jaki sposób rejestruje się operacje gospodarcze? Służy do tego podstawowe narzędzie systemu rachunkowości, jakim jest konto księgowe.

Konto księgowe ma do zrealizowania proste zadanie – ilustrować wzrost lub spadek konkretnego składnika aktywów i pasywów. Pozwala zweryfikować jego stan początkowy, wszelkie zwiększenia i zmniejszenia, a także umożliwia wyznaczenie stanu końcowego. Bieżące rejestrowanie zdarzeń gospodarczych na kontach księgowych pozwala na utworzenie zbiorczego zestawienia na konkretny dzień bilansowy.

Klasyfikacja kont księgowych

Konta księgowe pełnią kilka różnych funkcji i właśnie ze względu na pełnione funkcje dokonuje się ich podstawowej klasyfikacji. Wyróżnia się zatem:

● konta bilansowe,

● konta pozabilansowe,

● konta wynikowe.

Konto bilansowe, jak sama nazwa wskazuje, to konto aktywów i pasywów, czyli zasobów majątkowych przedsiębiorstwa i źródeł ich finansowania. Na kontach tych ujmuje się wszelkie operacje, które wpływają na stan aktywów i pasywów, a w rezultacie na bilans przedsiębiorstwa.

Konta pozabilansowe to z kolei konta rejestrujące zdarzenia, które nie są klasyfikowane jako operacje gospodarcze. Innymi słowy, nie wpływają one na strukturę bilansu – aktywa, pasywa czy wynik podmiotu, ale chociażby z powodów kontrolnych czy sprawozdawczych powinny być rejestrowane. Przykładami kont pozabilansowych są chociażby zapasy obce czy środki trwałe w likwidacji. Cechą charakterystyczną kont pozabilansowych jest jednostronny zapis.

Trzecim rodzajem kont są konta wynikowe, na których ujmuje się koszty i przychody, zyski i straty nadzwyczajne oraz wynik finansowy, który jest rezultatem zestawienia ze sobą wszystkich kont wynikowych.

Na czym polega księgowanie i uzgadnianie kont?

Każde konto ma swoją nazwę, która odpowiada charakterowi operacji gospodarczych na nim ujmowanych, oraz dwie przeciwstawne strony. Lewą i prawą. Debetową (Dt) i kredytową (Ct). „Winien” i „ma”. Po lewej stornie dokonuje się obciążenia konta, czyli innymi słowy zapisuje jego ciężar. Po przeciwnej stronie ujmuje się operacje uznaniowe – zapisy na dobro konta.

Jedną z podstawowych zasad dokonywania zapisów na kontach księgowych jest zasada podwójnego zapisu. Nakazuje ona ujmować operacje gospodarcze na przynajmniej dwóch korespondujących ze sobą kontach – po przeciwnych stronach i w tej samej kwocie. Jeśli przykładowo przedsiębiorca spłaca zobowiązanie wobec dostawców z rachunku bankowego w kwocie 1000 zł, powinien operację tę zaksięgować na koncie „Rachunek bieżący” po stronie kredytowej i jednocześnie na koncie „Rozrachunki z dostawcami” po stronie debetowej.

Cykl życia konta księgowego obejmuje cztery podstawowe fazy:

● założenie,

● otwarcie,

● księgowanie,

● zamknięcie.

Konta powinny być zakładane zgodnie z zakładowym planem kont – tj. zostać opisane i ponumerowane zgodnie z treścią tego dokumentu. Po założeniu konta można dokonać jego otwarcia, czyli, innymi słowy, ustalenia stanu początkowego. Jeśli nie jest to możliwe, otwarcie konta następuje w momencie rejestracji pierwszej operacji gospodarczej. Następnie przez cały miesiąc dokonuje się niezbędnych księgowań na istniejących kontach, by na koniec dokonać ich zamknięcia (uzgodnienia).