Czym jest faktura imienna?

Faktura imienna to faktura, która znajduje zastosowanie w przypadku transakcji zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami a osobami fizycznymi, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Mowa zatem o wielu transakcjach, które każdy z nas zawiera każdego dnia, np. tankując paliwo, kupując gazetę lub robiąc zakupy w pobliskim sklepie. Co do zasady, wszystkie te transakcje rozliczane są przez przedsiębiorców przy użyciu kasy fiskalnej, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by były rozliczone przy pomocy faktury imiennej. By jednak tak się stało, kupujący musi jasno zakomunikować sprzedawcy chęć otrzymania faktury i poprosić o jej wystawienie.

Kto i kiedy może wystawić fakturę na osobę fizyczną?

Fakturę imienną może wystawić każdy przedsiębiorca, o ile druga strona transakcji wyraża chęć otrzymania takiej faktury i jednocześnie jest osobą fizyczną dokonującą tej transakcji dla celów prywatnych, a nie tych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wystawiając taką fakturę, trzeba pamiętać o obowiązujących zasadach. Jedna z nich dotyczy terminu wystawienia takiej faktury.

Do kiedy można wystawić fakturę imienną?

Chcąc uniknąć niepotrzebnych problemów, należy pamiętać o obowiązujących terminach i ich zależności od momentu zgłoszenia żądania otrzymania faktury imiennej. Jeśli chęć otrzymania faktury kupujący zgłosił w miesiącu, w którym zrealizowano usługę lub dostarczono towar, albo też przekazano zapłatę, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia kolejnego miesiąca. Jeśli żądanie faktury zgłoszono dopiero w następnym miesiącu, tj. po miesiącu sprzedaży lub zapłaty, faktura powinna być wystawiona w terminie 15 dni od dnia zgłoszenia żądania.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że przedsiębiorca ma obowiązek wystawić na żądanie kupującego fakturę w okresie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, zrealizowano usługę bądź dokonano zapłaty (w tym również częściowej). Po tym terminie wystawienie faktury zależy jedynie od dobrej woli przedsiębiorcy.

Faktura na osobę prywatną – jakie informacje powinna zawierać?

Faktura imienna to specyficzny rodzaj faktury, stąd też tyczą się jej nieco inne zasady w zakresie informacji, które powinny się na niej znaleźć. Faktura imienna, jak sama nazwa wskazuje, jest wystawiana na osobę fizyczną, stąd też wypełnia się ją nieco inaczej niż klasyczną fakturę wystawianą przedsiębiorcy.

Jakie informacje przedsiębiorca zobowiązany jest umieścić na fakturze imiennej?

Obowiązkowymi elementami są:

• data wystawienia i numer faktury,
• precyzyjne oznaczenie stron transakcji,
• nazwa sprzedanego towaru / wykonanej usługi,
• ilość / jednostka miary,
• cena jednostkowa netto,
• stawka podatku,
• ewentualne kwoty rabatów, obniżek i opustów
• oraz ogólna kwota należności.

Bez tych podstawowych informacji faktura będzie niekompletna i nie będzie stanowiła ważnego dokumentu księgowego.

Wystawiając fakturę VAT na rzecz przedsiębiorcy, co do zasady podaje się jego numer NIP, gdyż stanowi on główny numer identyfikacji podatkowy czynnych podatników podatku VAT. Faktura imienna wystawiana jest jednak na rzecz osób fizycznych, stąd też numer NIP na fakturze nie jest wymagany. Czy powinien być on zastąpiony numerem PESEL? Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie jest to konieczne, ale też czynność ta nie jest zabroniona przez ustawodawcę.